10 recomendaciones desde Automattic para volver más eficiente nuestro trabajo colaborativo

Posteado December 8, 2008 a 5:26 am por Víctor Esparza Feed Articulos

Vía delicious tuve oportunidad de cruzarme con esta excelente presentación en Slideshare titulada: Seven Tips for Virtual Collaboration, a través de la cual Raanan Bar-Cohen nos devela algunas estrategias que emplean en AUTOMATTIC (empresa en la que labora) para mantener una eficiente colaboración virtual que se refleje en la productividad del equipo, aún no compartiendo un mismo espacio de trabajo. Me animo a desglosar parte de los contenidos -los más aplicables en la administración de cualquier empresa/equipo de trabajo-, esperando te resulten de utilidad.

1.- Permite que cada quien establezca sus propias horas de trabajo. Desde luego que se refiere a la diversidad que implica contar con empleados de distintas zonas horarias, y que no ceñirás a todos a seguir una de ellas; sin embargo, la facilidad de acomodarte a “tu propio horario” ya la destacaba Calacanis entre actitudes a tomar en cuenta por las startups.

2.- Centrarse en la producción, no en el tiempo. Vaya que en eso dan lección los chicos de Automattic, sin ir tan lejos con respecto a las salidas de las nuevas versiones de su WordPress (la definitiva 2.7 tenemos esperándola casi un mes). Colocarse planes de trabajo a cubrir en fechas definitivas puede ir en detrimento del servicio/producto que ofreces.

3.- Trabajar con personas automotivadas y que tengan verdadera pasión por lo que hacen. Punto difícil y que puede implicar mucha criba de personal hasta quedarte con aquellos que realmente sientan (y merezcan portar) la camiseta. Si bien muchas características que vuelven comprometidas a los colaboradores son rasgos innatos de los mismos, habrá otras que podamos despertar a través de adecuadas técnicas, como bien ilustra Jaime Estévez en este videotutorial.

4.- Permitir -e incentivar- que los colaboradores trabajen en proyectos propios en la mayor medida posible. En estos tiempos en los que hasta el mismo Google está recortando el tan mencionado 20% personal, tal decisión puede parecer descabellada, pero, siempre será un incentivo permitir al empleado el “despejarse” de los compromisos estrictamente laborales creando – ideando – participando en otras actividades que pueden a la postre integrarse al trabajo global de la compañía (con el consecuente rédito a los involucrados).

5.- Mantener la organización tan simple como sea posible. Forzaré un poco una frase que de buenas a primeras se me viene a la mente: “una ciudad limpia no es la que más se barre sino la que menos se ensucia”. Parafraseando podría concluir que “un equipo eficiente no es el que más se organiza sino el que más simplifica”. ¿Para qué una junta si se puede coordinar un trabajo a través de herramientas colaborativas? ¿Por qué disponer de tiempo para una llamada si vía email puedo ser más conciso y concreto? Ejemplos sencillos pero que revisando en nuestras organizaciones encontraríamos puños de “fugas de simplificación” por atender.

6.- ¡Utilizar el IRC! Sí, los chicos de Automattic se pasan de largo Twitter, Yammer o cualquier “frikada 2.0″ que incentive las comunicaciones grupales y se manejan con IRC puro y duro. Entre las ventajas que le destacan se encuentra sus seguridad, facilidad de búsqueda, y facilidad de llevar un registro virtual de las decisiones y debates del equipo, al grado de que el 95% de sus proyectos los cooordinan a través de IRC y e sólo 4% mediante correo electrónico.

7.- Utilizar ad-intra los blogs como recurso para mantener comunicación no-en-tiempo-real, pero que facilite propiciar debates sobre determinados informes o resoluciones. Carlos Blanco es un activo promotor del uso del blog como instrumento para mantener un punto de contacto con el personal que colabora contigo y no tienes la oportunidad de saludar cada día, así como volverle una herramienta de salida de cierta información de la empresa para empleados, socios, clientes. Aquí puedes leer un condesando de sus opiniones al respecto. Y bueno… sería el colmo que en Automattic no usaran blogs en el desempeño diario de su trabajo (hasta surge una pregunta para un futuro post: ¿Te resulta útil el producto/servicio que ofreces?).

8.- Vuélvete un obsesivo de las métricas; ojo, que ello es diferente a volverte un adicto a las estadísticas. Poniendo un ejemplo práctico de una positiva y sana atención a los datos les remito a Javier Cásares y su artículo respecto al primer año de EtheK, en el cual el involucrado confiesa: “En nuestro caso Jaume y yo somos los que vivimos el producto día a día, semana a semana… sobretodo cada lunes, cuando me pongo e imprimo las estadísticas desde que comenzamos el proyecto. Una interesante forma de ver cómo evoluciona, momentos clave que se han vivido, ver las connotaciones que ha tenido el lanzamiento de algo o un simple enlace… Y es que el trabajo, se merece una recompensa”. Después de eso, poco que añadir.

9.- Fraccionar los proyectos: en vez de intentar dar una gran mordida y engullir de un bocado el trabajo, dividirle en pequeñas fracciones que faciliten su realización independiente y que a la postre disminuyan el tiempo de realización (y mejoren el de atención) del proyecto global. Al más puro estilo de cómo descargamos un torrent, para ilustrar la idea con una imagen cercana.

10.- Mantén virtual las pequeñas tareas -y me animo a añadir, todo aquello que lo permita. En este sentido apuntan algunas de las reflexiones que atinadamente ha compartido Consultor Anónimo (Nuevos conceptos de comunicación y colaboración en Internet), que referencía la charla de Luis Suárez en el EBE: ”…de cómo decidió sustituir esta herramienta por otras más apropiadas: marcadores sociales para compartir enlaces, redes sociales para mantenerse al tanto de la actividad de otros, wikis para crear colaborativamente documentos…”. Trabajar en línea en estos tiempos debe entender en 2 sentidos: mejorar el rendimiento (a través de la facilidad que ofrecen las herramientas para el feedback, por ejemplo) y mejorar la economía: puedo decir una barbaridad, pero es posible que tu mejor tarifa telefónica jamás homologue lo que el uso de Skype te ahorra. Al menos Rodolfo Carpintier da fe de ello.

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