Posteado May 15, 2008 a 1:02 pm por Nacho Morató
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En 1969 J. Lawrence Peter enunció el Principio de Peter.
“En una jerarquía, todo empleado tiende a ascender hasta su nivel de incompetencia”
Y su corolario:
“Con el tiempo, todo puesto tiende a ser ocupado por un empleado que es incompetente para desempeñar sus obligaciones”
Cuando un trabajador de una organización realiza bien su trabajo, suele ser promocionado a un cargo superior. Con el tiempo si sigue realizando bien sus funciones, volverá a ser ascendido en el cargo. Y así hasta que llegue a un puesto donde ya no sea competente y de donde no pasará. Este trabajador habrá llegado a su nivel de incompetencia. Y el puesto, como dice el corolario será ocupado por un empleado que es un incompetente para esas funciones.
El Principio de Peter ocurre y afecta más en grandes organizaciones con estructuras muy jerarquizadas, donde la cadena de mando es muy larga. En empresas u organizaciones donde no hay puestos cumbres a los que acceder jerárquicamente este principio no afecta.
¿Qué podemos hacer para evitar caer en este error?
A la hora de seleccionar un nuevo trabajador para un puesto no se debe de valorar los méritos acumulados en el puesto actual, sino las aptitudes necesarias para el nuevo puesto a cubrir.
En su libro J. Lawrence Peter, nos muestra ejemplos de como se llega a esta situación y otras escenas que se producen, como por ejemplo, trabajadores que cometen fallos para que no se les suba de categoría porque les gusta donde están.
Todas estas situaciones nos muestran la importancia de los Recursos Humanos dentro de la empresa y de la promoción interna de personal y/o selección del personal.
Imagen Dosis Diarias
Publicado en: General, Productividad
Posteado April 30, 2008 a 2:29 am por Jordi Perez
Uno de los factores de productividad de la pyme, según comentaron en las jornadas PIMESTIC a la cual asistimos, es la gestión de la documentación de un modo OnLine.
Podemos considerar 2 grandes tipos de documentos:
1- Los documentos de ámbito interno a la empresa: procedimientos, formularios, memorandums, informes de venta, hojas y formularios de recogida de información, documentación ISO, etc, etc.
2-Los documentos de ámbito externo a la empresa: catálogos, folletos, trípticos, formularios de sugerencias, de reclamación, especificaciones de productos, etc.
Normalmente, para poder instrumentalizar un sistema de “biblioteca online” de los documentos de la empresa es necesaria una intranet (para documentos internos) o una extranet o sección privada de clientes en mi web (para documentos externos).
A grandes rasgos, el uso de documentos electrónicos supone:
- una medida de aumento de eficacia, puesto que es más ágil su aprobación y/o revisión.
- una medida de incremento de productividad, puesto que su consulta es más agil. Un documento electrónico permite, de por si, buscar palabras, imprimir sólo lo que necesitas… te permite ahorrar tiempos de lectura…
- una medida de maximizar la eficiencia, ya que permite ahorrar en costes de impresión, difusión, etc.
Como caso de éxito, EADA, la Escuela de Alta Dirección y Administración. Contar con toda la documentación de un modo online le supuso más de 4 años de trabajo. No obstante, los ahorros de costes de impresión de todos los programas, documentación interna de los propios cursos, material lectivo, etc, etc, ha sido enorme.
Es un caso representativo de cómo implementar un sistema de documentación Onlien puede suponer un gran avance en la productividad de una Pyme.
Fuente imagen: Computing.dundee.ac.uk
Publicado en: Casos de exito uso de IT, Productividad
Posteado April 27, 2008 a 11:45 am por Ignacio de Miguel
Dos elementos diarios de nuestra actividad en internet son el correo electrónico y visitar las páginas web de información que que nos interesan a diario. Pero estas dos actividades las podemos de hacer de muchas maneras. Lo importante es conocer todas las posibilidades para seguir con nuestro hábito o cambiar a uno más cómodo.
I.- El correo electrónico.
Damos por hecho que todos utilizamos el correo electrónico de la misma manera, y sin embargo hay muchas diferencias, casi siempre por costumbre, veamos las posibilidades que tenemos para sacarle el mejor partido a una gestión tan rutinaria como importante:
- Cliente de correo en un ordenador: la mayoría de los usuarios de plataforma Windows utilizan Outlook o Outlook Express. Si eres usuario de Apple probablemente utilices Camino. Pero existen otras alternativas poco conocidas aunque consolidadas en muchos usuarios, como son Mozilla Thunderbird o Eudora para Windows y Correo para Apple. Cambiar puede ser un poco incómodo, pero si no estás contento con el funcionamiento de Outlook yo personalmente recomindo Thunderbird como alternativa. Eudora es un poco menos intuitivo de utilizar. Para los que sólo utilizan un ordenador y no tienen que leer el correo desde distintas ubicaciones un cliente de correo es muy cómodo. Para los que quieren moverse y utilizan varios ordenadores es más cómodo utilizar un servicio web de correo.
- Correo web o webmail: Ya hablamos en Pymecrunch de Gmail como alternativa para leer nuestro correo así que no me repetiré. Es importante que tengamos en cuenta que independientemente de que utilicemos una aplicación web para leer el correo electrónico podremos seguir haciéndolo en nuestro ordenador con el cliente habitual. Podemos combinar ambas utilidades. Simplemente tendremos que configurar el cliente de correo del ordenador para que deje una copia de los correos en el servidor, y de esa manera sigan estando disponibles cuando entremos desde otro lugar vía web. Sólo un apunte más, para los que les guste la gestión de Gmail, además de poder leer cualquier cuenta de correo con Gmail existe un servicio corporativo para utilizar Gmail bajo nuestro propio dominio para el correo corporativo.
- Cliente de correo en varios ordenadores, IMAP: Una alternativa mixta es utilizar el sistema de gestión de correo IMAP, cuyo nombre corresponde con un protocolo de comunicación. No todos los servidores de correo lo admiten ni todos los clientes, pero la mayoría sí. Cuando configuramos el correo en nuestro ordenador nos sonará el protocolo POP. Pues bien, IMAP es una alternativa que nos permite tener una réplica exacta de nuestra cuenta de correo en varios ordenadores (clientes) además de en el servidor. Con réplica exacta me refiero a todo el sistema de carpetas y clasificación de nuestro correo. Es como si sincronizáramos nuestros clientes de correo con el servidor cada vez que nos conectamos. Este sistema es un poco más lento debido a esta sincronización permanente pero no deberíamos notarlo demasiado. Si no lo estamos utilizando y lo ponemos en marcha entonces sí que tendremos que esperar a que se realice la primera sincronización completa y con varios megas de correo puede tardar un poco.
II.- Re-visitar páginas web
Cuando leemos nuestro periódico digital favorito o una serie de sitios web de noticias de forma diaria o muy frecuente normalmente tecleamos la dirección en el navegador. Pero si tenemos una larga lista de sitios web que nos gustan o que nos han parecido interesantes y queremos visitarlos en otro momento podemos utilizar los marcadores, favoritos o bookmarks como lo queramos llamar. Hasta aquí no es un secreto para nadie, pero hay más formas de hacerlo:
- Marcadores o favoritos del navegador: se clasifican por carpetas, y son de gestión rápida hasta que empezamos a tener varias decenas de sitios web guardados.
- Barra de vínculos: en cualquier navegador disponemos de una barra de accesos directos o vínculos en la que podemos situar el acceso rápido a los sitios web más utilizados. Es aún más rápido que los marcadores ya que ls tenemos siempre a la vista. Podemos tener 10 ó 15 páginas que revisitamos continuamente sin necesidad de abrir la gestión de marcadores. Esta barra del navegador se muestra o no dependiendo de la configuración. En Mozilla Firefox se llama “Barra de herramientas de marcadores” y en Internet Explorer “Barra de herramientas –> Vínculos”, (lo siento, no soy usuario de Apple y desconozco el nombre en Safari). Para colocar un acceso a una página web en esta barra basta con pinchar y arrastrar la url de la caja de direcciones y soltar sobre la barra de vínculos. Después con el botón derecho sobre el acceso podemos modificar las propiedades para ponerle el nombre que queramos.
- Servicio gratuito de maradores on-line como del.icio.us: esta es la alternativa más “avanzada” para la gestión de marcadores. Nos permite tener cientos de páginas web guardadas para vistar en el futuro o cuando tengamos una necesidad concreta desde cualquier ordenador, ya que es un servicio on-line. Con este sistema clasificamos los sitios web marcados mediante etiquetado múltiple, al estilo de Gmail o el etiquetado de los blogs, pero con las páginas web que no queremos perder. La principal ventaja es que no dependemos de nuestro ordenador para tenerlos disponibles.
La conclusión de todo esto es que debemos utilizar el sistema que mejor se adapte a nuestros hábitos de uso de internet, o no sólo uno sino la combinación de varios de ellos. Por ejemplo, para el caso de los marcadores yo no utilizo la gestión de favoritos del navegador, sólo la barra de vínculos para los blogs que gestiono y el servicio on-line Del.icio.us para todo lo demás.
Publicado en: Aplicaciones Web, Productividad
Posteado April 18, 2008 a 3:34 pm por ansueta
La idea de que una aplicación es mejor cuantas más funcionalidades ofrece no siempre está justificada. Desde luego, no en el caso de los autónomos y las pequeñas y medianas empresas, que normalmente realizan tareas muy concretas, y cuentan con estructuras reducidas y recursos limitados. Por eso, a la hora de elegir o construir la aplicación que necesitas, conviene tener en cuenta que “menos” puede acabar siendo “mucho más”, tal y como sucede en otras disciplinas. Es decir, que concentrarse en las funcionalidades clave, en las que de verdad aportan valor a tu negocio, puede ser el mejor método para conseguir el software de gestión más adecuado.
Sencillez
Si el otro día hablábamos de la agilidad que ofrece SCRUM para gestionar proyectos, y de la transparencia que caracteriza a las aplicaciones de código abierto, en esta ocasión nos centraremos en la sencillez. Esta pequeña pequeña y práctica filosofía puede condensarse en sólo tres palabras: “menos es más”, y consiste en diseñar sitios web y aplicaciones sencillas, que hacen exclusivamente aquello que necesitamos y no otra cosa. Nada más y nada menos. El objetivo es que podamos concentrar nuestro esfuerzo y nuestros recursos en hacer muy bien nuestro trabajo del día a día, las tareas que realizamos siempre. Vamos a analizar esta perspectiva con un poco más de detalle.
El problema
Durante muchos años, el principal objetivo de los proveedores de software ha sido ofrecer al usuario el máximo de opciones y funcionalidades. Parecía que la única forma de competir era superar en número al adversario: más funciones, más presupuesto, más recursos.
Como consecuencia de esta “escalada” continua, hemos creado aplicaciones gigantes, diseñadas para satisfacer las necesidades de un “super-usuario total” que en realidad no existe. Al intentar cubrir todas las necesidades, estas aplicaciones se han vuelto demasiado complejas, incómodas e ineficientes para realizar algunas tareas que pueden ser básicas para nuestro negocio. Esto ha hecho que mucha gente haya decidido replantearse la filosofía de “cuanto más, mejor”.
Como hemos mencionado, los autónomos y las PYMES necesitan herramientas que les ayuden a desempeñar de manera eficaz su trabajo diario. El uso de una aplicación sobredimensionada -que ofrece muchas más funcionalidades de las que luego se van a utilizar- puede presentar las siguientes desventajas:
- Es difícil que estas aplicaciones hagan exactamente aquello que necesitamos, porque no están diseñadas pensando en nuestra labor concreta, sino en cubrir el máximo de funcionalidades. Un ejemplo clásico: necesitamos apuntar nuestros gastos del mes y, al final, acabamos utilizando una complicada hoja de cálculo para introducir media docena de importes. La potencia de la hoja de cálculo no está en discusión pero, ¿realmente es este el programa que más nos facilita el trabajo?
- El esfuerzo que se ha invertido en desarrollar ese máximo de opciones y funcionalidades es un esfuerzo que se ha dejado de invertir en mejorar otras funcionalidades vitales para nuestro negocio (ver la eficiencia de Pareto más abajo).
Sea por la complejidad de la aplicación, sea por lo restringido de nuestras tareas, no siempre llegamos a utilizar todo el potencial disponible. Estas opciones y funciones “inútiles” -al menos para nosotros- pueden generar los siguientes inconvenientes:
- Ocupan espacio en el interfaz y en la mente del usuario, por lo que resultan más complicadas de entender y perjudican a la usabilidad de la aplicación
- Consumen recursos: pueden consumir memoria y son más caras y complicadas de mantener
- Cuestan más: son funcionalidades por las que el cliente tiene que pagar aunque no las utilice. Incluso aunque no se pague estrictamente por funcionalidad, el esfuerzo invertido en su desarrollo acaba repercutiendo en el precio final.
Siguiendo en la misma línea, un sitio web repleto de funcionalidades resulta:
Por eso es tan importante tener claro qué es lo que realmente necesitamos.
Lógicamente, esto no significa que las grandes aplicaciones genéricas no sirvan. Desde luego, para las grandes compañías, que cuentan con una amplia estructura, puede tener todo el sentido del mundo disponer de un sitema ERP muy complejo. Para el resto, no siempre está tan claro.
Esta reflexión es común en casi cualquier disciplina. Tomemos un ejemplo muy simple:
Imagina una navaja suiza multiuso. Con ella puedes cortar el pan, puedes descorchar una botella o cortarte las uñas; puedes incluso soltar una tuerca, o utilizarla como un palillo para los dientes…
Está muy bien que esa herramienta te ofrezca tantas posibilidades pero, si lo único que quieres es cortar el pan cuando vas de paseo al campo, ¿para qué quieres una navaja multiuso?
En cierto modo, es tirar el dinero. Es mejor que te compres una navaja sencilla pero que se ajuste a lo que de verdad vas a hacer con ella. Que pese poco y que tenga un filo dentado para cortar mejor el pan. Eso es lo que tú necesitas. Y, además, te va a costar menos dinero.
A medida
Una de las posibilidades destacadas para encontrar la herramienta que buscas es un desarrollo a medida. Hace apenas 5 años, los precios y la tecnología hacían poco viable esta opción para las empresas pequeñas. Hoy, la competencia entre proveedores y la aparición de nuevas aplicaciones y herramientas ágiles, tipo Ruby on Rails, permiten realizar desarrollos sencillos en tiempos record. Sin duda la situación ha cambiado.
Como comentamos en un post anterior, también ha ganado peso el uso de aplicaciones de código abierto. Algunas han sido adaptadas y mejoradas por la comunidad para ajustarse a determinadas necesidades. Si, aún y todo, no satisfacen tus exigencias, siempre puede tomar una de ellas como punto de partida para después realizar una personalización.
“Menos” no significa “nada”
La filosofía de “menos es más” nos propone una reflexión interesante. Pero, como sucede con casi todo, si la llevamos al extremo puede perder su sentido. Es decir, si ese “menos” pasa a ser tan poco, tan poco que casi ni se nota, entonces no sirve para nada. Es lo que algunos, en tono jocoso, han denominado “menos es morro”: la aplicación hace tan pocas cosas, y de forma tan limitada, que resulta una tomadura de pelo…
En cualquier caso, antes de buscar o desarrollar la aplicación que necesitas, resulta muy útil plantearse la siguiente pregunta: ¿cuáles son las tareas que realizo en el día a día y que aportan valor a mi negocio? La aplicación debe dar la mejor respuesta a esta pregunta con los recursos disponibles.
Algunas ideas clave
El origen de la expresión “menos es más”. El arquitecto Mies van der Rohe, director de la conocida Escuela de la Bauhaus, hizo famoso el aforismo “Menos es más” (less is more). En 1929 recibió el encargo de proyectar el Pabellón de Alemania en la Exposición Internacional de Barcelona. Su edificio se convirtió en la gran atracción del evento, y una de las obras más innovadoras por su simpleza y funcionalidad. Mies conquistó a los usuarios. Y su aforismo “menos es más” pasó a la historia.
La navaja de Occam. La navaja de Occam es un razonamiento basado en una premisa muy simple: en igualdad de condiciones la solución más sencilla es probablemente la correcta. El postulado es algo así como “no debe presumirse la existencia de más cosas que las absolutamente necesarias”. Más
Eficiencia de Pareto. El concepto de eficiencia de Pareto dice que no es posible beneficiar a más elementos de un sistema sin perjudicar a otros. Se basa en criterios de utilidad: si algo genera o produce provecho sin perjudicar a otro, provocará un proceso natural hasta alcanzar el punto óptimo. En una reinterpretación libre, algunos traducen la eficiencia de Pareto en algo así como: concéntrate en ese 20% del trabajo que te va a permitir alcanzar el 80% de tus objetivos. Más
¡Mantenlo sencillo, estúpido! Traducido del inglés Keep It Simple Stupid (KISS), es un principio que recomienda el desarrollo informático empleando partes sencillas y comprensibles, y que rechaza los sistemas enrevesados.
Publicado en: General, Productividad, Tendencias
Posteado April 14, 2008 a 7:20 pm por Jordi Perez
Hay muchas técnicas para intentar incrementar la productividad. Uno de los factores que más inciden en ella son los “ladrones de tiempo“, es decir, aquellas tareas o quehaceres que impiden que sigamos una planificación, o que, simplemente, no nos dejan seguir nuestro propio plan de “lista de cosas que voy a hacer hoy”.
Lo vimos aquí en Pymecrunch. Es muy importante concentrarte en lo que estés haciendo mientras dicha cosa esté en un plan establecido por tí mismo. Es decir, el autocontrol. Que nada te distraiga. Por tanto, no mires el correo cada poco tiempo (programa que te bajen los e-mails cada 30 minutos, por ejemplo), concéntrate en las actividades que más valor aportan a tu trabajo, etc.
Hay una técnica de productividad que ya se puede considerar clásica: trabajar mediante programación de tiempos cortos. Se trata de alternar periodos cortos de trabajo (10 ó 20 minutos, por ejemplo) con pequeñas pausas de 2 ó 4 minutos. Mientras estás en el periodo de trabajo, tienes que intentar no distraer tu atención con los ladrones de tiempo. Tienes que concentrarte y dar el máximo. Una vez vencido el tiempo asignado, te relajas con lo que quieras. Luego, de vuelta a la concentración durante otro ciclo de tiempos. Así tantas veces como desees.
El método tiene ciertas reglas que hay que procurar seguir:
- No es necesario acabar la tarea en el periodo de trabajo que te marques. Simplemente se trata de desviar tu atención a otra cosa más liviana o trivial. Se trata de parar lo que estás haciendo, revisar entonces los e-mails, relajar la vista mirando por la ventana, lo que sea. Después del gap para relajarse, a volver a trabajar.
- Intenta sacar el máximo de ti durante los minutos de trabajo.
- Procura no saltarte los periodos de pausa. Según este método, son necesarios para poder mantener un porcentaje importante de eficiencia durante el mayor número posible de ciclos de trabajo.
Para aquellos que no tengan el autocontrol para implementar este método existe una sencillisima aplicación llamada InstantBoss. Esta aplicación tiene un simple panel para determinar los tiempos de trabajo y de ocio, así como el número de repeticiones de ciclo.
Una vez programado, el contador de tiempo va corriendo. Cuando vence un periodo de trabajo, una ventana emergente te avisa de que puedes hacer tu descanso.
Cuando pase el tiempo que tu mismo te has propuesto para atender a mails, llamadas, web, etc, otra ventana te avisa de que toca volver a trabajar.
Os recomiendo que probéis este método. Realmente funciona. No obstante, es muy importante adaptar los periodos de trabajo + pausa a los minutos que tu estimes oportunos. Pero no alargues más de 20 minutos la fase de trabajo.
Este es el enlace para bajar la mini aplicación InstantBoss
Publicado en: Productividad, Trucos
