ClockingIt, un sencillo pero completo software de gestión de proyectos

Posteado April 5, 2008 a 10:13 pm por Jordi Perez

Siguiendo con las aplicaciones OnLine realmente útiles para la gestión de una PYME, queremos hacer una especial mención a ClockingIt. Esta es una plataforma completa y gratuita para poder hacer una gestion de proyectos vía web. Está diseñada y construida por Ellen y Erlend Simonsen, y un servidor colaboró en su traducción al español, aunque también está disponible en inglés, aleman, holandés, francés, italiano… Yo personalmente lo uso para la gestión de mis proyectos, y realmente funciona de maravilla.

Para poder usarlo, sólo tienes que registrarte. Una vez completado el registro, podrás usar todas sus potencialidades, mediante una interfície cuidada a nivel de usabilidad, y muy eficiente.

En el registro, deberás especificar el nombre de tu empresa, y así se creará tu cuenta dentro de ClockingIt, a la que accederás mediante una dirección del tipo http://tuempresa.clockingit.com. Una vez logeado, esta es la apariencia del panel de control general.

Como véis, en el panel de administración general tenéis acceso fácil a todas las secciones del software, que son:

• Examinar tareas y proyectos
• Ver el historial de tareas realizadas
• Archivos y documentos de trabajo
• Informes de actividad
• Ver la agenda
• Wiki, Chat, Forum
• Nueva tarea

A parte de la columna de Vistas (a la derecha), que son botones de visualización rápida de tus tareas, tus proyectos, … totalmente configurables a tu gusto.

Ahora vamos a ir paso a paso en lo que serían las configuraciones básicas que tienes que hacer para empezar a usar ClockingIt.

1- dar de alta los usuarios que deben administrar esta herramienta:

Accediendo a Usuarios, deberás crear tantos como necesites. Configurarás su user, su password, el nivel de permisos para crear, administrar, enviar y recibir notificaciones, etc.

Una vez los dés de alta, siempre puedes administrar las preferencias generales de usuarios. Así queda la pantalla:

2- dar de alta clientes:

Es igual de sencillo, en el menú Clientes / Nuevo cliente. Comentar que el sistema está preparado para dar de alta clientes con los datos básicos (nombre cliente, contacto, e-mail, y CSS del cliente). Es un proceso simple.

3- Crear todos los proyectos que desees:

En la pantalla general, en la columna proyectos, botón añadir proyecto. En el momento de creación del proyecto administras qué usuarios tienen acceso a este proyecto, y el nivel de permisos que les concedes a cada uno.

4- crear las tareas a cada proyecto:

Y ya puedes empezar a usar ClockingIt y gestionar tus proyectos cómodamente.

Sólo me queda comentaros resumidamente las funcionalidades más destacables:

• La barra de desarrollo de cada proyecto, para identificar de un modo visual el estado de las tareas.
• en el menú Examinar proyectos, destacar la facilidad de filtrar la información en función de tareas abiertas/cerradas, tareas por usuario, etc.
• El historial, donde podrás examinar el histórico de tareas realizadas, filtradas por proyecto o por usuario, lo que te permite gestionar el desarrollo de tareas de tus empleados, etc.
• La pantalla Agenda, en la que aparece tu calendario (o el calendario de tu staff)

Como podreis apreciar, es una potente herramienta, sencilla de utilizar, cómoda y gratuita.

No obstante, hay un requisito imprescindible para que te sea de utilidad: como todo software de gestión, necesita integrarse en tu empresa. Tu organización debe concienciarse de su uso, de lo contrario no servirá de nada. Es decir, es necesario mantener al día las tareas, actividades, registro de tareas realizadas, status de cada una, etc, para que la información que te muestra clockingIt sea totalmente fiel a la realidad. Por esta razón, implantar un sistema de Gestión de Proyectos como este precisa un compromiso de uso a tu empresa y a tus empleados… cosa que a veces no es sencilla.

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