Gestión online de la documentación de la empresa

Posteado April 30, 2008 a 2:29 am por Jordi Perez Feed Articulos

Uno de los factores de productividad de la pyme, según comentaron en las jornadas PIMESTIC a la cual asistimos, es la gestión de la documentación de un modo OnLine.

Podemos considerar 2 grandes tipos de documentos:

1- Los documentos de ámbito interno a la empresa: procedimientos, formularios, memorandums, informes de venta, hojas y formularios de recogida de información, documentación ISO, etc, etc.

2-Los documentos de ámbito externo a la empresa: catálogos, folletos, trípticos, formularios de sugerencias, de reclamación, especificaciones de productos, etc.

Normalmente, para poder instrumentalizar un sistema de “biblioteca online” de los documentos de la empresa es necesaria una intranet (para documentos internos) o una extranet o sección privada de clientes en mi web (para documentos externos).

A grandes rasgos, el uso de documentos electrónicos supone:

• una medida de aumento de eficacia, puesto que es más ágil  su aprobación y/o revisión.
• una medida de incremento de productividad, puesto que su consulta es más agil. Un documento electrónico permite, de por si, buscar palabras, imprimir sólo lo que necesitas… te permite ahorrar tiempos de lectura…
• una medida de maximizar la eficiencia, ya que permite ahorrar en costes de impresión, difusión, etc.

Como caso de éxito, EADA, la Escuela de Alta Dirección y Administración. Contar con toda la documentación de un modo online le supuso más de 4 años de trabajo. No obstante, los ahorros de costes de impresión de todos los programas, documentación interna de los propios cursos, material lectivo, etc, etc, ha sido enorme.

Es un caso representativo de cómo implementar un sistema de documentación Onlien puede suponer un gran avance en la productividad de una Pyme.

Fuente imagen: Computing.dundee.ac.uk

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