Gestión online de la documentación de la empresa

Posteado April 30, 2008 a 2:29 am por Jordi Perez

Uno de los factores de productividad de la pyme, según comentaron en las jornadas PIMESTIC a la cual asistimos, es la gestión de la documentación de un modo OnLine.

Podemos considerar 2 grandes tipos de documentos:

1- Los documentos de ámbito interno a la empresa: procedimientos, formularios, memorandums, informes de venta, hojas y formularios de recogida de información, documentación ISO, etc, etc.

2-Los documentos de ámbito externo a la empresa: catálogos, folletos, trípticos, formularios de sugerencias, de reclamación, especificaciones de productos, etc.

papeles

Normalmente, para poder instrumentalizar un sistema de “biblioteca online” de los documentos de la empresa es necesaria una intranet (para documentos internos) o una extranet o sección privada de clientes en mi web (para documentos externos).

A grandes rasgos, el uso de documentos electrónicos supone:

  • una medida de aumento de eficacia, puesto que es más ágil  su aprobación y/o revisión.
  • una medida de incremento de productividad, puesto que su consulta es más agil. Un documento electrónico permite, de por si, buscar palabras, imprimir sólo lo que necesitas… te permite ahorrar tiempos de lectura…
  • una medida de maximizar la eficiencia, ya que permite ahorrar en costes de impresión, difusión, etc.

Como caso de éxito, EADA, la Escuela de Alta Dirección y Administración. Contar con toda la documentación de un modo online le supuso más de 4 años de trabajo. No obstante, los ahorros de costes de impresión de todos los programas, documentación interna de los propios cursos, material lectivo, etc, etc, ha sido enorme.

Es un caso representativo de cómo implementar un sistema de documentación Onlien puede suponer un gran avance en la productividad de una Pyme.

Fuente imagen: Computing.dundee.ac.uk

Publicado en: Casos de exito uso de IT, Productividad

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3 Comentarios para “Gestión online de la documentación de la empresa”

| 1   Javier Jofre | May 1, 2008

Pues totalmente de acuerdo, los sistemas de organización y gestión de la documentación ayudan, aunque no olvidemos lo más importante: la metodología (incluso más que la herramienta). Aquí en las Islas Baleares hay una empresa que junto con una entidad pública crearon OpenKM (http://www.openkm.com/) un gestor documental opensource. También, hace poco vi un artículo en SentidoWeb sobre otra herramienta similar llamada Epiware (http://sentidoweb.com/2008/04/24/epiware-gestion-documental.php). Un saludo.

| 2   Jordi Pérez | May 2, 2008

Muchas gracias por los enlaces y por ampliar este post con tus informaciones.

Y referente a tu apunte, tienes toda la razón. De nada sirve instrumentalizar un sistema de documentación interna/externa sin una implicación de todo el staff de la empresa. Requiere que todos sean conscientes de ello, que la usen, que la respeten, que la sepan distribuir.

Es, por tanto, un cambio en los procedimientos de información de la empresa, y por ello es tarea de todos.

Saludos, Javier.

| 3   Slideshare, uso compartido de powerpoints y presentaciones PymeCrunch » | June 29, 2008

[…] Puedes configurar los parametros de privacidad de tus presentaciones, de tal modo que las haces privadas, o sólo para tu equipo comercial. Así, puedes usar Slideshare como una “extranet” de contenidos para tu fuerza de ventas, tus delegaciones, etc. Ya os comentamos en este post las ventajas de gestionar  la documentación de la empresa de un modo online. […]

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