GoogleGroups, crea entornos de grupo de trabajo online

Posteado April 8, 2008 a 8:50 am por Jordi Perez

En Pymecrunch hemos comentado varias veces las bondades de usar herramientas OnLine para el desarrollo de proyectos o tareas en grupo de trabajo. No hace falta que tu compañero esté a 300 Km de distancia para que sea interesante usar un documento de texto OnLine de GoogleDocs o de Zoho, o un cuadro de tareas y presupuesto hecho en Spreadsheets (el excel de Google).

Una opción más (de las muchas que nos brinda una cuenta de Google) es GoogleGroups, los Grupos de Google. Si alguno de vosotros ha tenido una duda sobre algún servicio de google, seguramente habrá entrado en un Grupo de este tipo para resolverla. Si os he de ser sincero, yo acabo de descubrir las potencialidades de esta herramienta para la gestión de proyectos entre varias personas, y he quedado encantado con su uso.

Los Grupos de Google son una aplicación social. Es decir, colaborativa, que permite la comunicación entre los miembros a cada grupo. Tu mismo puedes navegar por cualquiera de los 10.000 grupos creados a día de hoy (sólo en español), y comprobar su idiosincracia.

Pues bien. El objeto de este post es comentar algunas de las importantes ventajas de este sistema para la gestión de proyectos entre varias personas.

• La pantalla principal de GoogleGroups es la unión entre un buzón de e-mail, una web monográfica de este proyecto con varias sub-páginas, un medidor de actividad del desarrollo de las tareas, una herramienta para comunicarte con los miembros del grupo de trabajo, y un sitio donde almacenar archivos del grupo de trabajo.

• Toda la información agrupada en un solo espacio. Ello facilita mucho la labor de desarrollo y comunicación.
• Puedes ir añadiendo tantas páginas como desees. Cada nueva página es como un archivo de texto de GoogleDocs, con todas sus potencialidades de trabajo en equipo.
• Para enviar un e-mail al grupo basta con escribir a un grupo de e-mails (NombreGrupo@googlegroups.com). Todos los e-mails enviados al grupo aparecen en el histórico de e-mails de la pantalla principal. Incluso puedes apuntarte al feed de los mensajes y variaciones en la configuración grupo.
• Puedes invitar a tantas personas como desees al grupo.
• Si eres el creador del grupo (propietario) puedes configurar los permisos generales de los miembros a la hora de editar los contenidos del grupo.
• Un potente buscador. Cómo no… veniendo de Google.

Estas funcionalidades hacen que sea de enorme aplicación en entornos de trabajo colaborativos, para, sobretodo, disfrutar de sus 4 beneficios principales:

1. Agrupación de la información, lo que facilita la gestión.
   Mucho más completo que un único GoogleDoc.
2. Flexibilidad. La configuración del Grupo es totalmente flexible, adaptada a lo que necesites. Está bastante estudiado.
3. Colaboracionismo, fomentando el espíritu de equipo.
4. Dejando claro quien trabaja y quien no. Las estadísticas de uso y de participación pueden ser buenos índices para saber quien trabaja en ese grupo y quien no.

Animo a los lectores a dejar en los comentarios sus experiencias con GoogleGroups.

Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Productividad, Trucos

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