Posteado January 28, 2008 a 1:54 am por Juan B.
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Un cliente, un socio, un proveedor nos envía un fichero importante, pero nos llevamos un sorpresa cuando vemos que nuestros programas habituales no reconocen el formato. Tenemos tres opciones. O llamamos a la persona que nos lo envió para que nos lo remita de nuevo en un formato diferente. O nos descargamos un programa para instalarlo en nuestro ordenador que realiza conversiones de ficheros (los hay gratuitos y de pago), o utilizamos el servicio que nos ofrece Zamzar de manera online, y sin necesidad de instalación ninguna.
Lo interesante de Zamzar es que permite hacer la conversión de diferentes tipos de archivos, ya sean archivos de documentos, de imágenes, de música, de video o incluso de archivos comprimidos. Ya no hay excusa cuando recibimos un fichero en un formato del que no tenemos programa para poder visualizarlo.
Además de eso, Zamzar es tremendamente fácil de usar. Los pasos a seguir vienen perfectamente explicados y sólo debemos seguirlos para conseguir convertir el fichero deseado:
- seleccionamos el fichero de nuestro disco, o de una dirección web
- Zamzar detecta automáticamente de qué tipo de archivo se trata, y nos ofrece los diferentes formatos disponibles para su conversión.
- Especificamos una dirección de correo electrónico donde recibiremos la notificación de archivo convertido
- Lanzamos el proceso de conversión.
Zamzar es gratuito si no tenemos excesiva prisa, y trabajamos con ficheros de menos de 100Mb. En caso contrario, hay que abrir cuenta y suscribirse a sus servicios de pago (desde 7$ donde ya nos ofrecen 5Gb de almacenamiento online de ficheros hasta 49$ mes con 100Gb de almacenamiento online y servicios más profesionales con comunicación segura entre nuestro equipo y los ficheros convertidos, además de otras prestaciones).
En el servicio gratuito, la prioridad de conversión de nuestro archivo será según disponibilidad del servicio, y por tanto, deberemos esperar en cola hasta que otros usuarios con mayor prioridad hayan terminado con su conversión.
Pasado unos minutos (en nuestras pruebas tardaron siempre menos de una hora), recibiremos en nuestro buzón de correo un enlace donde descargarnos el fichero convertido. Dispondremos en la versión gratuita de 24 horas para descargarlo antes de que el sistema elimine el archivo.
De momento, no está disponible en español, aunque su facilidad de uso minimiza el problema si no tenemos conocimientos de inglés. También se echa de menos un poco más de información sobre el proceso de conversión (por ejemplo, su inicio nada más lanzado el proceso, alguna información de estimación, o si hay algún fallo que cortó el proceso).
Existen otras herramientas de este tipo en el mercado que iremos analizando en otros post, como puede ser MediaConvert. Existen, por otra parte, otras herramientas en Internet para convertir archivos pero son verticales, es decir, focalizadas en un tipo de archivo determinado, como podría ser los archivos de video.
Visto en Genbeta.
Publicado en: Aplicaciones Web
Posteado a 12:06 am por Jordi Perez
PDF es el formato de portabilidad de documentos creado por Adobe. Es un formato ya muy extendido, y es raro si existe algún usuario de internet que todavía no haya abierto nunca un PDF.
Entre sus características más importantes, destacamos:
- Puedes exportar cualquier tipo de documento a PDF. Textos, gráficos, imágenes, hojas de cálculo… reduciendo su tamaño en KiloBytes para minimizar su “peso” y ser más livianos en un e-mail, por ejemplo (a eso se refiere la portabilidad)
- La visualización de un PDF se hace mediante programas de lectura apropiados (Adobe Acrobat Reader, por antonomasia, u otros programas, como FoxitReader, un programa liviano y muy funcional)
- En las versiones de generación y edición de PDF, se puede cifrar el contenido para proteger los datos e informaciones
- Permite la firma electrónica. Lo usan, por ejemplo, los arquitectos para que el colegio de arquitectos pueda visar los planos, por lo que su firma se puede considerar oficial o válida legalmente.
Pese a que estas ventajas las conocen la mayoría, no todo el mundo utiliza programas de edición y creación de PDF’s. Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos tipo .doc, .xls … Ello conlleva un gran riesgo a que la información sea manipulada o accidentalmente borrada, y da una imagen de poca seriedad.
El programa oficial, Adobe Acrobat, ofrece la garantía del creador del formato PDF. No obstante, existen programas gratuitos para generar PDF, como el software PDFRedirect, creado por EXP Systems. A continuación podéis ver un ejemplo de su pantalla de uso:
el funcionamiento es simple. Desde tu editor de textos, imágenes o hojas de cálculo, eliges “Imprimir”, seleccionas la impresora PDFRedirect, y se ejecutará el programa. Incluso podrás ver una preview de cómo queda el documento. Acto seguido, eliges dónde vas a guardar el documento PDF, y con qué nombre, y listo. Ya tienes una copia de tu documento en PDF.
Generando PDF’s de tus documentos importantes que sueles enviar por e-mail (presupuestos, cartas, facturas, etc) darás seriedad y oficialidad al documento que envías, lo blindarás ante eventuales cambios o retoques por parte del destinatario, e incluso puedes recibir el OK del cliente mediante una firma electrónica en el mismo documento PDF.
Publicado en: Comunicaciones, Software
Posteado January 27, 2008 a 11:12 pm por Jordi Perez
Efectivamente, mediante un sistema de mensajería instantánea se pueden mejorar las comunicaciones de los empleados de una organización.
- Mensajes cortos como “ha llamado el Sr. Ruiz, ruega le llame al móvil”
- Convocatorias de reunión, como “Mañana a las 9:00h, he convocado una cita con contabilidad para hablar de los temas que tenemos pendientes”,
- Recordatorios de citas, como “recuerde que mañana debe ir a la gestoría”
- O un simple “¿tomamos un café y hablamos de ese proyecto?”
Los programas de mensajería instantánea, como Skype, Gtalk, Messenger, pueden mejorar la manera como trabajamos, y pueden substituir determinados envíos de mensajes por e-mail que no hacen más que llenar los buzones y camuflarse entre multitud de mensajes con más contenido.
Mediante la mensajería instantánea, Chat, a partir de ahora, podemos hacer llegar a su destinatario todos aquellos mensajes inmediatos, cortos, que precisan una respuesta rápida, o que merecen aprobación para seguir trabajando. Podemos mantener conversaciones más o menos complejas, comentar tareas o cosas a hacer, substituyendo un e-mail o una llamada.
Algunas ventajas por las que toda empresa debería plantearse implantar un Chat interno o sistema de mensajería instantánea entre sus empleados:
- Es un modo de evitar algunas llamadas internas, por lo que el teléfono queda destinado a conversaciones más importantes y a las llamadas entrantes desde el exterior. Ejemplo: “-Emisor: Cuando puedas ven a mi despacho y te enseño las estadísticas de ventas.– Receptor: OK. Ahora subo—”
- Normalmente los programas de mensajería instantánea tienen sistemas de lectura emergentes para cuando te llega un mensaje, por lo que muchas veces no hace falta ni responder… ya te das por informado. Ejemplo: “Emisor: — Ya tengo los catálogos cargados en el coche. En 5 minutos nos vamos, así que te espero en el parking–”
- Permite tener respuesta rápida entre emisor y receptor, y un mínimo conversación si es necesario, por lo que el objetivo de contactar con alguien se cumple. En este sentido, es más eficiente que el e-mail.
- Te permite dejar marcado un status (disponible, fuera de la oficina, o No molesten, por ejemplo) con lo que puede evitar que te molesten mediante una llamada entrante si has marcado que estás ocupado.
- Sirven también para cuando estás fuera de la oficina, con lo que también pueden evitar llamadas desde el exterior. Ejemplo: Emisor: “- Hola Ruiz. Acabo de llegar al hotel. Me pasas el informe de últimas compras del cliente XX, que en una hora lo tengo que visitar…”
- Algunos de estos sistemas (Skype, por ejemplo) te permiten enviar en la misma conversación de chat archivos (documentos de texto, hojas de cálculo, PDF, fotografías…) por lo que es un buen sistema para recibir inmediatamente documentos en la misma conversación, sin dejar de chatear con el emisor, pudiendo comentar mediante el mismo chat los detalles del archivo adjunto. De otro modo te llegarían por e-mail.
- Muchos de estos sistemas permiten hacer chats entre más de 2 personas, por lo que se pueden generar entornos de trabajo a distancia sustituyendo reuniones.
Se podrían citar muchos más ejemplos de bondades de estos sistemas. No obstante, es muy importante marcar unas normas de uso dentro de la organización, para que siempre que hagamos un buen uso de ellas. Es fácil caer en conversaciones banales, no procedentes o fuera de lugar… y más cuando son sistemas que te pueden permitir chatear con personas de fuera de la organización (amigos, familiares, tu pareja…)
De todos modos, a veces es mejor permitir a tus empleados que puedan mandar un mensaje de chat a su pareja que pagar una llamada saliente para decir “Hola! recuerda que te espero a las 19:00h en el gimnasio!”
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Productividad, Tendencias
Posteado a 4:57 am por Juan B.
La gestión de un contrato es parte del día a día de cualquier empresa o autónomo. Para cualquier operación de compra o venta, en las relaciones de colaboración con otros profesionales o empresas, en general en muchas ocasiones es necesario firmar un contrato entre dos partes.
Gracias a una aplicación web, de las llamadas 2.0, ahora es posible realizar dicha gestión del contrato, su negociación, e incluso su firma a través de Internet (por medio de la firma electrónica y con la misma validez que la firma manuscrita). El nombre es Tractis, y lo podéis encontrar en www.tractis.com.
Una vez nos hayamos registrado en el portal, podremos empezar a crear nuestros propios contratos:
• partiendo de cero, una página en blanco donde podremos escribir lo que necesitemos
• o importando un documento que ya tengamos en formato Microsoft Office, OpenOffice o en una página web,
• o partiendo de algunas de las plantillas públicas que otros usuarios del portal han compartido con el resto de usuarios de Tractis.
Los contratos los podemos personalizar en su imagen (adaptándolo a nuestro formato, colores, etc), y podremos utilizar variables que nos permitan generar el contrato en repetidas ocasiones cambiando únicamente alguna de las variables (una variable podría ser el nombre de cada parte, el precio del producto, etc).
Pero las funcionalidades más interesantes de Tractis son la propia negociación del contrato y la posibilidad de realizar el proceso de aceptación por las partes mediante su firma electrónica válida.
Negociación del contrato
Una vez tengamos el contrato listo (lo que podríamos llamar el borrador listo para revisión), podemos incorporar a otros participantes, de mi propio equipo de trabajo o la otra parte firmante del contrato.
De esta forma, se iniciaría un trabajo de colaboración y de revisiones hasta obtener un contrato aceptable por todas las partes y listo para su firma,
Firma electrónica
A partir de este momento, podríamos o bien exportarlo (Tractis permite exportarlo en diferentes formatos), o simplemente imprimirlo y proceder a su firma manuscrita.
O si disponemos de un certificado digital válido (ya que Tractis comprueba la validez del certificado digital procediendo a la conexión online con la Autoridad de Certificación emisor del certificado, y siempre antes de proceder con la firma del contrato), ambas partes pueden firmarlo electrónicamente con la misma validez que la firma manuscrita, quedando el contrato almacenado.
Dicho contrato podremos así mismo descargarlo en formato estándar válido para cualquier servicio web adherido a dichos estándares.
El servicio que nos ofrece Tractis es totalmente gratuito, excepto en el proceso en sí de la firma electrónica, en el que Tractis cobra la cantidad de 1 euro por el proceso de firma. Cantidad poco significativa si comparamos con la infraestructura y conocimientos que hay que tener para el proceso de firma electrónica.
Tractis ha sido galardonado con diferentes premios, como el Premio de Emprendedores Académicos del 2005 de la Fundación DMR, o más recientemente por Yahoo España como Web Revelación 2007.en la categoría de Finanzas y Empleo.
Ver: Tractis
Publicado en: Aplicaciones Web
Posteado January 26, 2008 a 3:07 pm por Javier Martín
Creo que en este momento ningún empresario duda de la necesidad de tener una web en la que sus clientes puedan ver información básica sobre los productos o servicios ofrecidos por la empresa, los datos de contacto, información corporativa, …
Incluso hay empresas que han visto que la web corporativa es una buena herramienta de venta y en ella tienen todo tipo de información, formularios de contacto, información sobre su sector, sección de noticias, …
En estos momentos hay empresas que están dando un paso más y que han visto que además de información la web les sirve para comunicarse con sus clientes y para darse a conocer en su nicho de mercado. En esta línea los blogs son una herramienta que puede ayudar a las empresas a mejorar la comunicación y su visibilidad dentro de la red.
Hay muchas razones para tener un blog corporativo o de empresa, pero yo me quedo con tres:
Entrar en la conversación que se está generando en la red entorno a los productos, los servicios o el mercado en el que trabaja la empresa. Cara vez en más común que en foros, blogs y redes sociales la gente hable de las empresas, tanto de forma positiva como negativa. La empresa no puede permanecer al margen de esa conversación, ha de aportar su visión al respecto.
Escuchar a la gente. Los blogs no son un medio unidireccional, el sistema de comentarios permite que el que escribe un blog reciba las aportaciones de las personas que están leyendo lo que escribe. Mantener un blog no es solo escribir, también es responder los comentarios de la gente y fomentar la participación, que poco a poco puede llevar a generar una comunidad de usuarios entorno al blog.
Posicionarse frente a la competencia. Los blogs por su naturaleza suelen posicionarse bien es buscadores, lo que sin duda es positivo para la empresa por la afluencia de lectores que pueden venir al blog. Pero un blog también ayuda a posicionar una marca o un producto dentro de un mar de información. Un blog de empresa ha de aportar información sobre el mercado en el que trabaja, no puede limitarse a hablar de la compañía que lo mantiene, hay que aportar valor a la comunidad con el objetivo de llegar a convertirse en referente en ese campo.
Publicado en: Tendencias
