Posteado April 9, 2008 a 8:49 pm por ansueta
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Hace tiempo que las aplicaciones de código abierto constituyen una alternativa potente y madura, capaz de satisfacer muchas de las necesidades básicas de gestión de una empresa. Quedan lejos los tiempos en que esta tecnología -más conocida como Open Source- quedaba exclusivamente en manos de pioneros, “frikis” y visionarios, y era considerada una opción “rebelde y minoritaria” frente a los grandes dominadores del mercado.
Vamos a repasar las ventajas que puede aportar a una empresa el uso de aplicaciones de código abierto, y después vamos a presentar algunos ejemplos destacados de paquetes de gestión para diferentes áreas: gestión de contenidos, e-commerce, CRM y ERP.
¿Qué significa código abierto?
En sentido estricto, las aplicaciones de código abierto u Open Source son aquellas que permiten consultar el código fuente y -aunque con diferentes condicionamientos y restricciones- modificarlo y redistribuirlo. Antes que nada, conviene zanjar un equívoco: que el código esté “abierto” no significa, necesariamente, que esa aplicación sea gratuita. Hay empresas que cobran licencias de uso, aunque permiten la posterior modificación del código; otras distribuyen libremente la aplicación, pero después cobran por el servicio de soporte; algunas ofrecen una versión gratuita y cobran por la versión “premium”, o por los desarrollos a medida; muchas otras, siguiendo al pie de la letra el espíritu inicial, ofrecen un producto absolutamente gratuito, y permiten su libre modificación y distribución.
Como podéis ver, hay variantes para todos los gustos. Aunque esta disparidad de modelos ha generado cierta controversia entre los defensores de un software auténticamente libre, en este artículo nos centraremos en la utilidad de las aplicaciones.
Ventajas del código abierto
Cuando alguien pone el código a disposición de la comunidad, puede esperar varias cosas. Por ejemplo, que el resto de los usuarios colaborarán en la detección de errores, y realizarán sus aportaciones para solucionarlos. En teoría, el software surgido de esta interacción continua será más completo y tendrá una mejor calidad que el código inicial. Repasemos las ventajas que esto supone:
Transparencia. El usuario no compra una caja cerrada, sino que puede revisar de arriba abajo la estructura y el “motor” de la aplicación. Y ya sabemos que la transparencia se traduce casi siempre en confianza.
Alto nivel de penetración. Una distribución gratuita es la mejor garantía para lograr un alto nivel de penetración y, de paso, la consolidación de una tecnología. La mejor prueba es que, incluso en el caso de aplicaciones de código “cerrado”, hemos podido asistir a formidables expansiones -teóricamente “no buscadas”- gracias a la distribución masiva de copias pirata.
Flexibilidad y bajo coste. Con las aportaciones de los diferentes usuarios, la aplicación puede crecer y mejorar a alta velocidad. En la mayor parte de las ocasiones, el departamento de desarrollo de una empresa no puede competir con toda una comunidad de miles de desarrolladores utilizando una aplicación.
Personalización. Partiendo del código base, podemos realizar modificaciones hasta ajustarlo a los requisitos y las necesidades específicas de nuestra empresa.
Menos riesgo. Si la tecnología se expande y el código puede ser modificado por diferentes actores disminuye el riesgo de que nuestra empresa quede atada de pies y manos, sometida a las decisiones de un proveedor único.
Fidelidad de los desarrolladores. La gente que, de forma directa o indirecta, participa en la construcción de esa aplicación, muchas veces acaba por sentirse identificada con ella, y desarrolla un cierto sentimiento de pertenencia y de propiedad respecto del producto.
Concentrados en el desarrollo. Según algunas teorías, la mayor parte del esfuerzo de las empresas tradicionales de desarrollo se concentra en la venta y no tanto en la construcción del producto. Una distribución gratuita puede corregir este desequilibrio, liberando a la compañía de parte de sus esfuerzos de marketing y venta para permitir que sus profesionales se concentren en el desarrollo puramente tecnológico.
Algunas desventajas
La última ventaja que hemos mencionado, la de una mayor concentración en el desarrollo, bien podría transformarse en una desventaja. De hecho, algunos achacan a las aplicacionesOpen Source una falta de visión de negocio: los desarrolladores se concentran casi exclusivamente en el aspecto técnico y, a veces, no tienen claro el objetivo final y las diferentes fases del proyecto. Siempre cabe el riesgo de que la aplicación acabe convertida en un software-desafío para “frikis” más que en una herramienta de gestión para un amplio número de usuarios.
Otra de las desventajas que a veces se señalan es que, al ser el sistema tan transparente, cualquiera puede conocer la estructura y sus debilidades, lo que podría convertir a la aplicación en un blanco vulnerable frente a los ataques de usuarios desaprensivos.
Algunas aplicaciones destacadas de código abierto
Gestión de contenidos. Drupal
Drupal es una aplicación gratuita diseñada para publicar y gestionar contenidos web. Está teniendo mucho éxito. Tanto es así que, en la actualidad, 10.000 personas y organizaciones están utilizando Drupal para en gestionar sitios webs de diferente tamaño y temática: blogs personales, webs de empresa, aplicaciones de Intranet, redes sociales, webs de debate y discusión, aplicaciones de e-commerce, etc. Drupal se distribuye mediante la licencia GNU General Public License, por lo que es absolutamente gratuita, y se mantiene gracias a una amplia comunidad formada por miles de usuarios.
E-commerce. OsCommerce
OsCommerce es una plataforma de comercio electrónico que tiene ya 8 años de experiencia y cuenta con más de 13.000 tiendas online. Utilizando OsCommerce, los propietarios pueden construir, gestionar y mantener sus negocios online con el mínimo esfuerzo y sin costes, ya que también se distribuye mediante una licencia GNU. Una comunidad formada por más de 170.000 propietarios y desarrolladores ha permitido generar más de 4000 mejoras en la plataforma.
CRM (Customer Relationship Management). SugarCRM
SugarCRM es una aplicación diseñada para gestionar las relaciones con los clientes, la venta y el marketing. Permite realizar un seguimiento de los contactos comerciales y las oportunidades de negocio, realizar proyecciones de beneficios, monitorizar el comportamiento mediante paneles de control, gestionar los contratos, trabajar con soluciones móviles, etc. En este caso nos encontramos con otra variante del código abierto, que enSugarCRM han denominado Open Source comercial. Esto se traduce en dos niveles: un producto gratuito que cualquier puede descargarse -ya lo han hecho más de un millón y medio de usuarios- y otras versiones más completas -profesional y empresa- que se pagan por usuario y año.SugarCRM completa su oferta con servicios de consultoría, formación y soporte.
ERP (Enterprise Management System). Openbravo
Openbravo es una aplicación diseñada para planificar el uso de recursos empresariales, y está orientada a las empresas pequeñas y medianas. A través de un interfaz sencillo y fácil de usar, proporciona herramientas para la gestión dealmacen, inventario, proyectos y servicios, producción y contabilidad. Al igual que en el caso anterior, Openbravo presenta una versión gratuita -para la comunidad- y otra que se paga por usuario y año.
Publicado en: Aplicaciones Web, Productividad, Tendencias
Posteado a 3:23 am por Juan B.
Una de las primeras acciones que debemos de considerar para ordenar nuestro tiempo es detallar las tareas que tenemos que realizar.
Para ello, hay diferentes estrategias, y herramientas que siguen esas estrategias (pero tengamos en mente que primero debemos elegir cómo queremos gestionar nuestras tareas y luego buscar la herramienta adecuada). Existen desde las que requieren una planificación de cada tarea, asignación de personas, recursos, priorización, etc, hasta la realmente simples que sólo requieren disponer de una lista que podamos repasar.
En un post posterior, analizaremos las ventajas de una y otra estrategia de gestión de tareas, pero comentaros que lo más importante es en todo caso escribir en algún sitio las tareas que tenemos pendientes de realizar. Hay quien lo hace en un cuaderno, o hay quien utiliza una herramienta informática para ello. Lo importante es que anotemos dicha tarea que nos ha entrado. Luego decidiremos cómo afrontarla, cómo las ordenamos respecto a cuándo las realizaremos (esas ‘clasificaciones’ las determina la técnica que utilicemos finalmente), pero insisto en que lo básico es apuntarlas. Entre otras cosas, es una práctica de ‘salud mental’, y que está documentado como una de las estrategias básicas para reducir el estress.
Existen muchas herramientas para gestionar las listas de tareas. Veremos hoy una de ellas, realmente básica, pero totalmente innovadora por la plataforma tecnológica utilizada. Se trata de Doomi, herramienta basada en la reciente plataforma de Adobe AIR.
Es una herramienta básica, donde disponemos de las siguientes posibilidades:
• Dar de alta una tarea
• Asignarle un aviso pasado un cierto tiempo (desde una hora hasta un día)
• Dar por completada una tarea
• Ver tareas completadas
• Limpiar las tareas completadas
Al ser una herramienta basada en Adobe AIR, requiere la instalación de dicha plataforma. Posteriormente, la herramienta queda instalada en nuestro equipo, con mucha facilidad y poco consumo de recursos.
Realmente, pocas acciones nos permite. Se echan de menos otras posibilidades que enriquecerían de forma importante esta aplicación:
• El aviso podría ser planificado, por fecha, o por periodos
• Posiblidad de fecha el inicio de la tarea, así como la finalización
• Posibilidad de asignarle importancia y/o urgencia de la tarea.
• No perder en ningún momento las tareas completadas, permitiendo realizar búsquedas sobre ellas.
• Posibilidad de minimizar la aplicación como un icono, no como una aplicación de la barra de tareas.
• Se echa de menos una cierta documentación de la aplicación.
Tras unas pequeñas pruebas realizadas, también se aprecia que cuando la lista de tareas crece, se hace muy complicado gestionarlas, ya sea por visualización (las que caben en la pantalla del ordenador) como por la propia gestión de las tareas.
Realmente, una aplicación muy sencilla, gratuita, pero de muy reciente aparición. Esperemos que evolucione incrementando funcionalidad y operatividad, y que en poco tiempo podamos recomendarla para la gestión de nuestras tareas. De momento, no es el caso.
Visto en Genbeta.
Publicado en: Productividad, Software
Posteado April 8, 2008 a 8:50 am por Jordi Perez
En Pymecrunch hemos comentado varias veces las bondades de usar herramientas OnLine para el desarrollo de proyectos o tareas en grupo de trabajo. No hace falta que tu compañero esté a 300 Km de distancia para que sea interesante usar un documento de texto OnLine de GoogleDocs o de Zoho, o un cuadro de tareas y presupuesto hecho en Spreadsheets (el excel de Google).
Una opción más (de las muchas que nos brinda una cuenta de Google) es GoogleGroups, los Grupos de Google. Si alguno de vosotros ha tenido una duda sobre algún servicio de google, seguramente habrá entrado en un Grupo de este tipo para resolverla. Si os he de ser sincero, yo acabo de descubrir las potencialidades de esta herramienta para la gestión de proyectos entre varias personas, y he quedado encantado con su uso.
Los Grupos de Google son una aplicación social. Es decir, colaborativa, que permite la comunicación entre los miembros a cada grupo. Tu mismo puedes navegar por cualquiera de los 10.000 grupos creados a día de hoy (sólo en español), y comprobar su idiosincracia.
Pues bien. El objeto de este post es comentar algunas de las importantes ventajas de este sistema para la gestión de proyectos entre varias personas.
- La pantalla principal de GoogleGroups es la unión entre un buzón de e-mail, una web monográfica de este proyecto con varias sub-páginas, un medidor de actividad del desarrollo de las tareas, una herramienta para comunicarte con los miembros del grupo de trabajo, y un sitio donde almacenar archivos del grupo de trabajo.
- Toda la información agrupada en un solo espacio. Ello facilita mucho la labor de desarrollo y comunicación.
- Puedes ir añadiendo tantas páginas como desees. Cada nueva página es como un archivo de texto de GoogleDocs, con todas sus potencialidades de trabajo en equipo.
- Para enviar un e-mail al grupo basta con escribir a un grupo de e-mails (NombreGrupo@googlegroups.com). Todos los e-mails enviados al grupo aparecen en el histórico de e-mails de la pantalla principal. Incluso puedes apuntarte al feed de los mensajes y variaciones en la configuración grupo.
- Puedes invitar a tantas personas como desees al grupo.
- Si eres el creador del grupo (propietario) puedes configurar los permisos generales de los miembros a la hora de editar los contenidos del grupo.
- Un potente buscador. Cómo no… veniendo de Google.
Estas funcionalidades hacen que sea de enorme aplicación en entornos de trabajo colaborativos, para, sobretodo, disfrutar de sus 4 beneficios principales:
- Agrupación de la información, lo que facilita la gestión.
Mucho más completo que un único GoogleDoc.
- Flexibilidad. La configuración del Grupo es totalmente flexible, adaptada a lo que necesites. Está bastante estudiado.
- Colaboracionismo, fomentando el espíritu de equipo.
- Dejando claro quien trabaja y quien no. Las estadísticas de uso y de participación pueden ser buenos índices para saber quien trabaja en ese grupo y quien no.
Animo a los lectores a dejar en los comentarios sus experiencias con GoogleGroups.
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Productividad, Trucos
Posteado April 7, 2008 a 11:09 pm por Jordi Perez
Recientemente hemos comentado en Pymecrunch consejos sobre la gestión de las copias de seguridad de los datos de tu empresa, para no perder tiempo ni dinero, y también os hemos brindado las principales ventajas al realizar copias de seguridad online.
En el marco de los anteriores artículos, quisiera comentaros el uso de un software para realizar copias de seguridad. IdleBackup es una sencilla aplicación para realizar copias de seguridad mientras tu ordenador está en reposo, es decir, mientras no lo estás usando.
El crear una copia de seguridad consume ciertos recursos a tu ordenador, cosa que puede hacer que vaya más lento. Ello puede llegar a ser molesto cuando te encuentras trabajando. Ante este problema, IdleBackup programa dicha copia de seguridad cuando el ordenador está en reposo, para que tu te despreocupes de ello y no afecte a tu rendimiento delante del PC.
Es un programa bastante liviano, fácil de usar, que incluso puede copiar archivos grandes (de hasta 2Gb). Realiza copia de seguridad de los datos de e-mails de Outlook, Outlook Express o de Thunderbird. Es realmente fácil fácil. Y gratis, puesto que es una licencia Freeware.
La primera vez que lo uses va a hacer una copia de seguridad entera del directorio especificado (ejemplo: MisDocumentos). Luego, en las siguientes copias de seguridad de ese mismo directorio, sólo hará el backup de los archivos modificados desde la última vez que hiciste la anterior copia.
Más información y descarga en su web oficial: http://idlebackup.nl
Vía: Genbeta
Publicado en: Software
Posteado April 5, 2008 a 10:13 pm por Jordi Perez
Siguiendo con las aplicaciones OnLine realmente útiles para la gestión de una PYME, queremos hacer una especial mención a ClockingIt. Esta es una plataforma completa y gratuita para poder hacer una gestion de proyectos vía web. Está diseñada y construida por Ellen y Erlend Simonsen, y un servidor colaboró en su traducción al español, aunque también está disponible en inglés, aleman, holandés, francés, italiano… Yo personalmente lo uso para la gestión de mis proyectos, y realmente funciona de maravilla.
Para poder usarlo, sólo tienes que registrarte. Una vez completado el registro, podrás usar todas sus potencialidades, mediante una interfície cuidada a nivel de usabilidad, y muy eficiente.
En el registro, deberás especificar el nombre de tu empresa, y así se creará tu cuenta dentro de ClockingIt, a la que accederás mediante una dirección del tipo http://tuempresa.clockingit.com. Una vez logeado, esta es la apariencia del panel de control general.
Como véis, en el panel de administración general tenéis acceso fácil a todas las secciones del software, que son:
- Examinar tareas y proyectos
- Ver el historial de tareas realizadas
- Archivos y documentos de trabajo
- Informes de actividad
- Ver la agenda
- Wiki, Chat, Forum
- Nueva tarea
A parte de la columna de Vistas (a la derecha), que son botones de visualización rápida de tus tareas, tus proyectos, … totalmente configurables a tu gusto.
Ahora vamos a ir paso a paso en lo que serían las configuraciones básicas que tienes que hacer para empezar a usar ClockingIt.
1- dar de alta los usuarios que deben administrar esta herramienta:
Accediendo a Usuarios, deberás crear tantos como necesites. Configurarás su user, su password, el nivel de permisos para crear, administrar, enviar y recibir notificaciones, etc.
Una vez los dés de alta, siempre puedes administrar las preferencias generales de usuarios. Así queda la pantalla:
2- dar de alta clientes:
Es igual de sencillo, en el menú Clientes / Nuevo cliente. Comentar que el sistema está preparado para dar de alta clientes con los datos básicos (nombre cliente, contacto, e-mail, y CSS del cliente). Es un proceso simple.
3- Crear todos los proyectos que desees:
En la pantalla general, en la columna proyectos, botón añadir proyecto. En el momento de creación del proyecto administras qué usuarios tienen acceso a este proyecto, y el nivel de permisos que les concedes a cada uno.
4- crear las tareas a cada proyecto:
Y ya puedes empezar a usar ClockingIt y gestionar tus proyectos cómodamente.
Sólo me queda comentaros resumidamente las funcionalidades más destacables:
- La barra de desarrollo de cada proyecto, para identificar de un modo visual el estado de las tareas.
- en el menú Examinar proyectos, destacar la facilidad de filtrar la información en función de tareas abiertas/cerradas, tareas por usuario, etc.
- El historial, donde podrás examinar el histórico de tareas realizadas, filtradas por proyecto o por usuario, lo que te permite gestionar el desarrollo de tareas de tus empleados, etc.
- La pantalla Agenda, en la que aparece tu calendario (o el calendario de tu staff)
Como podreis apreciar, es una potente herramienta, sencilla de utilizar, cómoda y gratuita.
No obstante, hay un requisito imprescindible para que te sea de utilidad: como todo software de gestión, necesita integrarse en tu empresa. Tu organización debe concienciarse de su uso, de lo contrario no servirá de nada. Es decir, es necesario mantener al día las tareas, actividades, registro de tareas realizadas, status de cada una, etc, para que la información que te muestra clockingIt sea totalmente fiel a la realidad. Por esta razón, implantar un sistema de Gestión de Proyectos como este precisa un compromiso de uso a tu empresa y a tus empleados… cosa que a veces no es sencilla.
Publicado en: Aplicaciones Web, Software
