Posteado March 3, 2008 a 11:25 pm por Jordi Perez
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Ya hicimos una reseña de las bondades de Gmail como gestor online de correo electrónico brindado por Google. Más de 6 Gb de espacio de almacenamiento de e-mails, archivos adjuntos de hasta 20 Mb, interficie muy amigable, y online!, para acceder a tu buzón estés donde estés.
Gspace es un interesantísimo complemento para aprovechar más esos 6Gb de espacio disponible en tu cuenta de e-mail de Google. Se trata de un protocolo de transferencia de archivos de tu PC al espacio Google (los 6Gb). Es decir, que aprovechas los Gb que te sobran en tu Gmail para tener un disco duro remoto, como un Pen-Drive virtual a tu disposición siempre que quieras.
Es muy interesante para gestionar archivos que empiezas en casa y los acabas en el trabajo, por ejemplo, o para hacer copias de seguridad de tu pen drive real.
Es un complemento disponible en el navegador Firefox.
1- una vez te lo has bajado, el complemento está disponible en el menú de Firefox herramientas / Gspace
2- Al hacer clic, esta es la ventana que aparece, con un login. Si es la primera vez que lo usas, deberás dar de alta tu cuenta de Gmail en Gspace, es decir, user y password.
3- deberás navegar por la ventana de la derecha para buscar el archivo, y hacer clic en las flechas para gestionar la transferencia de archivos, de Mi PC a los 6Gb de mi cuenta google, y viceversa.
Así de simple, así de útil. Realmente aplicaciones conceptualmente tan simples son las que realmente son más útiles.
Enlace para descargar Gspace si usas Firefox: Aquí.
Publicado en: Software, Trucos
Posteado a 9:38 am por ansueta
Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial más comunes y, a la vez, más controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…
De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguen estando ahí, y constituyen un buen apoyo para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales, los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.
Vamos al grano con 8 claves que te ayudarán a hacer presentaciones más útiles y atractivas:
1. Soporte: Elige la mejor alternativa.
Elige la aplicación que mejor se ajusta a tus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).
Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear tu presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y Google Presentations son las más conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean.
Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo más importante en una presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.
Pruébalas y elige la aplicación con la que te sientas más cómodo.
2. 3xE: energía, entusiasmo y empatía.
Para hablar en público, 3xe es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos escuchan, nuestra presentación se vendrá abajo.
Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas básicas:
- ¿cuál es la motivación de la audiencia?
- ¿cuánto saben del tema tratado?
- ¿cuáles son sus expectativas?
- ¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?
Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:
- público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.
- público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de éxito, posibles beneficios.
- público negativo: no podemos “verder la moto” desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.
3. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.
Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:
Regla 10/20/30
- 10 diapositivas
- 20 puntos en la fuente como mínimo
- 30 minutos de duración como máximo
Regla del 7×7
- No más de 7 líneas de texto por diapositiva
- No más de 7 palabras en cada línea
Regla del 3
No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo más común- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.
¿Por qué estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la fuente -y, por lo tanto, reducir el contenido- no sólo reconfortará a los miopes del auditorio, sino que nos ayudará a realizar un ejercicio de síntesis. Nos quedaremos con lo más importante, le daremos más relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían más que despistar a nuestro público.
Rompe las reglas con inteligencia. La reglas nunca deben convertirse en límites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos débiles de nuestra presentación y enfatizar los fuertes.
4. No te limites a leer en voz alta. Ofrece algo más.
En la mayor parte de los casos, tu presentación servirá de apoyo y refuerzo a lo que dices, pero recuerda que no es capaz de sustituir tus conocimientos, tampoco tus palabras, tus gestos, tu lenguaje corporal… El público espera que aportes algo más porque, en caso contrario, ¿para qué estás allí?
Así que no te limites a leer en voz alta con la vista puesta en la pantalla. Resulta fundamental que conozcas el tema a fondo y lo tengas bien memorizado. Las diapositivas son sólo una guía para encauzar tu exposición, y un medio para reforzar tu mensaje con ideas claras e impactantes, gráficos significativos, etc.
Si la audiencia se da cuenta de que estás leyendo el texto, dejará de hacerte caso. Para leerlo se bastan ellos sólos y, además, son capaces de hacerlo con más rapidez que tú, que debes emplear más tiempo para pronunciar en voz alta. Así que, ya sabes: estudia bien la presentación antes de exponerla en público. Seguro que tú mismo sabes distinguir cuándo alguien ha elaborado su presentación y cuándo la ha tomado prestada…
5. Sin alardes.
Mucho cuidado con los diseños excesivamente llamativos, los clipart y las transiciones con sonidos y movimientos. Recuerda que el objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado al usuario, y que no conviene marearle con luces de colores. El texto debe resultar perfectamente legible sobre el fondo. Atractivo, sí; recargado, no.
6. Comienzo y final memorables.
Lo ideal es mantener la intensidad durante toda6 la presentación, pero como no siempre es posible, hay que intentar que al menos el principio y el final sean mensajes de impacto, que luego el usuario pueda recordar. Algunos adjetivos que definen bien el mensaje que buscamos: impactante, corto, original, sintético, positivo.
Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca termines una presentación en el turno de preguntas. Busca un final adecuado. Algunas ideas:
- un buen resumen
- un elogio sincero a los asistentes
- una anécdota inteligente relacionada con el mensaje principal
- plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa
- una visión positiva para el futuro
- una dosis de humor inteligente (si no va a ser inteligente, es mejor que lo dejes) ,…
7. Algunas cosas que no conviene hacer.
Enfadarse con la audiencia, entrar al trapo con preguntas hostiles, disculparse o menospreciar tu propia presentación, hablar a la pantalla, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas, dar por obvio algo importante, mostrar hastío al explicar cosas sencillas, terminar la presentación en el turno de preguntas.
8. Algunos trucos útiles que te servirán para salir de apuros.
- Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentación puedes pedir a la audiencia que reserve sus preguntas para el final.
- Las preguntas planteadas por uno de los asistentes debe servir para todos, así que a veces conviene repetirla en voz alta antes de contestarla, para que todos puedan oírla. Y después, responde a toda la audiencia, y no sólo a quién a formulado la pregunta.
- Cuando una persona o un grupo monopoliza todas las preguntas, evita seguir mirándoles una vez que han acabado, porque puede entenderse como una invitación a que prosigan. En esos casos, puede resultar útil dirigir la mirada hacia otro grupo de personas.
- Si te preguntan algo que desconoces, lo mejor que puedes hacer es responder: “La verdad es que en este momento no lo sé, pero voy a enterarme y te lo comunicaré en cuanto lo sepa”.
Buena suerte en tu próxima presentación.
Publicado en: General, Productividad, Trucos
Posteado March 2, 2008 a 10:10 pm por Jordi Perez
Recientemente comentábamos en Pymecrunch cómo la Blackberry te permite ser más productivo. Por sus características, los dispositivos móviles modernos, con sistemas de mensajería push y conexión permanente a internet te permiten gestionar a distancia determinadas tareas, ladrones de tiempo, que hasta hace poco sólo podías resolver en presencia de tu ordenador de la oficina y dando acto de presencia en tu lugar de trabajo.
Hoy ha salido publicado en El Mundo un interesante artículo sobre este tipo de telefonía. O2 y Blackberry han publicado sendas investigaciones sobre el uso de este tipo de terminales entre profesionales, del cual os resumo los resultados más significativos.
- Según Blackberry, el uso de dispositivos de correo móvil e internet ahorran al trabajador 60 minutos al día, 5 horas a la semana.
La cuantificación hace evidente un hecho: los ratos ociosos, de espera en el autobús, de taxis, de viajes, escalas, etc, ahora se vuelven productivos, por lo que le podremos arañar unas horas a la semana laboral si podemos gestionar a distancia nuestro correo.
Otro aspecto interesante es cómo los trabajadores gestionan este tiempo rescatado a la jornada?
- Según la operadora O2, los trabajadores y propietarios de PyMes son los que más aprovechan este remanente de tiempo para ellos, dada la relación próxima entre jefe empleado y la confianza con el empleador. Referente a qué hacer con esos minutos:
- un 32% lo usan para relajarse y divertirse.
- un 24% lo usan para congeniar mejor la vida profesional y laboral, pasando más tiempo con su familia.
- un 21% lo usa para hacer ejercicio antes de ir a casa.
- según la operadora O2, los trabajadores y empresarios usuarios que trabajan en grandes compañías y multinacionales son los que menos aprovechan los minutos que arañan al reloj para uso y disfrute personal, sino que lo destinan a tareas de organización y planificación, y hasta un 34% lo aprovechan para seguir trabajando. ello se puede explicar por el ambiente más competitivo de las grandes empresas y multinacionales, y por las diferencias horarias entre el trabajador y sus contactos, clientes y proveedores.
Las ventajas en el uso de terminales con conectividad y servicio de correo son evidentes, y ahora, empíricamente demostradas. Este es el link del estudio realizado para Blackberry por Ipsos Reid (PDF en inglés), e información gráfica de dicho estudio.
Publicado en: Casos de exito uso de IT, Comunicaciones, Hardware
Posteado February 28, 2008 a 12:34 am por Juan B.
Hemos visto en un post anterior en PymeCrunch una herramienta muy sencilla y cómoda de trasladar ficheros, temporalmente, o compartirlos con otros, por medio de UploadLine.
Aprovechando el reciente lanzamiento de Microsoft de su plataforma online Windows Live SkyDrive tras unos meses en versión Beta (por cierto, bastante limitada), vemos finalmente toda una herramienta online para ser usada como disco duro virtual (proporciona 5Gb de almacenamiento gratuito) y para compartir carpetas con nuestros clientes, empleados o simplemente otras personas.
Lo primero que nos pide SkyDrive es registrarnos, aunque no es necesario disponer o crear una cuenta Hotmail. De esta forma, podemos abrir nuestro espacio de almacenamiento utilizando nuestra propia cuenta de correo electrónico. Una vez configurada la cuenta, ya tendremos acceso a nuestro fantástico espacio de 5Gb.
En la vista principal, vemos que disponemos de una serie de carpetas personales precargadas, aunque podremos crearnos las que necesitemos para organizar los documentos como estemos acostumbrados.
Las carpetas las tendremos dividas en tres secciones:
- la nuestra personal, donde sólo tendremos acceso nosotros, y nadie más, por lo que podremos almacenar los ficheros sin miedo a accesos no autorizados.
- La zona compartida, donde podremos dar acceso a las personas que queramos, especificando su correo electrónico y si el acceso será sólo de lectura o también de escritura.
- La zona pública, donde lo que carguemos estará disponible para todo el ‘mundo mundial’.
Dentro de cada carpeta, podremos cargar los ficheros que queramos, por medio de un formulario muy sencillo de rellenar, donde podremos especificar hasta 5 ficheros al mismo tiempo.
Incorpora, además, una serie de animaciones para hacernos la espera de la carga de los ficheros más entretenida, si es que no tenemos otra cosa que hacer mientras esperamos.
En general, es una herramienta de fácil uso, sin mayores complicaciones, y muy útil por su amplio espacio del que dispondremos, pudiendo utilizarla así mismo como copia de seguridad de algunos de los ficheros que sean más importantes para nosotros.
Como propuesta de mejora, debería existir una herramienta de sincronización con los ficheros o carpetas que especifiquemos de nuestro equipo, y de esta forma, asegurarnos que determinados ficheros siempre estén actualizados.
Fuente: D’Technology Weblog
Publicado en: Aplicaciones Web, General
Posteado February 26, 2008 a 7:54 pm por Jordi Perez
Recientemente comentábamos en pymecrunch las bondades de contar con empresas proveedoras de software que permitan a las empresas y profesionales contar con herramientas de trabajo online, 100% web, sin instalación en mi ordenador. Es lo que se conoce como Software como servicio, cuyas características os recordamos a continuación:
- Los costes por implantación de sistemas de información (software) pasan a ser variables, en función del uso. La cuota está en función del número de usuarios, de cuanto más extensivo es el uso
- No hay pago por licencias, sino pago por suscripción al servicio, en función del número de usuarios, volumen de información, etc.
- No hay que invertir en servidores, ni hay que disponer de expertos en la gestión y mantenimiento del servidor, puesto que de ello se encarga la empresa proveedora del software.
- El servicio que nos ofrecen se va adaptando al crecimiento de mi empresa, es decir, la escalabilidad la garantiza el proveedor.
- Al ser 100& web, evitamos instalaciones de software en nuestros equipos, con lo que se simplifican aspectos como asistencia técnica, configuración de software, actualización, etc.
- La actualización de software, sistemas, etc, la realiza el proveedor sin que tenga que hacer nada el usuario final, con lo que se minimizan los problemas de reconfiguración de los equipos de mi organización.
Hoy os queremos presentar un Saas muy completo e interesante. Gesio es un software de gestión integral para pymes, online y 100% web, basado en las necesidades reales de gestión de empresas de hasta 100 trabajadores. Dispone de los siguientes módulos, de los que destacamos algunas de las funciones que permite este sistema.
- Módulo de gestión de pedidos: múltiples posibilidades de gestión de pedidos, en producción, terminados, situación del presupuesto por parte del cliente, si está enviado el albarán, facturado, visualización y edición rápida de las fases del pedido, etc.
- Modulo de gestión de productos: gestión total de la cartera de productos, con ficha completa con foto, código EAN, etc, control de escandallos, gestión de familias de productos, contabilidad de costes (facturas de proveedores, recibos, etc) y con una completa sección de gestión de almacén, con variación de stocks, movimientos, etc.
- Módulo de tareas: Gestión de proyectos para clientes, asignación de tareas dentro de un grupo de trabajo, listados e informes, evaluación de cargas de trabajo y cumplimiento de plazos por parte de los trabajadores, seguimiento de reuniones, …
- Módulo comercial: Permite una gestión de las relaciones con el cliente, disponer de toda la información de ese cliente, facturas emitidas, facturas pendientes, tareas, seguimiento de acciones realizadas, segmentación, etc. El sistema te permite generar newsletters y envíos de documentación automáticos a tus clientes, quedando registro de toda acción comercial.
- Módulo de facturación: gestión de albaranes, emisión de facturas a clientes, situación y estado de las misas, visualización de informes de situación, emisión automática de facturas, recordatorios, etc… Totalmente integrable con otros sistemas de contabilidad.
- Módulo de contabilidad: Emisión de listados generales de facturación, cobros, pagos, nóminas, movimientos de caja, etc,
- Módulo de Calidad: Gestión de calidad en el marco de los procedimientos e implicaciones de la ISO, registro de incidencias, de no conformidades, acciones realizadas por el personal interno para la solución de las reclamaciones, a parte de instalar listados, informes completos, alertas por vencimientos cercanos de determinadas actividades, etc.
- Módulo de Administración: Gestión general de todas las secciones del sistema, gestión de agentes implicados, estadísticas generales, etc.
Recientemente han lanzado una aplicación que te permite generar una web corporativa- tienda online para tu empresa basándose en la información disponible de Productos en el sistema. Mediante una integración de la información del ERP, te permite generar una tienda online, manteniendo siempre sincronizados los productos a la venta, stocks, facturación, etc. A parte, dispone de herramientas para la gestión de la publicidad en la web, lanzamiento de ofertas y campañas promocionales, etc.
Gesio es la marca de software online de Linkz systems, S.L. Para más información:
Linkz Systems, S.L.
Pl. Actor Enrique Rambal, 3-13
46022 - Valencia
Tel: 963 32 90 20 - Fax: 902 050 275
www.linkz.es
Publicado en: Aplicaciones Web, Software
