Principos básicos de la codificación en el contexto empresarial

Posteado August 8, 2009 a 11:20 pm por Nacho Morató Feed Articulos

Segundo de la serie de tres artículos sobre de la codifiación:

Los sistemas de numeración (o codificación) de productos se hacen necesarios cuando utilizamos sistemas informatizados para la gestión de los productos y cuando el número de productos es medio o grande.

Cada una de las unidades de la empresa tiene necesidades y características diferentes, y maneja diferentes tipos de información relativa al producto:

Los principios que debe respetar un sistema de codificación adecuado son los siguientes:

Los códigos deben ser únicos: cada código debe dientificar a un único producto y sólo a uno.
Se debe utilizar un solo tipo de código para todas las áreas de la empresa.
Se debe asignar la responsabilidad de crear nuevos dódigos a una única persona o entidad. si esto no es posible, los criterios para crear nuevos códigos deben formalizarse y ser accesibles.
Evitar la reutilización de los códigos. Cuando las piezas o productos están mucho tiempo sin utilizarse, existe la tendencia a utilizar el código para nuevos productos. Una reclamación recibida años después puede causar confusiones o problemas.
Los códigos deberían ser cortos. habrá que tener en cuenta la frecuencia de utilización del código, sobre todo is hay que leerlo visualmente, escribirlo, etc.
Todos los códigos deberían tener la misma longitud. Con ello se evitan errores en su utilización, sobre todo en la lectura visual y escritura delos mismos.
Evitar la utilización de caracteres que puedan llevar a confusión. En los códigos mixtos es frecuente confundir el 0 (número) con la O (letra). El empleo de las mayúsculas y las minúsculas puede servir para diferenciar códigos con los mismos cracteres, pero puede crear confusión.
Permitir la codificación de nuevos ítems. Hay que prever la cantidad de ítems que necesitaremos codificar en un futuro para que el sistema de codificación pueda seguir utilizándose.
Colocar, siempre que se pueda, dígitos de control o chequeo. Un dígito o letra de chequeo se calcula a partir de todos lso dísgitos existentes en el código. Este dígito permite controlar fácilmente si todos los números del código son correctos y es muy útil cuando hay que leer y/o teclear los dísgitos manualmente y cuando el error en esta operación puede tener consecuencias importantes. Pueden existir limitaciones cuando el código no es completamente numérico.