Consejo para estudiantes de universidades OnLine: trabaja mediante GoogleDocs

Posteado May 18, 2008 a 8:22 am por Jordi Perez Feed Articulos

El e-learning es importante para todo profesional, trabajador, o empresa, puesto que en el mundo actual quien no esté reciclado y familiarizado con las novedades teóricas de su especialidad se puede quedar fuera del mercado laboral. Son muchos los profesionales que deberán hacer algún tipo de reciclaje durante su vida laboral.

Quisiera transmitir mi experiencia personal, dado que estoy cursando un segundo ciclo sobre Publicidad y Relaciones Públicas en la Universitat Oberta de Catalunya, la UOC. Este post no es más que otro ejemplo de las bondades y ventajas en el uso de herramientas ofimáticas online. Con ello, desde Pymecrunch, nos hacemos eco de que, pese a ser una universidad online virtual, he podido constatar que 2 de los 3 profesores que he tenido no saben qué es GoogleDocs, pese a que agiliza muchísimo el proceso de hacer los trabajos encomendados en equipos de trabajo.

Mi compañero Oliver y yo estamos realizando las Pruebas de Evaluación Continua (PAC’s, trabajos que te permiten no tener que hacer exàmenes) mediante GoogleDocs. Oliver no conocía estas suites… y la verdad es que creo que a partir de ahora las va a usar más de una y dos veces…

Esta es la sistemática que seguimos:

1. Un DOC para el planteamiento del trabajo, con preguntas, respuestas, resaltados… un documento de trabajo.
2. Otro DOC más definitivo, tanto en contenido como en forma, sin resaltados, ni cambios de colores en la fuente, que es la versión definitiva. En este vamos colocando lo que ya tenemos hecho y que está OK.
3. Google-Powerpoints para las presentaciones. También realizadas de forma colaborativa, por supuesto.
4. Spreadsheets para los cálculos que haríamos en un Excel.
5. Chat, tipo Gtalk o similar.

Evidentemente no se trata más que de aprovechar las potencialidades de GoogleDocs para:

• Trabajar sin tener que vernos físicamente. Ello es un ahorro en tiempo y gasolina.
• Un sólo documento, sin versiones, y sin errores de versión.
• Trabajando simultáneamente sobre el mismo Word, Powerpoint… usando Chat, nos ha ahorrado TODAS las llamadas por teléfono. Ello es un ahorro en teléfono.
• Tanto él como yo nos bajamos el archivo Word, Excel o Powerpoint cuando está acabado, y tanto él como yo lo podemos presentar a nuestro profesor-consultor.

adjunto un par de pantalladas para que veáis que con estas herramientas todo lo que haces en un Office habitual lo puedes hacer también de forma colaborativa, online, y en Grupo de Trabajo… que de esto se trata.

Vista del Word de Google

vista del Powerpoint de Google.

Adjunto también un video fenomenal que comentó Víctor recientemente aquí en Pymecrunch.

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Tags: ahorro, educación, Productividad, rapidez, trabajo en equipo, UOC —

Gestión online de la documentación de la empresa

Posteado April 30, 2008 a 2:29 am por Jordi Perez

Uno de los factores de productividad de la pyme, según comentaron en las jornadas PIMESTIC a la cual asistimos, es la gestión de la documentación de un modo OnLine.

Podemos considerar 2 grandes tipos de documentos:

1- Los documentos de ámbito interno a la empresa: procedimientos, formularios, memorandums, informes de venta, hojas y formularios de recogida de información, documentación ISO, etc, etc.

2-Los documentos de ámbito externo a la empresa: catálogos, folletos, trípticos, formularios de sugerencias, de reclamación, especificaciones de productos, etc.

Normalmente, para poder instrumentalizar un sistema de “biblioteca online” de los documentos de la empresa es necesaria una intranet (para documentos internos) o una extranet o sección privada de clientes en mi web (para documentos externos).

A grandes rasgos, el uso de documentos electrónicos supone:

• una medida de aumento de eficacia, puesto que es más ágil  su aprobación y/o revisión.
• una medida de incremento de productividad, puesto que su consulta es más agil. Un documento electrónico permite, de por si, buscar palabras, imprimir sólo lo que necesitas… te permite ahorrar tiempos de lectura…
• una medida de maximizar la eficiencia, ya que permite ahorrar en costes de impresión, difusión, etc.

Como caso de éxito, EADA, la Escuela de Alta Dirección y Administración. Contar con toda la documentación de un modo online le supuso más de 4 años de trabajo. No obstante, los ahorros de costes de impresión de todos los programas, documentación interna de los propios cursos, material lectivo, etc, etc, ha sido enorme.

Es un caso representativo de cómo implementar un sistema de documentación Onlien puede suponer un gran avance en la productividad de una Pyme.

Fuente imagen: Computing.dundee.ac.uk

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