Tres trucos para perder menos tiempo enviando y respondiendo emails

Posteado February 23, 2009 a 4:49 pm por alberto Feed Articulos

No sé cómo me las arreglo, pero siempre he tenido que gestionar cantidades inmensas de correo electrónico. Creo que he probado el 90% de todos los trucos y técnicas habidos y por haber para hacerlo de modo más eficiente, incluyendo algunos desastrosos (como tener mil carpetitas para almacenarlo, por ejemplo).

Ahí van algunas de las técnicas que sí me funcionan:

1 email = 1 tema

Es tentador escribir un correo muy bien detallado y estructurado, con una lista de temas que expones y que requieren respuesta. Parece que te “quitas todo de golpe”, y ¡en un solo correo!

El único caso en el que puedes hacer esto con ciertas garantías es cuando lo envías a una única persona.

Si hay varios receptores, lo más probable es que cada uno responda a un tema distinto de la lista, por lo que al final del día tendrás una bonita cadena de respuestas distintas, todas ellas con el mismo “Re: ” en el asunto del mensaje. Es decir, que cuando quieras recuperar quién dijo qué sobre algo, tendrás que repasar toda la cadena.

Además, es muy fácil, por aquello de la ley del mínimo esfuerzo, que alguien responda al tema A de tu correo original y comente sobre la respuesta de un tercero al tema B, o bien que responda a dicho tercero sobre B, y al mismo tiempo aporte su punto de vista sobre A.

Es un lío, ¿verdad? Pues eso es lo que hay que evitar.

Es preferible enviar cuatro correos, cortos y certeros.

Escribe un asunto descriptivo del contenido del correo

Si utilizas un asunto vago e impreciso, lo primero que pasará por la cabeza de quienes lo reciban será un desganado “A ver de qué va esto”. Mal empezamos…

Lo segundo que pasará es que, como ya sabemos, los correos tienen una vida más larga de lo que nos gustaría y sí, conviene guardarlos mucho tiempo. Eso quiere decir que correos con un asunto como “Tema del viernes”, “Lo del pedido”, etc, nos van a sonar a chino cuando al cabo de dos semanas queramos recuperar el plan original de la reunión de trimestral de contabilidad (el “tema del viernes”), o las indicaciones para realizar pedidos al nuevo proveedor (”lo del pedido”).

Lo tercero es que a la persona que está al otro lado del correo, le va a pasar exactamente lo mismo, con lo cual es fácil que te encuentres con un “No lo encuentro, ¿me lo envías de nuevo, por favor?” Con lo que la pelota está de nuevo en tu tejado…

Responder en contexto

Este es de lo más útil, si se hace bien.

Cuando recibes un correo en el que se abordan varios temas (quizá incluso lo has enviado tú), tener que responderlo al estilo de “y a lo que me comentas del tema del viernes, tengo que responderte que…”, es desastroso.

¿Escribir de nuevo lo que ya ha escrito el otro? ¿Para que sepa a qué me estoy refiriendo? ¿Y además responder? Con la de cosas que hay que hacer…

Un ejemplo de cómo te puede ir mejor:

Recibes:

“Hola,

Tienes que enviarme los informes de contabilidad antes del viernes, que luego van a venir los de Gestenfeiser a comer y Paco lo quiere tener visto porque cerramos el trimestre.

No sé si te han comentado que es el cumpleaños de Rebollo, estamos poniendo cinco euros cada uno ¿te apuntas?

Un saludo,

XXX”

Respondes:

“Hola XXX,

Te respondo en [contexto]

Tienes que enviarme los informes de contabilidad antes del viernes [Mañana miércoles te los envío], que luego van a venir los de Gestenfeiser a comer [Qué pesaditos] y Paco lo quiere tener visto porque cerramos el trimestre [Noooo, el trimestre se cierra la semana que viene... Avisa a Paco]

No sé si te han comentado que es el cumpleaños de Rebollo, estamos poniendo cinco euros cada uno ¿te apuntas? [Qué me dices, con lo salao que es. Me apunto]

Un saludo,

YYY”

Para que este truco salga bien, tienes que asegurarte de:
-En primer lugar, decirle a la persona a la que respondes que lo estás haciendo en contexto, y cómo se distingue visualmente esa respuesta. De lo contrario, si escanea rápidamente el correo, puede pensar que le has respondido… nada.
-Esas respuestas en contexto se distinguen visualmente tanto si la persona que lo va a recibir tiene habilitado el html en su correo (con lo que vería los colorines), como si los ve en texto plano, para lo cual usas los [corchetes].

Bonus: el correo entero en la línea de asunto

No me resisto a incluir un último truco, un poco más heavy, que particularmente me encanta:

Asunto: “Hola, envíame el informe de contabilidad, por favor. Un saludo [FIN]”
Asunto: “¿Qué día vienen los de Gestenfeiser a comer? Saludos, [FIN]”

Asunto: “Es el cumple de Rebollo. Ponemos 5 euros ¿te apuntas? [FIN]”

La partícula final [FIN] en el asunto sólo causa extrañeza la primera vez, todo el mundo lo coge al vuelo cuando abre el correo y ve que el correo entero está en el asunto.

Obviamente, sólo funciona para correos muy breves, pero el rendimiento que da suele ser bárbaro: todos agradecemos cuando alguien nos pone las cosas fáciles, así que la respuesta que obtenemos suele ser rápida, corta y precisa.

Que es justo lo que queríamos…

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