Posteado April 30, 2008 a 2:29 am por Jordi Perez
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Uno de los factores de productividad de la pyme, según comentaron en las jornadas PIMESTIC a la cual asistimos, es la gestión de la documentación de un modo OnLine.
Podemos considerar 2 grandes tipos de documentos:
1- Los documentos de ámbito interno a la empresa: procedimientos, formularios, memorandums, informes de venta, hojas y formularios de recogida de información, documentación ISO, etc, etc.
2-Los documentos de ámbito externo a la empresa: catálogos, folletos, trípticos, formularios de sugerencias, de reclamación, especificaciones de productos, etc.
Normalmente, para poder instrumentalizar un sistema de “biblioteca online” de los documentos de la empresa es necesaria una intranet (para documentos internos) o una extranet o sección privada de clientes en mi web (para documentos externos).
A grandes rasgos, el uso de documentos electrónicos supone:
- una medida de aumento de eficacia, puesto que es más ágil su aprobación y/o revisión.
- una medida de incremento de productividad, puesto que su consulta es más agil. Un documento electrónico permite, de por si, buscar palabras, imprimir sólo lo que necesitas… te permite ahorrar tiempos de lectura…
- una medida de maximizar la eficiencia, ya que permite ahorrar en costes de impresión, difusión, etc.
Como caso de éxito, EADA, la Escuela de Alta Dirección y Administración. Contar con toda la documentación de un modo online le supuso más de 4 años de trabajo. No obstante, los ahorros de costes de impresión de todos los programas, documentación interna de los propios cursos, material lectivo, etc, etc, ha sido enorme.
Es un caso representativo de cómo implementar un sistema de documentación Onlien puede suponer un gran avance en la productividad de una Pyme.
Fuente imagen: Computing.dundee.ac.uk
Publicado en: Casos de exito uso de IT, Productividad
Posteado April 18, 2008 a 3:34 pm por ansueta
La idea de que una aplicación es mejor cuantas más funcionalidades ofrece no siempre está justificada. Desde luego, no en el caso de los autónomos y las pequeñas y medianas empresas, que normalmente realizan tareas muy concretas, y cuentan con estructuras reducidas y recursos limitados. Por eso, a la hora de elegir o construir la aplicación que necesitas, conviene tener en cuenta que “menos” puede acabar siendo “mucho más”, tal y como sucede en otras disciplinas. Es decir, que concentrarse en las funcionalidades clave, en las que de verdad aportan valor a tu negocio, puede ser el mejor método para conseguir el software de gestión más adecuado.
Sencillez
Si el otro día hablábamos de la agilidad que ofrece SCRUM para gestionar proyectos, y de la transparencia que caracteriza a las aplicaciones de código abierto, en esta ocasión nos centraremos en la sencillez. Esta pequeña pequeña y práctica filosofía puede condensarse en sólo tres palabras: “menos es más”, y consiste en diseñar sitios web y aplicaciones sencillas, que hacen exclusivamente aquello que necesitamos y no otra cosa. Nada más y nada menos. El objetivo es que podamos concentrar nuestro esfuerzo y nuestros recursos en hacer muy bien nuestro trabajo del día a día, las tareas que realizamos siempre. Vamos a analizar esta perspectiva con un poco más de detalle.
El problema
Durante muchos años, el principal objetivo de los proveedores de software ha sido ofrecer al usuario el máximo de opciones y funcionalidades. Parecía que la única forma de competir era superar en número al adversario: más funciones, más presupuesto, más recursos.
Como consecuencia de esta “escalada” continua, hemos creado aplicaciones gigantes, diseñadas para satisfacer las necesidades de un “super-usuario total” que en realidad no existe. Al intentar cubrir todas las necesidades, estas aplicaciones se han vuelto demasiado complejas, incómodas e ineficientes para realizar algunas tareas que pueden ser básicas para nuestro negocio. Esto ha hecho que mucha gente haya decidido replantearse la filosofía de “cuanto más, mejor”.
Como hemos mencionado, los autónomos y las PYMES necesitan herramientas que les ayuden a desempeñar de manera eficaz su trabajo diario. El uso de una aplicación sobredimensionada -que ofrece muchas más funcionalidades de las que luego se van a utilizar- puede presentar las siguientes desventajas:
- Es difícil que estas aplicaciones hagan exactamente aquello que necesitamos, porque no están diseñadas pensando en nuestra labor concreta, sino en cubrir el máximo de funcionalidades. Un ejemplo clásico: necesitamos apuntar nuestros gastos del mes y, al final, acabamos utilizando una complicada hoja de cálculo para introducir media docena de importes. La potencia de la hoja de cálculo no está en discusión pero, ¿realmente es este el programa que más nos facilita el trabajo?
- El esfuerzo que se ha invertido en desarrollar ese máximo de opciones y funcionalidades es un esfuerzo que se ha dejado de invertir en mejorar otras funcionalidades vitales para nuestro negocio (ver la eficiencia de Pareto más abajo).
Sea por la complejidad de la aplicación, sea por lo restringido de nuestras tareas, no siempre llegamos a utilizar todo el potencial disponible. Estas opciones y funciones “inútiles” -al menos para nosotros- pueden generar los siguientes inconvenientes:
- Ocupan espacio en el interfaz y en la mente del usuario, por lo que resultan más complicadas de entender y perjudican a la usabilidad de la aplicación
- Consumen recursos: pueden consumir memoria y son más caras y complicadas de mantener
- Cuestan más: son funcionalidades por las que el cliente tiene que pagar aunque no las utilice. Incluso aunque no se pague estrictamente por funcionalidad, el esfuerzo invertido en su desarrollo acaba repercutiendo en el precio final.
Siguiendo en la misma línea, un sitio web repleto de funcionalidades resulta:
Por eso es tan importante tener claro qué es lo que realmente necesitamos.
Lógicamente, esto no significa que las grandes aplicaciones genéricas no sirvan. Desde luego, para las grandes compañías, que cuentan con una amplia estructura, puede tener todo el sentido del mundo disponer de un sitema ERP muy complejo. Para el resto, no siempre está tan claro.
Esta reflexión es común en casi cualquier disciplina. Tomemos un ejemplo muy simple:
Imagina una navaja suiza multiuso. Con ella puedes cortar el pan, puedes descorchar una botella o cortarte las uñas; puedes incluso soltar una tuerca, o utilizarla como un palillo para los dientes…
Está muy bien que esa herramienta te ofrezca tantas posibilidades pero, si lo único que quieres es cortar el pan cuando vas de paseo al campo, ¿para qué quieres una navaja multiuso?
En cierto modo, es tirar el dinero. Es mejor que te compres una navaja sencilla pero que se ajuste a lo que de verdad vas a hacer con ella. Que pese poco y que tenga un filo dentado para cortar mejor el pan. Eso es lo que tú necesitas. Y, además, te va a costar menos dinero.
A medida
Una de las posibilidades destacadas para encontrar la herramienta que buscas es un desarrollo a medida. Hace apenas 5 años, los precios y la tecnología hacían poco viable esta opción para las empresas pequeñas. Hoy, la competencia entre proveedores y la aparición de nuevas aplicaciones y herramientas ágiles, tipo Ruby on Rails, permiten realizar desarrollos sencillos en tiempos record. Sin duda la situación ha cambiado.
Como comentamos en un post anterior, también ha ganado peso el uso de aplicaciones de código abierto. Algunas han sido adaptadas y mejoradas por la comunidad para ajustarse a determinadas necesidades. Si, aún y todo, no satisfacen tus exigencias, siempre puede tomar una de ellas como punto de partida para después realizar una personalización.
“Menos” no significa “nada”
La filosofía de “menos es más” nos propone una reflexión interesante. Pero, como sucede con casi todo, si la llevamos al extremo puede perder su sentido. Es decir, si ese “menos” pasa a ser tan poco, tan poco que casi ni se nota, entonces no sirve para nada. Es lo que algunos, en tono jocoso, han denominado “menos es morro”: la aplicación hace tan pocas cosas, y de forma tan limitada, que resulta una tomadura de pelo…
En cualquier caso, antes de buscar o desarrollar la aplicación que necesitas, resulta muy útil plantearse la siguiente pregunta: ¿cuáles son las tareas que realizo en el día a día y que aportan valor a mi negocio? La aplicación debe dar la mejor respuesta a esta pregunta con los recursos disponibles.
Algunas ideas clave
El origen de la expresión “menos es más”. El arquitecto Mies van der Rohe, director de la conocida Escuela de la Bauhaus, hizo famoso el aforismo “Menos es más” (less is more). En 1929 recibió el encargo de proyectar el Pabellón de Alemania en la Exposición Internacional de Barcelona. Su edificio se convirtió en la gran atracción del evento, y una de las obras más innovadoras por su simpleza y funcionalidad. Mies conquistó a los usuarios. Y su aforismo “menos es más” pasó a la historia.
La navaja de Occam. La navaja de Occam es un razonamiento basado en una premisa muy simple: en igualdad de condiciones la solución más sencilla es probablemente la correcta. El postulado es algo así como “no debe presumirse la existencia de más cosas que las absolutamente necesarias”. Más
Eficiencia de Pareto. El concepto de eficiencia de Pareto dice que no es posible beneficiar a más elementos de un sistema sin perjudicar a otros. Se basa en criterios de utilidad: si algo genera o produce provecho sin perjudicar a otro, provocará un proceso natural hasta alcanzar el punto óptimo. En una reinterpretación libre, algunos traducen la eficiencia de Pareto en algo así como: concéntrate en ese 20% del trabajo que te va a permitir alcanzar el 80% de tus objetivos. Más
¡Mantenlo sencillo, estúpido! Traducido del inglés Keep It Simple Stupid (KISS), es un principio que recomienda el desarrollo informático empleando partes sencillas y comprensibles, y que rechaza los sistemas enrevesados.
Publicado en: General, Productividad, Tendencias
Posteado March 25, 2008 a 2:37 pm por Juan B.
Hemos comentado varias veces en PymeCrunch la importancia de las copias de seguridad y las diferentes posibilidades de realizarla. Pero como punto inicial a la hora de planficar dichas copias está la realización de una política de copias de seguridad que compagine por un lado el coste de realizarla y por otro el coste de la pérdida de la información.
Queremos en este post daros algunas recomendaciones de cara a vuestra política de copias de seguridad.
• Realiza copias de seguridad diarias de aquella información que se actualiza frecuentemente, y de alto valor para tu negocio. Piensa que si perdieras dicha información o tardaras un tiempo en recuperarla que la actividad de la empresa no se vea mermada.
• Realiza copias semanales de aquella información menos sensible, pero que aún contenga un cierto valor para la empresa, además de la información habitual diaria.
• Conserva al menos una semana la copia diaria, y al menos un mes la copia semanal. De esta forma, vas rotando el medio (cinta de backup, dvd regrabable, etc) pero conservando información de cierta antigüedad.
• Conserva una copia de cada mes, al menos durante un año.
• Finalmente, conserva una copia anual de la información. Nunca se sabe qué vas a poder necesitar, ni cuándo.
• Si es posible, intenta que las copias de seguridad sean incrementales, aunque es recomendable realizar una copia total cada cierto periodo de tiempo (por ejemplo semanal o mensual, dependiendo de la cantidad de información que se gestione). Por supuesto, las copias que se vayan almacenando deberían ser las totales.
• Se debe intentar que las cintas (o el medio que se utilice) no se almacenen en el mismo sitio donde se realizaron. Es decir, sácalas de la oficina o del edificio donde están ubicados los servidores. Si hay un incendio o inundación y las cintas están en el mismo edificio que los servidores, puedes perderlo todo. Si te lo puedes permitir, que se almacene en empresas de tipo Iron Mountain, donde disponen de espacio de almacenamiento de cintas de seguridad. También existe la muy recomendable opción del backup online que comentamos no hace mucho en PymeCrunch. En todo caso, los medios que tengan que estar en la misma ubicación que sea en una armario o caja ignífugo.
• Si existe información de carácter personal de nivel alto, dichas copias de seguridad deben almacenarse encriptadas, y cumpliendo con la legislación vigente al efecto.
• Realiza cada cierto tiempo una simulación de recuperación de las copias de seguridad. Porque no hay nada peor que estar tranquilos con la política definida, pero cuando llega el momento de la verdad, las copias no son fiables o tienen errores que impiden la recuperación parcial o total de la información.
Por supuesto, no realices copia de seguridad de lo que no tiene importancia para tu empresa, aquella información que si se pierde no tendrá repercusiones negativas más allá de la pérdida del fichero.
Y como siempre, mucho sentido común. Existen empresas que se gastan mucho dinero en copias de seguridad simplemente por el hecho de tener todo copiado en todo momento, todos los días, cuando disponiendo de una política adecuada se hubieran gastado menos y sin perder seguridad ni disponibilidad. Porque no todo es crítico, ni importante, ni urgente.
Publicado en: General
