Posteado August 2, 2008 a 8:09 am por Nacho Morató
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Acabamos con la parte de tablas dinámicas en excel que empezamos esta semana con el artículo Excel y tablas dinámicas I.
Si recordáis habíamos creado nuestra tabla dinámica como en la imagen y ahora tenemos que modificarla y dejarla de forma que muestre lo que realmente nos interesa.
En ocasiones, dependiendo de los datos que tengamos, aparecen en la tabla casillas en blanco que molestan. Y además, en lugar de querer que aparezcan las dos webs queremos solo una y de un año en concreto.
Todas estas opciones son muy fáciles de modificar con un par de clicks y es lo que hace interesante a esta herramienta, la facilidad con la que podemos seleccionar las características y fuentes de nuestro informe.
En la imagen se aprecia un menú que aparece tras hacer doble click encima del botón web. Aquí podemos seleccionar lo que queremos que nos muestre.
Para cada botón, columna de nuestra matriz de datos, que ponemos en la tabla; podemos configurar este menú de selección. Pero dependiendo si está como
También es muy común, que no hayamos colocado los campos que queríamos o que se nos haya olvidado alguno. Desde el botón derecho nos aparece la opción de Asistente, donde volvemos a la pantalla de creación del inicio y podemos volver a entrar en diseño, u otra forma que me parece más interesante, que es seleccionando la última opción Mostrar lista de campos
Aqui tenemos desplegada la lista de campos, y sólo tenemos que ir arrastrando los campos entre la ventana y la tabla.
Otro grupo de opciones interesntes lo tenemos en Opciones de tabla dinámica, que obtenemos en el menú que se despliega al pinchar con el botón derecho sobre la gráfica.
Podemos cambiar el nombre de la gráfica, si queremos que aparezcan los totales. Seleccionar la opción de Actualizar al abrir y unas cuantas más que veis en la imagen.
Pero si lo que queremos es cambiar el formato de una forma rápida, hay plantillas predefinidas, que encontramos en el menú Formato/Autoformato
Otro tema es la versión de Office que tengáis. Cuanto más nueva es la versión, más opciones, plantillas, etc encontraréis para modificar y hacer más potentes vuestras tablas dinámicas.
Gráficos dinámicos
Al igual que hemos creo una tabla dinámica, podemos hacer un gráfico dinámico. Bien partiendo desde cero, o a partir de la tabla dinámica. En el segundo caso, únicamente tenmos que pinchar con el botón derecho sobre la gráfica y seleccionar el botón de gráficos.
Una vez creado, se puede modificar el tio de gráfico y otros muchos parámetros al igual
Adjunto la hoja excel con las últimas modificaciones y el gráfico dinámico.
Ejemplo excel final
Publicado en: General, Software, Trucos
Posteado July 28, 2008 a 10:32 pm por Nacho Morató
Posiblemente las hojas de cálculo, y por supuesto excel sea la aplicación más importante en las pymes e incluso en muchas grandes empresas.
Se usa excel para todo, agendas, planificación de la producción, tarifas, informes, facturación y contabilidad, plantilla, etc. Todo lo que os imaginéis casi seguro que se está haciendo en alguna empresa en excel.
Si mañana cuando fueráis al trabajo todas las hojas de cálculo hubieran desaparecido, la mitad de empresas de España tendrían que cerrar hasta que se solucionara el problema. Es un poco exagerado, pero no tanto como parece.
Una pequeña anécdota, es que después de acaba la carrera y ponerme a trabajar, me he ido encontrando o quedando con amigos de la facultad. Y todos me han dicho lo mismo…. casi todo es excel.
Las grandes empresas suelen utilizarlo menos de manera general porque disponen de potentes ERP. Las medianas empresas, creo que abusan de excel, pero para las pequeñas empresas o micro-empresas puede ser una herramienta muy potente si se utilizan todas sus opciones. Por eso he pensado en escribir una serie de artículos explicando las herramientas que considero más importantes. Tablas dinámicas, solver, macros, programación vba, etc
Así pues empiezo la serie para que todo el mundo pueda sacarle el máximo partido a sus aplicaciones excel. Y el primer artículo se lo dedico a las tablas dinámicas.
Las tablas dinámicas nos permiten tratar de manera rápida y eficaz una gran cantidad de datos.
Para el ejemplo he utilizado datos reales de las estadísticas de dos páginas web. Yo trato todos los datos de estad´siticas de mis webs y de ingresos y costes, mediante excel. Al final del artículo he adjuntado la hoja excel con los datos y la tabla del ejemplo.
Lo primero para crear una tabla dinámica es prepara los datos a tratar. Cómo queremos controlar las estadísticas, mensuales, y anuales, los campos a crear son Año, Mes, el nombre de la Web, y los datos Páginas Vistas, Visitas y Usuarios Únicos Absolutos.
Los títulos de las columans se deberán de incluir en la selección de datos. Unos de los inconvenientes de las tablas dinámicas es la redundancia de datos. Observad, que tenemos que repetir el valor 2007, 2008, enero, etc, varias veces; mientras que con una base de datos relacional esto no ocurriría.
Una vez introducidos nuestros datos iniciales, vamos al menú Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos
Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde únicamente deberemos de pinchar en siguiente.Los gráficos dinámicos los veremos en otro artículo.
A continuación nos aparece una pantalla para seleccionar el rango de datos a utilizar en la tabla. En nuestro ejemplo, hemos utilizado una hoja entera del libro excel. Recordad algo muy importante, siempre que creéis una tabla dinámica como parte del rango de datos debéis de seleccionar los títulos de las columnas de datos.
Después de elegir nuestros datos, tenemos que decirle si queremos que cree la tabla en una hoja nueva en una existente. Hemos seleccionado una nueva, pero dependiendo de nuestra hoja de cálculo seleccionaremos una opción u otra, como más nos convenga.
Para pasar a la siguiente pantalla y poder concluir con el proceso de creación, vamos a darle un diseño inicial a la tabla, que modificaremos más adelante si no nos gusta el resultado. Para esto debemos de seleccionar el botón de Diseño
Aquí llegamos a una de las pantallas más importantes. En donde vamos a definir la estructura con la que se van a mostrar los datos seleccionados.
Consiste en arrastrar los botones de la derecha hasta las regiones en blanco que vemos. Fijaros que los botones son los títulos de las columnas de datos que hemos creado, y representan donde y como aparecerán representados los datos.
Nosotros hemos elgido las siguientes opciones
- Año, lo ponemos en el cuadrante página porque queremos ir separando los datos de manera anual y que no aparezcan los dos en la tabla.
- P. Vistas, Visitas y UUA en la sección de datos, porque son los valores que queremos tratar
- Web y Mes, uno en cada región para poder categorizar bien los datos.
No hace falta poner todos los botones ni rellenar todas las regiones, la única que siempre tiene que tener valores es la región de Datos
Un pequeño retoque que hacemos al diseño de la tabla, es cambiar los valores a mostrar en la tabla. En la imagen vemos que nos mostraría la opción contar P. Vistar, por lo que en cada mes tendríamos un 1 porque solo hemos metido un valor, si queremos ver el número de pa´ginas vistas, debemos poner el atributo suma.
Para esto, hacemos doble click sobre el botón y seleccionamos suma.
Aceptamos varias veces, y ya tenemos nuestra tabla dinámica. Cualquier variación que hagamos en el rango de datos seleccionados, se modificará aquí.
Pero puede ser que no se nos muestren los datos de la forma que habíamos pensado que iban a aparecer, que no queremos que los resultados se sumen, sino que se cuente, o se haga el promedio. Incluso nos apetece cambiar el formato proque es muy aburrido.
Todo esto y mucho más se puede hacer, con unos pocos clics, pero lo vemos en otro artículo, junto con los gráficos dinámicos.
Os adjunto un excel con los datos y la tabla dinámica creada en este ejemplo, por si queréis investiga y modificar.
Datos y tabla dinamica de muestra en excel
Si tenéis alguna consulta no dudéis en preguntar
Publicado en: General, Software, Trucos
Posteado July 2, 2008 a 8:56 am por Jordi Perez
Hace poco os comentábamos una funcionalidad de Spreadsheets de Google (las hojas de cálculo online, tipo Excel o OpenOffice), que era la posibilidad de realizar formularios.
Hoy os queremos hablar de los Gooogle Gadgets para Spreadsheets. Es una opción que aparece en la zona de menús de GoogleSpreadsheets, y son una continuación a las típicas funciones disponibles en un Excel offline de toda la vida. Hasta hace poco no estaban disponibles en la suite de hojas de cálculo de Google.
Los gadgets vienen a suplir una carencia importante hasta hace poco de Google Spreadsheets, que era poder aprovechar las potencialidades de las hojas de cálculo para realizar gráficos, comparativos, etc… (muchos de los usuarios de excel que conozco sólo usa Excel y Openoffice para gráficos)
No obstante, pese a hacerse de rogar, los Gadgets de GoogleSpreadsheets aportan algunas ventajas respecto a los típicos de las versiones offline, como por ejemplo:
- Se insertan fácilmente en tu hoja de cálculo Online mediante un menú thickbox, que te permite elegir entre todos los gráficos, diagramas, y funcionalidades especiales de GoogleSpreadsheets.
- Su uso es mucho más intuitivo, ya que todos los parámetros están en una sola pantalla, y son fácilmente introducibles. En las veriones offline, configurar un gráfico contiene solapas, submenús, etc. Aquí lo tienes todo de un vistazo.
- Al ser mini-applicaciones online, te permite utilizar bondades del medio online, como, por ejemplo, poner un cuadro de búsqueda de Google, tanto de búsqueda de texto como de imágenes, o insertar un GoogleMaps en tu hoja de cálculo.
- Hay funcionalidades especiales, desarrolladas por terceros a Google, pero que aportan opciones que o no existían en las versiones offline, o no eran tan fáciles de usar. Por ejemplo, la posibilidad de realizar gráficos de Gantt, simplemente y de un modo muy satisfactorio. Este Gadget crea un gráfico de Gantt usando columnas para “nombre de tarea”, “fecha de cuando empieza”, “fecha de cuando acaba”, y “porcentaje completado”, a parte de opciones adicionales como relaciones precedentes. Como nos cuentan en Google, el diagrama indica el status planificado de cada tarea, así como las tareas con retraso. Otras configuraciones permiten ajustar la escala de tiempos a días, semanas, meses, o trimestres.
Los Gadgets también se pueden configurar en tu ventana principal de iGoogle, para más comodidad y facilidad para el usuario de aquellos que precisen más atención y seguimiento.
Este es un paso más para poder disponer de herramientas online tanto o más satisfactorias que las tradicionales offline.
Publicado en: General
