Usa el formato PDF para blindar facturas y presupuestos

Posteado January 28, 2008 a 12:06 am por Jordi Perez Feed Articulos

PDF es el formato de portabilidad de documentos creado por Adobe. Es un formato ya muy extendido, y es raro si existe algún usuario de internet que todavía no haya abierto nunca un PDF.

Entre sus características más importantes, destacamos:

Puedes exportar cualquier tipo de documento a PDF. Textos, gráficos, imágenes, hojas de cálculo… reduciendo su tamaño en KiloBytes para minimizar su “peso” y ser más livianos en un e-mail, por ejemplo (a eso se refiere la portabilidad)
La visualización de un PDF se hace mediante programas de lectura apropiados (Adobe Acrobat Reader, por antonomasia, u otros programas, como FoxitReader, un programa liviano y muy funcional)
En las versiones de generación y edición de PDF, se puede cifrar el contenido para proteger los datos e informaciones
Permite la firma electrónica. Lo usan, por ejemplo, los arquitectos para que el colegio de arquitectos pueda visar los planos, por lo que su firma se puede considerar oficial o válida legalmente.

Pese a que estas ventajas las conocen la mayoría, no todo el mundo utiliza programas de edición y creación de PDF’s. Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos tipo .doc, .xls … Ello conlleva un gran riesgo a que la información sea manipulada o accidentalmente borrada, y da una imagen de poca seriedad.

El programa oficial, Adobe Acrobat, ofrece la garantía del creador del formato PDF. No obstante, existen programas gratuitos para generar PDF, como el software PDFRedirect, creado por EXP Systems. A continuación podéis ver un ejemplo de su pantalla de uso:

Pantalla PDFRedirect

el funcionamiento es simple. Desde tu editor de textos, imágenes o hojas de cálculo, eliges “Imprimir”, seleccionas la impresora PDFRedirect, y se ejecutará el programa. Incluso podrás ver una preview de cómo queda el documento. Acto seguido, eliges dónde vas a guardar el documento PDF, y con qué nombre, y listo. Ya tienes una copia de tu documento en PDF.

Generando PDF’s de tus documentos importantes que sueles enviar por e-mail (presupuestos, cartas, facturas, etc) darás seriedad y oficialidad al documento que envías, lo blindarás ante eventuales cambios o retoques por parte del destinatario, e incluso puedes recibir el OK del cliente mediante una firma electrónica en el mismo documento PDF.

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