Posteado April 9, 2008 a 3:23 am por Juan B.
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Una de las primeras acciones que debemos de considerar para ordenar nuestro tiempo es detallar las tareas que tenemos que realizar.
Para ello, hay diferentes estrategias, y herramientas que siguen esas estrategias (pero tengamos en mente que primero debemos elegir cómo queremos gestionar nuestras tareas y luego buscar la herramienta adecuada). Existen desde las que requieren una planificación de cada tarea, asignación de personas, recursos, priorización, etc, hasta la realmente simples que sólo requieren disponer de una lista que podamos repasar.
En un post posterior, analizaremos las ventajas de una y otra estrategia de gestión de tareas, pero comentaros que lo más importante es en todo caso escribir en algún sitio las tareas que tenemos pendientes de realizar. Hay quien lo hace en un cuaderno, o hay quien utiliza una herramienta informática para ello. Lo importante es que anotemos dicha tarea que nos ha entrado. Luego decidiremos cómo afrontarla, cómo las ordenamos respecto a cuándo las realizaremos (esas ‘clasificaciones’ las determina la técnica que utilicemos finalmente), pero insisto en que lo básico es apuntarlas. Entre otras cosas, es una práctica de ‘salud mental’, y que está documentado como una de las estrategias básicas para reducir el estress.
Existen muchas herramientas para gestionar las listas de tareas. Veremos hoy una de ellas, realmente básica, pero totalmente innovadora por la plataforma tecnológica utilizada. Se trata de Doomi, herramienta basada en la reciente plataforma de Adobe AIR.
Es una herramienta básica, donde disponemos de las siguientes posibilidades:
• Dar de alta una tarea
• Asignarle un aviso pasado un cierto tiempo (desde una hora hasta un día)
• Dar por completada una tarea
• Ver tareas completadas
• Limpiar las tareas completadas
Al ser una herramienta basada en Adobe AIR, requiere la instalación de dicha plataforma. Posteriormente, la herramienta queda instalada en nuestro equipo, con mucha facilidad y poco consumo de recursos.
Realmente, pocas acciones nos permite. Se echan de menos otras posibilidades que enriquecerían de forma importante esta aplicación:
• El aviso podría ser planificado, por fecha, o por periodos
• Posiblidad de fecha el inicio de la tarea, así como la finalización
• Posibilidad de asignarle importancia y/o urgencia de la tarea.
• No perder en ningún momento las tareas completadas, permitiendo realizar búsquedas sobre ellas.
• Posibilidad de minimizar la aplicación como un icono, no como una aplicación de la barra de tareas.
• Se echa de menos una cierta documentación de la aplicación.
Tras unas pequeñas pruebas realizadas, también se aprecia que cuando la lista de tareas crece, se hace muy complicado gestionarlas, ya sea por visualización (las que caben en la pantalla del ordenador) como por la propia gestión de las tareas.
Realmente, una aplicación muy sencilla, gratuita, pero de muy reciente aparición. Esperemos que evolucione incrementando funcionalidad y operatividad, y que en poco tiempo podamos recomendarla para la gestión de nuestras tareas. De momento, no es el caso.
Visto en Genbeta.
Publicado en: Productividad, Software
Posteado March 8, 2008 a 3:37 am por Juan B.
¿Cuántas veces no acabas pensando que el día se ha ido y no has sacado el provecho que esperabas de él? O que no te ha dado tiempo. O que te faltan horas del día.
Estamos ante un caso típico de gestión del tiempo. Y aunque existen diferentes técnicas para lograr un mejor control de tu tiempo, voy a exponer algunas recomendaciones comunes entre varias de ellas, aplicadas a una situación de trabajo normal hoy en día.
En primer lugar, no quieras intentar cambiar tu gestión del tiempo si no estás totalmente convencido de que lo necesitas y que estás dispuesto a hacerlo. Sólo si existe un compromiso con uno mismo es posible hacerlo. Como todo cambio, conlleva una reordenación de nuestros hábitos, de nuestro entorno, en definitiva, de nuestra estabilidad (ordenada o no). Por ello, tenlo claro antes de iniciar alguna técnica.
Una vez que tengas claro que estás convencido y comprometido con el cambio, el resto es relativamente fácil, y es aplicar mejores prácticas muy documentadas. Unas serán mejores que otras según quién las recomienden, pero en todo caso, son efectivas.
La clave de una buena gestión del tiempo está en planificar (en orden normalmente de prioridades) e intentar respetar dicha planificación en la medida de lo posible. Por supuesto, teniendo en cuenta que también tenemos que considerar la posibilidad de disponer de tiempo para lo que aparezca de forma improvisada… respetando las prioridades establecidas, por supuesto.
Debido a este factor clave, no pensemos que la gestión del tiempo sólo nos pertenece y afecta a uno mismo, es importantísimo gestionar también el entorno y la propia asertividad.
Una vez tengamos claros los puntos anteriores, algunas cuestiones básicas:
• Muchas de las prácticas de gestión del tiempo empiezan por conocer en qué utilizamos el tiempo. Pero no por aproximación, sino exactamente. Es el punto de inicio para comprender cuánto de nuestro tiempo es utilizado y cuánto gastado (o desperdiciado). Podéis encontrar una plantilla en BusinessBalls. Cuando tengas claro esta división, podrás empezar a tomar decisiones sobre qué es lo que te hace productivo o en qué gastas tiempo sin necesidad (o al menos sin necesidad de hacerlo en el momento en el que lo has gastado, recuerda que existen prioridades).
• No compruebes el correo electrónico cada poco tiempo. Es uno de los peores escenarios, leer continuamente el correo electrónico. Por varios motivos, pero principalmente porque esa actitud no permite concentrarse en realizar las tareas que tenemos planificadas en el tiempo que tenemos planificado. Por lo tanto, configura los avisos de nuevo correo adecuadamente, y comprueba tu correo exclusivamente cuando lo tengas planificado.
• Intenta hacer lo mismo con las llamadas telefónicas, aunque en este caso es más complicado, pero no imposible. Pero si vas a iniciar una actividad planificada de alto valor para ti, pon el teléfono en silencio, y dedícate a esa actividad. Luego habrá tiempo para repasar y devolver las llamadas recibidas.
• Haz una primera selección sobre las tareas que realizas, e identifica aquellas que te ofrecen mayor valor de aquellas que son relativamente superfluas. Esto te dará una primera pista para realizar la priorización de las mismas.
• Por supuesto, inicia una lista de tareas en tu herramienta preferida (Exchange, Lotus Notes, o herramientas de tareas que existen en la red, como Remember the Milk, o Nozbe o Labelia), o en un cuaderno si hace falta.
Una vez empieces con estos temas básicos, empezaremos a utilizar algunas técnicas. Cada uno podrá seleccionar aquella que mejor le convenga o a la que le vea más posibilidades. Recordemos que cada uno es diferente a otro, y una técnica podrá venir mejor a unos que a otros.
Pero eso será en otro post.
Fuente: businessball.com
Publicado en: General, Productividad
