Posteado July 8, 2008 a 2:07 pm por Jordi Perez
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Enviar archivos grandes por e-mail puede ser un problema, puesto que podemos encontrarnos con que el sistema de correo del destinatario no los acepte, o incluso puede que le resulte incómodo puesto que en muchas empresas el tamaño del buzón de cada usuario está limitado a una cierta cantidad de Megas/buzón.
No hay un criterio unificado, pero, como término general, un archivo de más de 3 Mb ya se puede considerar “grande”. Una fotografía en formato JPEG de una cámara de 6 Megapíxeles supera fácilmente los 2,5 Mb, y un Powerpoint es muy fácil que llegue a pesar demasiado cuando se adjunta una imagen por transparencia.
A continuación reseño algunos procedimientos o trucos que nos pueden solucionar el envío de archivos grandes.
1- Comprimir el archivo.
Es básico para intentar optimizar el peso en Mb de lo que queremos enviar. Programas de compresión como WinZip o WinRar son habituales en muchos ordenadores, pero parece que a veces muchos usuarios olvidan de que disponen de él. Simplemente haciendo clic con el botón derecho y seleccionar “Añadir archivo” podemos generar un archivo .ZIP o .RAR, para enviar por e-mail. No obstante, muchas veces no es suficiente para rebajar el peso del archivo (un Jpeg, un PDF, etc son archivos ya de por sí optimizados, y por tanto, poco podremos comprimir.
2- Usar sistemas de correo online que permitan grandes adjuntos.
Clientes web de correo como Gmail permiten adjuntos de hasta 20 mb. Otros correos web como Yahoo también permiten adjuntar archivos enormes. Lo bueno de estos sistemas es la fiabilidad en el envío, y si nuestro destinatario es otro cliente de correo web similar, el tamaño de los buzones de nuestros destinatarios es suficientemente capaz de alojar este tipo de envíos.
3- Usar Skype para transferencia de archivos.
Skype, como plataforma de comunicación vía VoIP o chat es genial, pero también puede servir para hacer transferencia directa de usuario a usuario. Basta con arrastrar el archivo a la ventana de chat, y que el destinatario acepte la recepción. Es cómodo, rápido, segurom puesto que no hay intermediarios, el destinatario se guarda el archivo donde le plazca (mis documentos, mis imágenes, escritorio…). Personalmente he transferido archivos de 20, 30, 50 Mb sin ningún problema.
4- usar servicios online como MailBigFile.com
MailBigFile es un ejemplo de muchos que hay para alojar grandes archivos en un servidor remoto, para así facilitar a nuestro destinatario simplemente un link para que se lo descargue cuando él quiera. Para usar este servicio web no hay que instalar nada en nuestro ordenador. La opción gratuita es muy sencilla de usar: basta con indicar la dirección del destinatario, “examinar” nuestro PC para adjuntar el archivo en cuestión, y enviar.
Hay muchos otros sistemas, como el uso de FTP, o otros programas similares a MailBigFile, como Filemail (envío de archivos de hasta 2Gb), Dropsend.com (de hasta 1Gb)… Lo mejor es disponer de ellos en función de cada necesidad. Por ejemplo, en las comunicaciones internas dentro de la empresa, hay muchos casos que el sistema de transferencia de archivos de Skype puede llegar a sustituir los e-mails internos, reservando el e-mail para comunicaciones con el exterior.
Invito a los sectores a dejar sus experiencias o trucos en los comentarios de esta entrada.
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Trucos
Posteado March 6, 2008 a 9:52 pm por Jordi Perez
Remember the Milk es una aplicación web que te permite realizar listas de tareas (task-to-do). Es un proyecto que se lanzó hace ya tiempo, y que ha tenido bastante éxito.
No obstante, desde hace unos meses que lo estoy usando como un complemento interesante para la administración de mis tareas diarias, gracias a que lo han integrado dentro de la ventana principal de Gmail, mi gestor de correo electrónico.
Si os convenció nuestro post sobre Gmail, y estáis usando este servicio OnLine de correo cortesía de Google, ahora, con Remember The Milk (RTM), os proponemos que dispongáis de una ventana adicional dentro de Gmail para gestión de tareas y listas de cosas a hacer.
Los puntos fuertes:
- claridad de uso, liviano y sencillo
- facilidad de organización de tareas,
- vista previa con detalle de todas las tareas simplemente pasando el ratón por encima
- identificación visual de tareas vecidas, pendientes, etc…
Esta es la apariencia de mi propio “cliente” online de correo:
Como véis, la ventana de este gestor de tareas aparece el la parte derecha. Es muy sencilla de administrar, y tienes las tareas a hacer siempre visibles.
Para habilitar Remember the milk, deberás trabajar en Firefox, puesto que es un complemento realizado para este navegador. Pincha aquí para bajarte directamente el complemento RTM. Una vez instalado, deberás ir a la web de RTM y darte de alta.
Por supuesto, deberás dar los datos de conexión de tu cuenta Google para que sincronice todo (gmail con Remember the milk).
En un siguiente post haremos una review de la integración Remember the Milk con GoogleCalendar.
Publicado en: Software, Trucos
Posteado March 3, 2008 a 11:25 pm por Jordi Perez
Ya hicimos una reseña de las bondades de Gmail como gestor online de correo electrónico brindado por Google. Más de 6 Gb de espacio de almacenamiento de e-mails, archivos adjuntos de hasta 20 Mb, interficie muy amigable, y online!, para acceder a tu buzón estés donde estés.
Gspace es un interesantísimo complemento para aprovechar más esos 6Gb de espacio disponible en tu cuenta de e-mail de Google. Se trata de un protocolo de transferencia de archivos de tu PC al espacio Google (los 6Gb). Es decir, que aprovechas los Gb que te sobran en tu Gmail para tener un disco duro remoto, como un Pen-Drive virtual a tu disposición siempre que quieras.
Es muy interesante para gestionar archivos que empiezas en casa y los acabas en el trabajo, por ejemplo, o para hacer copias de seguridad de tu pen drive real.
Es un complemento disponible en el navegador Firefox.
1- una vez te lo has bajado, el complemento está disponible en el menú de Firefox herramientas / Gspace
2- Al hacer clic, esta es la ventana que aparece, con un login. Si es la primera vez que lo usas, deberás dar de alta tu cuenta de Gmail en Gspace, es decir, user y password.
3- deberás navegar por la ventana de la derecha para buscar el archivo, y hacer clic en las flechas para gestionar la transferencia de archivos, de Mi PC a los 6Gb de mi cuenta google, y viceversa.
Así de simple, así de útil. Realmente aplicaciones conceptualmente tan simples son las que realmente son más útiles.
Enlace para descargar Gspace si usas Firefox: Aquí.
Publicado en: Software, Trucos
Posteado January 18, 2008 a 11:33 am por Jordi Perez
En un post anterior, sobre Gmail, comentamos cómo una herramienta on line tiene ventajas inherentes que permiten una movilidad total en el acceso a la información de trabajo estés donde estés, independientemente de si estás en el ordenador de tu oficina como en el de un hotel, un cibercafé, etc.
Hoy es el turno de las suites ofimáticas. Una Suite ofimática es conjunto de aplicaciones para su uso en entornos de oficina, profesionales, o incluso domésticos. Suele incluir programas de edición de textos, hojas de cálculo, de presentaciones, gestión de correo, de contactos y un navegador.
Una suite ofimática on line te permite todo lo anterior, pero accediendo a la información de manera remota, estés donde estés, y, con ventajas añadidas, como la posibilidad de edición multiusuario o acceso a revisiones anteriores del mismo documento.
El ejemplo más notorio son las suites de Google, de las cuales cabe destacar:
GoogleDocs, con la que tendrás acceso a documentos de texto, de hoja de cálculo o presentaciones (serían los hermanos online de Word, Excel y Powerpoint de MS Office).
Ventajas:
- Excelente usabilidad: la interficie y pictogramas hacen su uso muy evidente.
- Acceso fácil a la información: almacenamiento en carpetas y subcarpetas, múltiples formas de acceder a los documentos (documentos creados por mi, documentos en los que participo, creados este mes, creados este año…)
- La edición es sumamente parecida a los tradicionales programas off line, con lo que no hay problemas de adaptación a un nuevo programa, puesto que es lo mismo, pero vía web.
- Puedes invitar a compañeros o contactos a la edición del documento, con lo que permite un desarrollo de entornos de grupo de trabajo, rebotando todos los miembros al mismo documento, permitiendo trabajar de manera simultanea, e incluso chatear (en el caso de las hojas de cálculo de Google).
GoogleCalendar, es otra suite que es un complemento muy interesante a las típicas agendas offline o al mismísimo calendario de Outlook. La principal ventaja es que el calendario es compartible con los usuarios a los que tu invites, y todos los miembros de tu grupo de trabajo pueden crear citas, administrarlas, e invitarse recíprocamente. En entornos de trabajo on line multiusuario, con GoogleDocs, el GoogleCalendar es un complemento especialmente útil.
No osbtante, GoogleDocs no es la única opción. También están las suites de ZOHO, que como novedad respecto a GoogleDocs es que también ofrecen numerosas opciones de conferencias web, Base de Datos online, un Organizador personal y, en versiones de pago, un CRM o un Project Planner, además de plugins para navegadores que facilitan el acceso a la información.
A pesar de otras numerables opciones que existan o puedan existir, el poder de Google, y la clave de su hegemonía es el efecto integración: cuantos más usuarios tenga uno de los servicios de la suite, más ello arrastra al uso del resto de suites. Es decir, el hecho de que Gmail tenga tanto éxito hace que sea más fácil usar un GoogleDocs que un Zoho, por el efecto de con mi cuenta de Google para Gmail accedo a todos los servicios integralmente. Esa es la principal baza de las suites de Google.
Publicado en: Aplicaciones Web, Productividad, Software
Posteado January 15, 2008 a 11:30 am por Jordi Perez
Hay muchas opciones para gestionar tu e-mail. Los clientes de correo (como ejemplos, Outlook y Outlook Express de MS Office, Mail de Apple, o Thunderbird de Mozilla) han sido durante muchos años la opción para muchos usuarios, por su sencillez de configuración y uso, para gestionar los contactos, etc.
Las opciones de correo on line tradicionalmente se habían usado para el correo personal, privado, con un uso más lúdico.
Gmail, el servicio de correo de Google, todavía en fase beta, se podría considerar un “pseudo-cliente” de correo que se ha desmarcado de las anteriores 2 categorías. Es un servicio online, pero que te hace las veces de “cliente”, puesto que te permite configurar el buzón a múltiples e-mails, aunque no sean de Google, usando el POP3. Gracias a ello, puedes configurar cualquier cuenta de correo en tu servicio online, y “migrar”, si lo deseas, la gestión de cualquier correo a Gmail.
Esta es la pantalla del panel de Configuración/Cuentas, mediante el cual puedes administrar e-mails de otras cuentas.
Ese ha sido un gran salto cualitativo en el uso de Gmail, puesto que eleva las prestaciones de un servicio que ya de por sí tiene muchas ventajas.
Ventajas del servicio Gmail de Google:
- Es gratuito.
- Más de 6 Gb de capacidad (y aumentando), por lo que no hay problema en que descargues vía POP3 de otras cuentas. Hay espacio de sobra.
- Envía archivos adjuntos de hasta 20 Mb.
- La interficie gráfica ha ido evolucionando, y goza de unas características de usabilidad muy interesantes (auto-save de contactos, potente buscador de e-mails en tus buzones mientras redactas los campos de destinatario/s del correo, agrupamiento de conversaciones, etiquetas identificativas de colores…
- Potentísimo filtro anti-spam: el filtro que viene por defecto en el servicio de Gmail es tan eficaz como algunos servicios de pago. Lo he podido comprobar personalmente.
- Integración con un servicio de mensajería instantánea, el chat de Gmail, con la particularidad de que todas las conversaciones de chat se guardan en su carpeta/buzón correspondiente.
Una de las ventajas de Gmail desde el punto de vista de un empresario o profesional es que te permite optimizar el tiempo de gestión de los e-mails. Por su potente filtro anti-spam, por su identificación visual mediante etiquetas de colores, por su buscador, y porque, en general, está concebido según unos parámetros de usabilidad muy acertados y madurados.
Como solución de movilidad, un buzón on line te permite acceder a tu buzón, estés donde estés. Es como si llevaras contigo tu ordenador de la oficina. El hecho de que sea online resuelve los típicos problemas de descarga de e-mails en varios ordenadores que tienen los clientes de correo.
Recientemente, en Genbeta se ha publicado los resultados de unas encuentas sobre el correo electrónico preferido por sus lectores. La opción Gmail ha recivido 1045 votos, mientras que un cliente tradicional de correo como Thunderbird sólo 146. No obstante, no se ha publicado los votos que ha recibido Outlook de MS.
Si no tienes una cuenta de Google, y deseas dar de alta tu correo Gmail, haz clic aquí.
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Productividad
