“La característica fundamental de la información es que puede ser transmitida”.
El estudio de la información se centra en el estudio de los procesos de transimisón de mensajes y en la medida de la cantidad de información que contienen esos mensajes. La información puede ser considerada como un objeto matemático (perspectiva digital numércia de la información)
La medida de la información de un mensaje es totalmente independiente de su contenido semántico.
Justificación de la codificación de información.
El modo en que es codificado un mensaje depende, no solamente de las caracerísticas del canal, sino también de nuestros objetivos y necesidades.
De forma general, la información se codifica para:
Posibilitar su almacenamiento en el menor espacio posible (compresión)
Mejorar o preservar su calidad cuando es transmitida a través de canales (codificación contra errores)
Asegurar su confidencialidad, de modo que sólo el receptor de destino pueda acceder a su contenido (cifrado)
Las razones para la utilización de esquemas de codificación en la empresa son variadas, auqneu la mayoría tienen que ver con facilitar el manejo de la información.
disminución de la cantidad e información que fluye por la empres: se funciona con los códigos de los ítems, que serán, con toda seguridad, más pequeños y manejables que la descripción y el resto de información de los ítems asociada a éstos (ficha técnica, escandallos)
ahorro de espacio en las bases de datos: las tablas relacionales de la base de datos de la empresa utilizan el campo del código en sus relaciones y no otra información que requeriría de mayor espacio de almacenamiento.
agiliza las consultas a las bases de datos, en cuanto que para localizar la información asociada a un ítem, bastará con teclear su código, que lo identifica de forma única en todo el sistema de información, evitando sí tener que hacer varias consultas o filtrados.
Algunos ejemplos de utilización cotidiana de los códigos son:
Los números de teléfono
matrículas de vehículo.
dni
isbn de los libros
los códigos de los productos de los supermercados
Fuente: Apuntes de Gestión de Sistemas Avanzados de la Fabricación. Ingeniería Industrial en la Universidad Politécnica de Valencia
La forma de definir Archivd mas rápidamente es diciendo que viene a ser como un delicious para el trabajo en equipo.
Esto resumen su funcionalidad básica es guardar enlaces y páginas web que encontramos en internet para tenerlas a mano y poder consultarlas luego. Adentrandonos un poco mas podemos decir que también tiene bastante de Evernote, ya que no guarda solo en enlace (como delicious) sino que copia el contenido de la web para que desde la aplicación la podamos consultar.
Después entran todas las herramientas de trabajo en grupo con las que nos permite organizar, agrupar y ordenar toda la información recopilada.
Esta información podemos organizarla en proyectos a los que las distintas personas tendrán acceso.
Para ayudarnos en la recopilación de los contenidos de forma rápida dispone de bookmarklets para el navegador. Al agregar un contenido le indicaremos la lista o proyecto donde guardar la información y categorizarla. Podemos enviar alertas a algunos de los miembros del equipo o o marcando sitios en lectura programada para su lectura posterior.
Dispone de una versión gratuita limitada a un solo proyecto, dos usuarios y 50 páginas o de pago tipo premium que van ampliando estas capacidades.
A cualquier contenido recopilado podemos insertarle comentarios, categorias y valoraciones y por otro lado tenemos distitnas formas de visualizar los datos recopilados en forma de tablas y listas, imágenes o la muy interesante en ocasiones modo mapa.
Os dejamos el vídeo introductorio de demostración de la web de Archivd.
Cubetree es un proyecto que pretende trasladar las ventajas de las redes sociales al mundo empresarial. Concebida como herramienta para las empresas y para mejorar la comunicación en el trabajo y por tanto el trabajo colaborativo.
Es una aplicación diseñada a modo de red social diseñada para facilitar la comunicación en la empresa entre compañeros de trabajo.
Para empezar el aspecto es familiar ya que es bastante parecida a Facebook. Esa familiaridad en el diseño ayuda a que la curva de aprendizaje sea mínima y es una buena estrategia para lograr que funcione a nivel de empresa.
Las dos partes principales en CubeTree son las mimas que en otras redes sociales: el hilo o muro (The Feed – The Wall) y el perfil (Profile).
En en hilo se ven las actualizaciones de los compañeros de trabajo.
Y en la página de perfil, en lugar de mostrar fotos o vídeos de uno mismo, se enfatiza el acceso a la información y documentos.
Cubetree intenta ser el centro de referencia de la información de la empresa. En este gráfico podemos ver como catalogan al rededor del usuario dos círculos concéntricos de funciones.
Las funciones de red social y por tanto comunicación. Estar informado de lo que ocurre en la empresa y poder informar a los demás de lo que tu estas haciendo.
Las herramientas de trabajo colaborativo donde poder escribir, compartir información, archivos y documentos, etc…
También me ha llamado la atención viendo el vídeo explicativo que se puedan crear grupos en los que participe gente de fuera de la empresa, cosa que puede resultar bastante útil para integrar a consultores, colaboradores o proveedores en ciertos temas. Y que contempla el poder compatibilizarse e importar elementos de otros servicios sociales.
Los cofundadores de CubeTree, Carlin Wiegner (también CEO) y Ross Fubini (también CTO), procedentes los dos de Symantec, presentaron recientemente su producto que en realidad es una combinación de los mejores aspectos de servicios y redes sociales ya existentes adaptadas en este caso al mundo de la empresa.
Al ser un servicio SaaS, en sus términos contemplan que la información es propiedad de la empresa que lo usa y no de Cubetree que solo presta el servicio.
Viene a cubrir desde un enfoque y perspectiva algo distinta, el mismo sector y necesidad que Yammer o Jive.
Puede ser una herramienta con mucho futuro sobretodo en compañías grandes donde la infraestructura regional, los departamentos y otros factores en ocasiones disipan la colaboración activa y en muchas ocasiones la retención de ideas y talento.
No puedo evitar recordar al ver cubetree la ponencia de Luis Suárez (@elsua) en el EBE 08 contando como en IBM ya utilizan este tipo de herramientas en su día a día interno.
Actualmente dicen que la compañía más grande en la que se está probando CubeTree tiene unos 100.000 empleados.
Cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber: ¿Dónde está un informe que se necesita?, ¿dónde archivar un documento que se acaba de redactar? o ¿qué hacer con un correo electrónico en el que figura un pedido?
También son cada vez más las entidades que se preguntan: ¿Se debe evitar duplicidades de documentos y el uso de versiones no actualizadas?, ¿se extravían documentos críticos o archivos?, ¿qué se puede hacer en cuanto a mejorar la eficacia de las búsquedas de documentos?, ¿qué documentación contiene información relevante para la empresa?, ¿qué hay que guardar y cómo hacerlo con seguridad?
A la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, es decir, el capital intelectual de la organización. Resulta imprescindible actuar y hacerlo con celeridad.
En muchas ocasiones es necesario comenzar por llevar a cabo una auditoría de la información y del conocimiento en la organización. Además de reflejar los flujos de la documentación asociada a los procesos vitales, permite evidenciar aspectos como si hay la necesaria implicación de la dirección, si existe una cultura corporativa favorable o identificar necesidades de formación y de motivación del personal.
Es fundamental aplicar la norma ISO 15489 de Información y documentación. Gestión de documentos (generalidades y directrices) que propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continúa del sistema.
A partir de ahí está claro que hace falta una aplicación de gestión documental que permita asegurar que la información y el conocimiento corporativo se comparten. Una herramienta, que facilite que la información esté organizada y fluya convenientemente. Una tecnología para integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.
Dentro de este objetivo encontramos el ECM de Yerbabuena Software, basado en el software libre Nuxeo, y que es una aplicación muy potente para la gestión documental de una empresa.
Un servicio muy útil a la hora de gestionar los Sistemas de Información (SI) de una empresa o sus Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) son las Auditorías. Una Auditoría es una radiografía de una parte de una empresa o organización. Las auditorías pueden ser externas(Hechas por un consultor externo a la organización) o Internas(Hechas por gente de la misma organización ).
El objetivo de una Auditoría es descubrir las causas de problemas en el funcionamiento, la verificación de presuntas causas o simplemente mejorar su funcionamiento. Algunos ejemplos son:
Auditoría técnica de sistemas para conocer el estado actual del hardware de la empresa (Estado, Antigüedad, Si es el adecuado, etc.),
Auditoría de la explotación para conocer el estado actual de los elementos de una explotación(Licencias, Recursos de explotación, ),
Auditoría de las redes de la empresa (LAN, WAN, Intranets, Extranets, etc.) y evaluar su adecuación, seguridad, etc.
La información obtenida de la auditoría debe servir a la dirección de la empresa para la toma de decisiones, como por ejemplo: Implementar un software o otro según sus necesidades, Conocer los puntos flacos de la infraestructura de la empresa, Realizar un plan de mejora de los SI de la empresa, Implementar medidas para reducir costes, etc.
El tipo de auditoría puede variar (puede ser interna o externa, auditoría de objetivos, etc.). No obstante, como común denominador, el ciclo de vida básico de una auditoría es el siguiente:
1- Inicio de la auditoría: Contrato y definición del alcance. La definición del alcance de la auditoría es un punto crítico, hay que acotar exactamente el trabajo ha hacer para obtener los resultado deseados (Mucha gente no presta atención a esto).
2- Revisión de la documentación y preparación de las actividades: Aquí se define el plan de auditoría, se organiza la inspección y se preparan los documentos de trabajo (Formularios, Listas de verificación, etc.).
3- Desarrollo del plan de auditoría
4- Preparación del informe de la auditoría y presentación de resultados: Una vez finalizadas las acciones del plan de auditoría se debe preparar el informe de auditoría donde debe aparecer toda la documentación de la auditoría y sus conclusiones. También debe realizarse la presentación de los resultados a la persona auditada y asegurarse que son comprendidos.
En resumen, la auditoría es una herramienta poco conocida y muy valiosa a la hora de tomar decisiones en lo que a TIC/SI se refiere. Una auditoría (externa o interna) nos brinda la información necesaria para tomar decisiones sobre una base sólida y con garantías de éxito.
Para empezar el aspecto es familiar ya que es bastante parecida a Facebook. Esa familiaridad en el diseño ayuda a que la curva de aprendizaje sea mínima y es una buena estrategia para lograr que funcione a nivel de empresa.
