Posteado September 23, 2008 a 10:23 pm por Nacho Morató
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Existe un problema, cuello de botella, restricción o como queramos llamarlo que cualquier persona que trabaje en un almacén habrá observado.
Se trata de la gran cantidad de información que se mueve entre el almacén (carretilleros, mozos de preparación de pedidos, jefe de almacén, etc y las oficinas (expedición de mercancía, gestor de stocks, departamento de tráfico, etc)
Cualquier mercancía que entra en el almacén hay que revisarla, avisar de diferencias con el albarán, gestionar las incidencias, ubicar la mercancía, preparar y expedir la mercancía. Para coordinar todas estas acciones el binomio oficinas-almacén tiene que estar en continuo contacto.
Una de las soluciones más comúnmente adoptadas es la del walkie talkie. Se trata de una herramienta fácil de manejar y no muy costosa, con un radio de acción que en modelos buenos puede ser de varias centenas de metros, sin necesidad de tener antena ni un ancho de banda asignado.
La instalación de una antena para radios de acción de varios kilómetros es otro tema utilizado en ocasiones para la comunicación de media distancia entre transportistas y departamentos de tráfico.
Para la situación que describimos (mejorar la comunicación entre las oficinas y el almacén) únicamente se necesita un walkie dentro de la oficina y uno por carretilla u operario, todos conectados al mismo canal.
Ventajas.
- Disminuimos recorridos de máquina.
- Disminuimos tiempos perdidos.
- Se reducen errores por el aumento de la comunicación.
- Se aumenta la velocidad de las operaciones.
- Herramienta sencilla y rrelativmente barata
Inconvenientes.
- Posible reducción del indicador de productividad de máquina. Esto no es un inconveniente a la hora de trabajar, pero si que puede serlo si hay que presentar informes a nuestros superiores.
Resulta paradójico este descenso de la productividad de máquina, que también puede presentarse con cada mejora en las operaciones de un almacén. Al mejorar la distribución en planta y reducir el recorrido de máquina, u optimizar las operaciones de cross docking
La productividad de una carretilla se obtiene a partir de sus horas de funcionamiento. Con los walkies o con la redistribución en planta lo que hacemos es que la máquina trabaje menos realizando las mismas operaciones. Por tanto su horas de funcionamiento se reducirán y con ello su productividad.
Es cierto que hemos mejorado su capacidad y podemos realizar más trabajo; pero si no tenemos más trabajo y la máquina para, su productividad se reducirá.
Recientemente hemos implantado en nuestro almacén un juego de tres walkies y tanto los paseos de gente de la oficina como de los carretilleros se han reducido considerablemente, permitiéndonos ocupar ese tiempo en actividades más importantes. Ganando un tiempo precioso, en las últimas horas de la tarde, cuando tenemos nuestras puntas de trabajo.
Me parece una demostración de como podemos utilizar herramientas de la tecnología de la información para mejorar las operaciones en nuestra empresa.
Para cualquier duda ya sabéis, a los comentarios….
Publicado en: Comunicaciones, Productividad
Posteado a 8:00 am por Jordi Perez
El Acta de una reunión es una medida totalmente necesaria (aunque no suficiente) para lograr que las reuniones sean productivas. Es evidente que toda reunión tiene que quedar registrada de algún modo, y el acta es el resumen que nos permitirá:
- comprobar los asistentes reales y los que excusaron su asistencia
- registrar las decisiones tomadas en la reunión
- determinar el plan de actuación, en el caso de que lo haya, después de la reunión
- convocar oficialmente una nueva reunión.
No obstante, mi experiencia me dice que hay determinados formalismos en las reuniones que son totalmente inútiles. Vamos a detallar los puntos mínimos necesarios para que cualquier reunión sea ágil, y cumpla con los requisitos formales mínimos para separar los formalismos necesarios de los que generan una mera pérdidas de tiempo.
1- Antes de la reunión, facilita a los asistentes el orden del día.
Es evidente, pero no siempre se hace. Es imprescindible para que todos conozcan de qué se va hablar, y se preparen cada tema adecuadamente.
Si alguno de los asistentes no se prepara sus puntos, en una reunión quedará retratado con aportaciones poco desarrolladas.
2- Lectura de los asistentes en la propia reunión.
Hablar sólo de quien no ha podido venir, quien ha excusado su asistencia. En algunas empresas todavía se hace la presentación de asistentes, cuando en realidad todos se conocen, puesto que son compañeros de trabajo.
3- No leas el acta anterior.
Seamos profesionales. Que cada uno se lea la reunión anterior (si la hay) antes de asistir a la reunión en cuestión. Leer el acta anterior es como decir que los asistentes son inútiles porque no saben prepararse la reunión de hoy.
4- Trata los puntos de la orden del día en el orden en el que los enunciaste.
Es importante, puesto que algunos de los asistentes se habrán preparado los temas en ese orden de importancia. Por tanto, es importante que quien redacta el orden del día ordene los temas de mayor a menor importancia.
5- Registra las decisiones en una nueva acta de reunión en la misma reunión.
Trabajemos simultániamente, no tomes apuntes en una libreta durante la reunión para después gastar 1 hora en redactar un acta perfecta. Es mejor redactar una acta esquemática ipso facto que no perder tiempo después. A parte, es interesante que todos los asistentes se vayan de la reunión con el plan de trabajo ya realizado y visualizable desde que se sientan de nuevo en su escritorio.
6- gestiona la documentación con herramientas online.
Usa la intranet de la empresa para tener un registro de actas, o en su defecto usa herramientas tipo GoogleDocs, convenientemente compartidas. A parte de ser cero papel, son más adecuadas para posibles revisiones, correcciones, etc.
Publicado en: Comunicaciones, Productividad
Posteado August 29, 2008 a 7:41 am por Jordi Perez
Seguramente, si hiciéramos un cálculo rápido de tiempos muertos, y ladrones de tiempo, saldría una cifra bastante grande de tiempo perdido esperando a que se inicie al 100% nuestro PC con Windows. Ya en XP es lento, pero con Windows Vista más (almenos antes de la primera actualización de Service Pack, que es cuando yo usé uno durante un tiempo). No es demasiado crítico, porque a primera hora de la mañana no molesta hacer otras cosas mientras se inicia tu máquina (ordenar la mesa, ordenar papeles, ir a hacer tu café, o charlar con quien sea).
El problema es cuando, a media jornada, tienes que reiniciar. Si el tiempo de arranque es largo, puedes llegar a desesperarte.
Entre otros factores, este tiempo de arranque se debe a los programas que se inician junto con tu windows. Windows inicia junto con otros programas (programas instalados, librerías, etc). Gestionando este arranque simultáneo se puede acelerar el proceso de arranque, y reducir el tiempo muerto.
Se trata de no arrancarlo todo al principio. Se trata de que windows vaya arrancando paulatinamente, para no consumir tantos recursos al inicio de la sesión. Cabe decir que con Linux o Mac esto no pasa (al menos, para no ser tan categórico, no pasa tan estrepitosamente).
Startup Manager te permite gestionar todos los programas que se inician junto a Windows en el inicio de la sesión, de una forma fácil y rápida. Está en español, y nos permite eliminar o desactivar todo lo que se inicia junto con Windows. Si bien, ésto se puede hacer desde msconfig, pero, Startup Manager nos ofrece un entorno más amigable y fácil para utilizar, para cualquier nivel de usuario.
Descarga Startup Manager pinchando aquí.
Vía: Blog informático
Publicado en: Software, Trucos
Posteado May 26, 2008 a 9:22 am por ansueta
3 prácticas extraídas del desarrollo de software ágil que puedes aplicar en tu empresa para mejorar la productividad del equipo y la calidad del trabajo:
1. Un espacio de trabajo adecuado para el equipo
Aunque a alguno todavía le parezca cosa de magia, las barreras físicas afectan directamente a la comunicación entre los diferentes componentes de una empresa o de un equipo, y condicionan las relaciones que se establecen entre ellos. Las paredes en una oficina, los pasillos e incluso los separadores que se interponen entre dos empleados que se sientan frente a frente pueden entorpecer la comunicación fluida y constante que estamos buscando.
Algunas ideas:
- Luz, buena ventilación y plantas.
- Espacios compartidos en los que la gente trabaja frente a frente, codo con codo. Y espacios semi-privados para mantener reuniones y conversaciones telefónicas.
- Grandes corchos y pizarras para apuntar ideas, esquemas o procesos y poder compartirlos con el equipo.
- Buenas sillas y mesas, y equipos informáticos actualizados.
- Cada persona puede “configurar” su espacio a su gusto, con sus plantas, sus carteles, sus juguetes.
- Es mejor que el espacio esté abierto a los miembros de otros equipos de la empresa, y que puedan acercarse cuando quieran para ver qué se cuece y cómo se trabaja.
- Servicios de primera necesidad: es conveniente que los baños, las impresoras o la máquina de café se encuentren cerca del área de trabajo.
- Si la comunicación es abierta, fluida y continua, es muy probable que, en ocasiones se vuelva un poco ruidosa. Así que es mejor que haya suficiente espacio entre el espacio del equipo y otras áreas de la empresa, de manera que no llegue a molestar.
2. Ciclos de trabajo cortos
Aunque este apartado está muy ligado al desarrollo de software, en esencia puede aplicarse a casi cualquier ámbito: si el objetivo -llamemosle entrega- está muy alejado en el tiempo, la motivación del equipo decrece y acaba por desinflarse. Resulta mucho más apasionante descomponer el proyecto en tareas más reducidas y con entregas más frecuentes en el tiempo. En el desarrollo ágil de software se trabaja, por ejemplo, mediante sprints que duran una semana. Resulta muy recomendable ver el planteamiento de la metodología Scrum.
La motivación es la base de la productividad. Si no alcanzamos a ver el final, es muy fácil que cunda la relajación/aburrimiento entre el equipo, y que cuando llegue el momento de realizar la entrega, se produzca el desastre… Los ciclos de trabajo cortos generan una especie de “presión”, pero esta presión, lejos de desmoralizar, motiva a los integrantes del equipo y les ayuda a superar las situaciones complejas del proyecto. Eso sí: para que este sistema funcione, es necesario confiar en el equipo, y permitirle que se auto-gestione y se organice para superar las situaciones más complicadas. Esa confianza es la mejor manera de generar compromiso en los miembros del equipo.
3. Pon el trabajo a prueba
Durante el proceso de diseño y construcción de cualquier producto o servicio surgen muchos cambios, nuevas peticiones, añadidos, correcciones, etcétera. Y la clave fundamental del éxito estriba en ser capaz de responder a esos cambios con agilidad. Se trata de evitar esa situación tan temida: hemos acabado el producto, y sólo entonces nos hemos dado cuenta de que hay que incorporar tantos cambios y modificaciones que ese producto, simplemente, ya no sirve. Es demasiado tarde para cambiar. Si estás construyendo, pongamos por caso, una web, no esperes al final para ver si al cliente le gusta, o para comprobar que funciona como estaba previsto.
Es necesario incorporar los cambios a lo largo de todo el proceso, manteniendo una comunicación fluida en el equipo y con el cliente. Es la manera en que podremos ir creciendo y aprendiendo, en un proceso de mejora continua que realmente estimulará a todos los miembros del equipo.
Plantéatelo así: los cambios son fruto del conocimiento; surgen cuando descubrimos algo más sobre el producto, sobre las necesidades del usuario o sobre las peticiones del cliente. Incorporar ese cambio es todo un reto pero, si lo superamos, podemos estar seguros de que nuestro producto o servicio es mejor que antes de introducir la modificación.
Aunque parezca lo contrario, la calidad no tiene por qué estar siempre reñida con la velocidad. En el mundo del desarrollo software se utiliza un método ágil conocido como Test Driven Development que consiste, básicamente, en lo siguiente: en un escenario de ciclos de trabajo cortos y cambio constante, cuando se decide incluir una nueva funcionalidad, primero se crean unos “casos de prueba” que la aplicación tiene que superar para cumplir con los requisitos, y después se realiza la programación para que la aplicación supere esos casos de prueba. Es decir, no se programa primero y se testea después, sino que, partiendo de los requisitos, primero se determina el test que hay que superar y después se crea el código necesario para pasar la prueba. Este método permite realizar el trabajo a muy buen ritmo reduciendo notablemente los defectos y errores.
Algo más sobre el tema pero más enfocado en el desarrollo de software.
Publicado en: General, Productividad, Tendencias
Posteado May 18, 2008 a 8:22 am por Jordi Perez
El e-learning es importante para todo profesional, trabajador, o empresa, puesto que en el mundo actual quien no esté reciclado y familiarizado con las novedades teóricas de su especialidad se puede quedar fuera del mercado laboral. Son muchos los profesionales que deberán hacer algún tipo de reciclaje durante su vida laboral.
Quisiera transmitir mi experiencia personal, dado que estoy cursando un segundo ciclo sobre Publicidad y Relaciones Públicas en la Universitat Oberta de Catalunya, la UOC. Este post no es más que otro ejemplo de las bondades y ventajas en el uso de herramientas ofimáticas online. Con ello, desde Pymecrunch, nos hacemos eco de que, pese a ser una universidad online virtual, he podido constatar que 2 de los 3 profesores que he tenido no saben qué es GoogleDocs, pese a que agiliza muchísimo el proceso de hacer los trabajos encomendados en equipos de trabajo.
Mi compañero Oliver y yo estamos realizando las Pruebas de Evaluación Continua (PAC’s, trabajos que te permiten no tener que hacer exàmenes) mediante GoogleDocs. Oliver no conocía estas suites… y la verdad es que creo que a partir de ahora las va a usar más de una y dos veces…
Esta es la sistemática que seguimos:
- Un DOC para el planteamiento del trabajo, con preguntas, respuestas, resaltados… un documento de trabajo.
- Otro DOC más definitivo, tanto en contenido como en forma, sin resaltados, ni cambios de colores en la fuente, que es la versión definitiva. En este vamos colocando lo que ya tenemos hecho y que está OK.
- Google-Powerpoints para las presentaciones. También realizadas de forma colaborativa, por supuesto.
- Spreadsheets para los cálculos que haríamos en un Excel.
- Chat, tipo Gtalk o similar.
Evidentemente no se trata más que de aprovechar las potencialidades de GoogleDocs para:
- Trabajar sin tener que vernos físicamente. Ello es un ahorro en tiempo y gasolina.
- Un sólo documento, sin versiones, y sin errores de versión.
- Trabajando simultáneamente sobre el mismo Word, Powerpoint… usando Chat, nos ha ahorrado TODAS las llamadas por teléfono. Ello es un ahorro en teléfono.
- Tanto él como yo nos bajamos el archivo Word, Excel o Powerpoint cuando está acabado, y tanto él como yo lo podemos presentar a nuestro profesor-consultor.
adjunto un par de pantalladas para que veáis que con estas herramientas todo lo que haces en un Office habitual lo puedes hacer también de forma colaborativa, online, y en Grupo de Trabajo… que de esto se trata.
Vista del Word de Google
vista del Powerpoint de Google.
Adjunto también un video fenomenal que comentó Víctor recientemente aquí en Pymecrunch.
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Trucos
