Posteado May 26, 2008 a 9:22 am por ansueta
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3 prácticas extraídas del desarrollo de software ágil que puedes aplicar en tu empresa para mejorar la productividad del equipo y la calidad del trabajo:
1. Un espacio de trabajo adecuado para el equipo
Aunque a alguno todavía le parezca cosa de magia, las barreras físicas afectan directamente a la comunicación entre los diferentes componentes de una empresa o de un equipo, y condicionan las relaciones que se establecen entre ellos. Las paredes en una oficina, los pasillos e incluso los separadores que se interponen entre dos empleados que se sientan frente a frente pueden entorpecer la comunicación fluida y constante que estamos buscando.
Algunas ideas:
- Luz, buena ventilación y plantas.
- Espacios compartidos en los que la gente trabaja frente a frente, codo con codo. Y espacios semi-privados para mantener reuniones y conversaciones telefónicas.
- Grandes corchos y pizarras para apuntar ideas, esquemas o procesos y poder compartirlos con el equipo.
- Buenas sillas y mesas, y equipos informáticos actualizados.
- Cada persona puede “configurar” su espacio a su gusto, con sus plantas, sus carteles, sus juguetes.
- Es mejor que el espacio esté abierto a los miembros de otros equipos de la empresa, y que puedan acercarse cuando quieran para ver qué se cuece y cómo se trabaja.
- Servicios de primera necesidad: es conveniente que los baños, las impresoras o la máquina de café se encuentren cerca del área de trabajo.
- Si la comunicación es abierta, fluida y continua, es muy probable que, en ocasiones se vuelva un poco ruidosa. Así que es mejor que haya suficiente espacio entre el espacio del equipo y otras áreas de la empresa, de manera que no llegue a molestar.
2. Ciclos de trabajo cortos
Aunque este apartado está muy ligado al desarrollo de software, en esencia puede aplicarse a casi cualquier ámbito: si el objetivo -llamemosle entrega- está muy alejado en el tiempo, la motivación del equipo decrece y acaba por desinflarse. Resulta mucho más apasionante descomponer el proyecto en tareas más reducidas y con entregas más frecuentes en el tiempo. En el desarrollo ágil de software se trabaja, por ejemplo, mediante sprints que duran una semana. Resulta muy recomendable ver el planteamiento de la metodología Scrum.
La motivación es la base de la productividad. Si no alcanzamos a ver el final, es muy fácil que cunda la relajación/aburrimiento entre el equipo, y que cuando llegue el momento de realizar la entrega, se produzca el desastre… Los ciclos de trabajo cortos generan una especie de “presión”, pero esta presión, lejos de desmoralizar, motiva a los integrantes del equipo y les ayuda a superar las situaciones complejas del proyecto. Eso sí: para que este sistema funcione, es necesario confiar en el equipo, y permitirle que se auto-gestione y se organice para superar las situaciones más complicadas. Esa confianza es la mejor manera de generar compromiso en los miembros del equipo.
3. Pon el trabajo a prueba
Durante el proceso de diseño y construcción de cualquier producto o servicio surgen muchos cambios, nuevas peticiones, añadidos, correcciones, etcétera. Y la clave fundamental del éxito estriba en ser capaz de responder a esos cambios con agilidad. Se trata de evitar esa situación tan temida: hemos acabado el producto, y sólo entonces nos hemos dado cuenta de que hay que incorporar tantos cambios y modificaciones que ese producto, simplemente, ya no sirve. Es demasiado tarde para cambiar. Si estás construyendo, pongamos por caso, una web, no esperes al final para ver si al cliente le gusta, o para comprobar que funciona como estaba previsto.
Es necesario incorporar los cambios a lo largo de todo el proceso, manteniendo una comunicación fluida en el equipo y con el cliente. Es la manera en que podremos ir creciendo y aprendiendo, en un proceso de mejora continua que realmente estimulará a todos los miembros del equipo.
Plantéatelo así: los cambios son fruto del conocimiento; surgen cuando descubrimos algo más sobre el producto, sobre las necesidades del usuario o sobre las peticiones del cliente. Incorporar ese cambio es todo un reto pero, si lo superamos, podemos estar seguros de que nuestro producto o servicio es mejor que antes de introducir la modificación.
Aunque parezca lo contrario, la calidad no tiene por qué estar siempre reñida con la velocidad. En el mundo del desarrollo software se utiliza un método ágil conocido como Test Driven Development que consiste, básicamente, en lo siguiente: en un escenario de ciclos de trabajo cortos y cambio constante, cuando se decide incluir una nueva funcionalidad, primero se crean unos “casos de prueba” que la aplicación tiene que superar para cumplir con los requisitos, y después se realiza la programación para que la aplicación supere esos casos de prueba. Es decir, no se programa primero y se testea después, sino que, partiendo de los requisitos, primero se determina el test que hay que superar y después se crea el código necesario para pasar la prueba. Este método permite realizar el trabajo a muy buen ritmo reduciendo notablemente los defectos y errores.
Algo más sobre el tema pero más enfocado en el desarrollo de software.
Publicado en: General, Productividad, Tendencias
Posteado April 2, 2008 a 9:24 pm por ansueta
En muchas ocasiones, los modelos de gestión tradicionales no nos sirven para afrontar un reto que hoy en día resulta fundamental: incorporar cambios con rapidez y en cualquier fase del proyecto. Se trata de evitar lo que tantas veces nos ha ocurrido: cuando el proyecto se encuentra bastante avanzado nos damos cuenta de que no vamos por el buen camino o, simplemente, el cliente decide introducir cambios sustanciales, y esos cambios nos obligan a tirar por la borda todo el trabajo realizado hasta entonces, y nos impiden acabar en el plazo previsto.
Dado que los cambios nunca van a dejar de existir, lo que necesitamos es ser capaces de gestionar los proyectos de una forma más ágil. Con ese objetivo, en los años 80 los japoneses Takeuchi y Nonaka estudiaron las prácticas de empresas con buenos resultados de rapidez y flexibilidad en la producción: Xerox, Canon, Honda, NEC, Epson, Brother, 3M o Hewlett-Packard. De ahí extrajeron la base de la metodología SCRUM que, aunque nació en el ámbito tecnológico, ha ido creciendo hasta consolidarse en campos de actividad muy diferentes.
Seguro que puedes utilizar algunas de sus técnicas y procedimientos para mejorar la gestión de los proyectos en tu empresa. Estas son algunas de las claves de SCRUM:
Mejor con equipos pequeños y auto-organizados
Los equipos pequeños y formados por miembros de diferentes disciplinas consiguen mejores resultados. Es fundamental que el equipo pueda organizarse por sí mismo y la comunicación sea transparente. Esta es la manera de que todos los miembros se compromentan y se encuentren motivados. De hecho, la palabra SCRUM procede del vocabulario del rugby y significa melé; es decir, esa “figura” en la que los compañeros del equipo se amontonan, forman una piña y empujan todos en la misma direccion.
Punto de vista del usuario
La recogida de requisitos para crear un producto se realiza teniendo en cuenta la visión del cliente y del usuario. Para ello se utilizan las historias de usuario, unas sencillas tarjetas en las que se recoge -de forma esquemática y en un lenguaje claro- QUÉ es lo que queremos hacer.
Con esas historias de usuario construimos la lista de requisitos del producto o “product backlog”. A cada item de la lista se le asigna una prioridad. El equipo tiene que estimar cuánto tiempo es necesario para realizar cada una de las tareas.
Sprints cortos, entregas frecuentes
El mercado exige ciclos de desarrollo cada vez más cortos. Para lograrlo se utiliza el sprint de requisitos o “sprint backlog”, una lista en la que se detalla CÓMO se van a construir los diferentes requisitos del producto.
Los requisitos del product backlog se “trocean” para transformarlos en tareas de no más de 16 horas. Cada sprint suele realizarse en un plazo de entre 2 y 4 semanas. Al final, el objetivo es entregar algo que funcione, para el usuario pueda probarlo y se puedan introducir los cambios necesarios antes de que sea demasiado tarde. Esto es lo que nos permitirá ser flexibles.
Roles dentro de SCRUM
Aunque suene a broma, los roles se dividen en dos: los “cerdos” y los “pollos”. Y la mejor manera de entender la diferencia entre unos y otros es un chiste:
Un cerdo y un pollo van caminando por la carretera. El pollo le dice al cerdo:
-Oye, ¿por qué no abrimos un restaurante?
El cerdo se vuelve y le responde:
-Buena idea, ¿cómo quieres que lo llamemos?
El pollo se lo piensa y propone:
-¿Por qué no lo llamamos “Huevos con jamón”.
-No cuentes conmigo -responde el cerdo-. En ese caso, tú sólo estarías IMPLICADO, mientras que yo estaría realmente COMPROMETIDO.
Siguiendo esta lógica, el papel de los cerdos -que son los que están realmente comprometidos, porque son los que contribuyen con su “jamón” al proyecto- lo desempeñan:
- El product owner o dueño del producto, que representa la voz del cliente y aporta la visión de negocio. Él se encarga de escribir las historias de usuario, les da prioridad y las ubica en la lista de requisitos del producto.
- El ScrumMaster o facilitador, que tiene como principal papel el de dejar el camino libre de obstáculos e impedimentos para que el resto del equipo consiga el objetivo del sprint.
- El equipo, que tiene la responsabilidad de entregar el producto. Lo ideal es que incluya entre 5 y 9 miembros, y que pertenezcan a diferentes disciplinas (desarrolladores, diseñadores, etc.).
El papel de los “pollos”, que no son actores esenciales pero sí están implicados y deben ser tenidos en cuenta, lo juegan:
- Los usuarios del producto o aplicación.
- Los clientes y vendedores.
- Los gestores y directivos.
Reunión diaria. Transparencia total
Una de la figuras fundamentales de la metodología SCRUM es la reunión diaria de todo el equipo. Tiene que hacerse de la siguiente forma:
La reunión es diaria y se hace siempre a una hora predefinida, normalmente por la mañana. Es importante que todos los miembros del equipo acudan puntuales.
La reunión debe durar alrededor de 15 minutos y se realiza de pie, para mantener el máximo de concentración y atención.
Todos los roles son bienvenidos, pero sólo los “cerdos” pueden hablar
En la reunión se realizan las siguientes 3 preguntas clave: 1. ¿Qué has hecho desde ayer? 2. ¿Qué tienes planeado hacer mañana? 3. ¿Has encontrado algún problema para conseguir tu objetivo?
Uno de los puntos más importantes es el de la transparencia: todos los miembros saben que están haciendo os demás, y los problemas deben ser sacados a la luz en cuanto se detectan.
En definitiva, SCRUM permite la creación de equipos motivados, capaces de organizarse por sí mismos, donde la comunicación y la transparencia es total. Y además, con esta metodología, el usuario gana protagonismo y el cliente se convierte en parte del equipo de desarrollo.
Algunas herramientas ágiles
Los métodos de desarrollo ágil ponen el énfasis en la comunicación “cara a cara” y en los resultados más que en la generación de documentación y, por eso, muchos de sus procesos pueden llevarse a cabo prácticamente sin herramientas. Esta búsqueda de la sencillez no ha impedido que aparezcan en el mercado algunas aplicaciones específicas para trabajar con una metodología ágil. Os proponemos las siguientes:
Todo el ciclo del proyecto
En Rally afirman ser los auténticos y genuinos número 1 en el software de gestión ágil. Su aplicación cubre todo el ciclo del proyecto, y permite crear un flujo entre la labor de los gestores, desarrolladores y responsables de testing. Sus productos están centrados en las siguientes funciones: organización del proyecto, el reporte y control, la planificación y seguimiento, gestión de calidad, colaboración de equipos, customización e integración, y administración de permisos. Entre los clientes de Rally se encuentran varias grandes compañías.
Hecho para scrum
Scrumdesk es una herramienta de gestión diseñada específicamente para trabajar con SCRUM, la metodología de desarollo ágil más conocida. Permite automatizar los procedimientos básicos de SCRUM, como son la elaboración del product backlog (lista de requisitos de alto nivel ordenada según la prioridad), el sprint backlog (lista de tareas que deben ser completadas en un plazo de entre 1 y 4 semanas) o las historias de usuario.
Enseña tus cartas
Cardmeeting es una sencilla herramienta de colaboración simultánea en la que los usuarios pueden ir añadiendo sus cartas con ideas, conceptos, tareas, etc. Puede resultar útil para celebrar una tormenta de ideas o brainstorming, para realizar una planificación ágil, o simplemente para fijar y compartir las ideas con otros usuarios. Las cartas pueden clasificarse luego en diferentes categorías temáticas (curioso, sorprendente, divertido, frustrante) y colores, de forma que podemos asignar un orden a las ideas formuladas de manera dispersa. Todavía está en versión Alfa.
Publicado en: General, Productividad
