Posteado July 16, 2008 a 7:38 am por Víctor Esparza
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Una de las herramientas que como profesional autónomo, freelancer o pequeño emprendedor no podemos desestimar es el uso de las comunicaciones por VoIP. Si bien, supeditadas a dispner de una buena conexión, éstas -encabezadas por Skype- ofrecen una serie de recursos que bien aprovechados harán explotar positivamente nuestro desempeño. En VoIP News recopilaron 30 usos para la comunicación VoIP que no habías imaginado o estás desaprovechando, aquí 12 de ellos:
- Mejorar tu relación social con contactos
- Participar en conferencias con personas alrededor del mundo
- Hacer negocios desde cualquier lugar
- Reducir costes en pagos telefónicos
- Utilizarle para la creación de podcasts
- Hacerse de una linea alterna
- Llamadas compartidas sin la menor complicación
- Aumentar la productividad “multitarea”
- Administrar datos, conversaciones, eventos
- Fomentar la colaboración en tiempo real
- Compartir archivos y documentos
- Programar la realización de llamadas importantes
Publicado en: Comunicaciones
Posteado July 8, 2008 a 2:07 pm por Jordi Perez
Enviar archivos grandes por e-mail puede ser un problema, puesto que podemos encontrarnos con que el sistema de correo del destinatario no los acepte, o incluso puede que le resulte incómodo puesto que en muchas empresas el tamaño del buzón de cada usuario está limitado a una cierta cantidad de Megas/buzón.
No hay un criterio unificado, pero, como término general, un archivo de más de 3 Mb ya se puede considerar “grande”. Una fotografía en formato JPEG de una cámara de 6 Megapíxeles supera fácilmente los 2,5 Mb, y un Powerpoint es muy fácil que llegue a pesar demasiado cuando se adjunta una imagen por transparencia.
A continuación reseño algunos procedimientos o trucos que nos pueden solucionar el envío de archivos grandes.
1- Comprimir el archivo.
Es básico para intentar optimizar el peso en Mb de lo que queremos enviar. Programas de compresión como WinZip o WinRar son habituales en muchos ordenadores, pero parece que a veces muchos usuarios olvidan de que disponen de él. Simplemente haciendo clic con el botón derecho y seleccionar “Añadir archivo” podemos generar un archivo .ZIP o .RAR, para enviar por e-mail. No obstante, muchas veces no es suficiente para rebajar el peso del archivo (un Jpeg, un PDF, etc son archivos ya de por sí optimizados, y por tanto, poco podremos comprimir.
2- Usar sistemas de correo online que permitan grandes adjuntos.
Clientes web de correo como Gmail permiten adjuntos de hasta 20 mb. Otros correos web como Yahoo también permiten adjuntar archivos enormes. Lo bueno de estos sistemas es la fiabilidad en el envío, y si nuestro destinatario es otro cliente de correo web similar, el tamaño de los buzones de nuestros destinatarios es suficientemente capaz de alojar este tipo de envíos.
3- Usar Skype para transferencia de archivos.
Skype, como plataforma de comunicación vía VoIP o chat es genial, pero también puede servir para hacer transferencia directa de usuario a usuario. Basta con arrastrar el archivo a la ventana de chat, y que el destinatario acepte la recepción. Es cómodo, rápido, segurom puesto que no hay intermediarios, el destinatario se guarda el archivo donde le plazca (mis documentos, mis imágenes, escritorio…). Personalmente he transferido archivos de 20, 30, 50 Mb sin ningún problema.
4- usar servicios online como MailBigFile.com
MailBigFile es un ejemplo de muchos que hay para alojar grandes archivos en un servidor remoto, para así facilitar a nuestro destinatario simplemente un link para que se lo descargue cuando él quiera. Para usar este servicio web no hay que instalar nada en nuestro ordenador. La opción gratuita es muy sencilla de usar: basta con indicar la dirección del destinatario, “examinar” nuestro PC para adjuntar el archivo en cuestión, y enviar.
Hay muchos otros sistemas, como el uso de FTP, o otros programas similares a MailBigFile, como Filemail (envío de archivos de hasta 2Gb), Dropsend.com (de hasta 1Gb)… Lo mejor es disponer de ellos en función de cada necesidad. Por ejemplo, en las comunicaciones internas dentro de la empresa, hay muchos casos que el sistema de transferencia de archivos de Skype puede llegar a sustituir los e-mails internos, reservando el e-mail para comunicaciones con el exterior.
Invito a los sectores a dejar sus experiencias o trucos en los comentarios de esta entrada.
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Trucos
Posteado May 27, 2008 a 9:17 am por Jordi Perez
Skype es una potentísima herramienta para ahorrar en comunicaciones en tu empresa, como vimos hace meses aquí en Pymecrunch. Las bondades de skype, cogidas literalmente de su web:
- Llama gratis a cualquier persona del mundo que utilice Skype.
- Llama a teléfonos tradicionales y móviles a tarifas muy económicas por minuto.
- Mira con quién estás hablando a través de las videollamadas.
- Envía mensajes SMS a tus amigos dondequiera que estén y configura el desvío de llamadas para que estén siempre en contacto contigo.
- Entabla chats grupales con hasta 100 personas o realiza llamadas en conferencia con hasta nueve personas.
No obstante, mi experiencia al querer instalarlo en una pyme en la que trabajé, las deficiencias en la calidad del sonido hicieron que no llegara a instaurarse como una alternativa eficaz a las comunicaciones por VoIP.
Está disponible una nueva versión de Skype para windows, la 3.8, en la que, al parecer, los desarrolladores de Skype han puesto esfuerzos en mejorar el tema de la calidad de la llamada, reducción de ruidos de fondo, retornos (y supongo que reververaciones), así como cortes e interrupción de las llamadas.
No he tenido posibilidad de provar si efectivamente hay mejora… puesto que mis llamadas habituales ya funcionaban bien con la anterior versión. No obstante, es un hecho muy positivo que hayan puesto incapié en solucionar un problema importante: la pyme puede ser más o menos abierta para probar cosas nuevas de las TIC, pero también es un tipo de estructura empresarial que no se anda con rodeos (elevada carga de trabajo, poco tiempo disponible, muchas funciones para la misma persona…) y si algo no funciona a la primera, no hay una segunda oportunidad. A otra cosa.
Para usuarios Mac, la versión actual es la 2.7. En la web oficial de Skype no publicitan ninguna mejora.
Publicado en: Aplicaciones Web, Casos de exito uso de IT, Comunicaciones, Software
Posteado March 6, 2008 a 4:37 am por Juan B.
Comentábamos no hace mucho en PymeCrunch de los peligros del phising, y del cuidado que hay que tener cuando recibimos correos ‘parecidos’ a los reales de nuestras compañías de teléfono, o del banco, o de Paypal, ya que buscan hacerse con nuestras claves para posteriormente utilizar dicha información de manera delictiva.
Pues bien, como siempre, los ‘malos’ siguen ideando formas de alcanzar sus ilegítimos objetivos, siendo uno de dichos nuevos métodos el VISHING. ¿Y qué es el vishing? Pues es la utilización de la VoIP para lograr obtener la información necesaria (como siempre nuestro usuario y clave de acceso) para suplantar a esas mismas compañías de teléfono o bancos..
En este caso, los malos hacen uso de las posibilidades de la VoIP (ya sea con cuentas Skype o de otros operadores de VoIP) para vencer la resistencia de los usuarios. Poco a poco, gracias a los esfuerzos mediáticos y de la comunidad de Internet, existe una concienciación en los que usamos Internet de no hacer caso de los correos que nos indican que hay que renovar nuestra clave del banco, o que hay algún problema y tenemos que entrar pulsando un enlace que es falso, y que nos llevaría a alguna pérdida, normalmente material.
Ahora, nos encontraremos un correo que nos indica que llamemos a un número de teléfono determinado, por ejemplo haciendose pasar por un número del banco, donde nos solicitaran esa misma información (usuario y clave). También existe la variante de recibir un SMS a nuestro móvil, indicando un número de teléfono al que tenemos que llamar para solucionar un problema con nuestro banco. O más sotisficado aún, recibiremos una llamada a nuestro teléfono con el típico contestador y con alguna excusa, nos solicitará nuestros datos de entrada.
Lo complicado en este caso, es que los bancos y compañías de teléfono, gas, etc, realmente utilizan contestadores que llaman para promociones, o envían correos instándote a llamar para algún tema (en un intento precisamente de evitar el pishing).
En todo caso, las recomendaciones son las habituales para este tipo de cosas:
- Desconfía en todo caso si en el correo te piden alguna información, o si el mensaje no es claro.
- Colgemos y llamemos nosotros. Utilizar siempre números de teléfono de nuestra confianza, los habituales en nuestra relación con la compañía. Si el banco dispone de un teléfono de atención, llamemos nosotros siempre a ese número y confirmemos la llamada recibida. En la web del banco o de la compañía (por supuesto, la web que conocemos, no la que ponga el correo) suele aparecer un número de teléfono de atención al cliente.
Es un fenómeno de reciente aparición (algo más extendido a estas alturas en los EE.UU.). Sólo hay que acceder a la Wikipedia para ver que la extensión del artículo es sensiblemente menor que el que habla del pishing, … de momento. Desgraciadamente, no tardará en ser más frecuente en otros países como España. Así que como siempre, mucha precaución.
Fuente: Wikipedia, Entrepreneur.com, FBI
Publicado en: General
Posteado January 27, 2008 a 11:12 pm por Jordi Perez
Efectivamente, mediante un sistema de mensajería instantánea se pueden mejorar las comunicaciones de los empleados de una organización.
- Mensajes cortos como “ha llamado el Sr. Ruiz, ruega le llame al móvil”
- Convocatorias de reunión, como “Mañana a las 9:00h, he convocado una cita con contabilidad para hablar de los temas que tenemos pendientes”,
- Recordatorios de citas, como “recuerde que mañana debe ir a la gestoría”
- O un simple “¿tomamos un café y hablamos de ese proyecto?”
Los programas de mensajería instantánea, como Skype, Gtalk, Messenger, pueden mejorar la manera como trabajamos, y pueden substituir determinados envíos de mensajes por e-mail que no hacen más que llenar los buzones y camuflarse entre multitud de mensajes con más contenido.
Mediante la mensajería instantánea, Chat, a partir de ahora, podemos hacer llegar a su destinatario todos aquellos mensajes inmediatos, cortos, que precisan una respuesta rápida, o que merecen aprobación para seguir trabajando. Podemos mantener conversaciones más o menos complejas, comentar tareas o cosas a hacer, substituyendo un e-mail o una llamada.
Algunas ventajas por las que toda empresa debería plantearse implantar un Chat interno o sistema de mensajería instantánea entre sus empleados:
- Es un modo de evitar algunas llamadas internas, por lo que el teléfono queda destinado a conversaciones más importantes y a las llamadas entrantes desde el exterior. Ejemplo: “-Emisor: Cuando puedas ven a mi despacho y te enseño las estadísticas de ventas.– Receptor: OK. Ahora subo—”
- Normalmente los programas de mensajería instantánea tienen sistemas de lectura emergentes para cuando te llega un mensaje, por lo que muchas veces no hace falta ni responder… ya te das por informado. Ejemplo: “Emisor: — Ya tengo los catálogos cargados en el coche. En 5 minutos nos vamos, así que te espero en el parking–”
- Permite tener respuesta rápida entre emisor y receptor, y un mínimo conversación si es necesario, por lo que el objetivo de contactar con alguien se cumple. En este sentido, es más eficiente que el e-mail.
- Te permite dejar marcado un status (disponible, fuera de la oficina, o No molesten, por ejemplo) con lo que puede evitar que te molesten mediante una llamada entrante si has marcado que estás ocupado.
- Sirven también para cuando estás fuera de la oficina, con lo que también pueden evitar llamadas desde el exterior. Ejemplo: Emisor: “- Hola Ruiz. Acabo de llegar al hotel. Me pasas el informe de últimas compras del cliente XX, que en una hora lo tengo que visitar…”
- Algunos de estos sistemas (Skype, por ejemplo) te permiten enviar en la misma conversación de chat archivos (documentos de texto, hojas de cálculo, PDF, fotografías…) por lo que es un buen sistema para recibir inmediatamente documentos en la misma conversación, sin dejar de chatear con el emisor, pudiendo comentar mediante el mismo chat los detalles del archivo adjunto. De otro modo te llegarían por e-mail.
- Muchos de estos sistemas permiten hacer chats entre más de 2 personas, por lo que se pueden generar entornos de trabajo a distancia sustituyendo reuniones.
Se podrían citar muchos más ejemplos de bondades de estos sistemas. No obstante, es muy importante marcar unas normas de uso dentro de la organización, para que siempre que hagamos un buen uso de ellas. Es fácil caer en conversaciones banales, no procedentes o fuera de lugar… y más cuando son sistemas que te pueden permitir chatear con personas de fuera de la organización (amigos, familiares, tu pareja…)
De todos modos, a veces es mejor permitir a tus empleados que puedan mandar un mensaje de chat a su pareja que pagar una llamada saliente para decir “Hola! recuerda que te espero a las 19:00h en el gimnasio!”
Publicado en: Aplicaciones Web, Comunicaciones, Productividad, Tendencias
