Enviar archivos grandes por e-mail puede ser un problema, puesto que podemos encontrarnos con que el sistema de correo del destinatario no los acepte, o incluso puede que le resulte incómodo puesto que en muchas empresas el tamaño del buzón de cada usuario está limitado a una cierta cantidad de Megas/buzón.

No hay un criterio unificado, pero, como término general,  un archivo de más de 3 Mb ya se puede considerar “grande”. Una fotografía en formato JPEG de una cámara de 6 Megapíxeles supera fácilmente los 2,5 Mb, y un Powerpoint es muy fácil que llegue a pesar demasiado cuando se adjunta una imagen por transparencia.

A continuación reseño algunos procedimientos o trucos que nos pueden solucionar el envío de archivos grandes.

1-  Comprimir el archivo.

Es básico para intentar optimizar el peso en Mb de lo que queremos enviar. Programas de compresión como WinZip o WinRar son habituales en muchos ordenadores, pero parece que a veces muchos usuarios olvidan de que disponen de él. Simplemente haciendo clic con el botón derecho y seleccionar “Añadir archivo” podemos generar un archivo .ZIP o .RAR, para enviar por e-mail. No obstante, muchas veces no es suficiente para rebajar el peso del archivo (un Jpeg, un PDF, etc son archivos ya de por sí optimizados, y por tanto, poco podremos comprimir.

2- Usar sistemas de correo online que permitan grandes adjuntos.

Clientes web de correo como Gmail permiten adjuntos de hasta 20 mb. Otros correos web como Yahoo también permiten adjuntar archivos enormes. Lo bueno de estos sistemas es la fiabilidad en el envío, y si nuestro destinatario es otro cliente de correo web similar, el tamaño de los buzones de nuestros destinatarios es suficientemente capaz de alojar este tipo de envíos.

3- Usar Skype para transferencia de archivos.

Skype, como plataforma de comunicación vía VoIP o chat es genial, pero también puede servir para hacer transferencia directa de usuario a usuario. Basta con arrastrar el archivo a la ventana de chat, y que el destinatario acepte la recepción. Es cómodo, rápido, segurom puesto que no hay intermediarios, el destinatario se guarda el archivo donde le plazca (mis documentos, mis imágenes, escritorio…). Personalmente he transferido archivos de 20, 30, 50 Mb sin ningún problema.

4- usar servicios online como MailBigFile.com

MailBigFile es un ejemplo de muchos que hay para alojar grandes archivos en un servidor remoto, para así facilitar a nuestro destinatario simplemente un link para que se lo descargue cuando él quiera.  Para usar este servicio web no hay que instalar nada en nuestro ordenador. La opción gratuita es muy sencilla de usar: basta con indicar la dirección del destinatario, “examinar” nuestro PC para adjuntar el archivo en cuestión,  y enviar.

Hay muchos otros sistemas, como el uso de FTP, o otros programas similares a MailBigFile, como Filemail (envío de archivos de hasta 2Gb),  Dropsend.com (de hasta 1Gb)…  Lo mejor es disponer de ellos en función de cada necesidad. Por ejemplo, en las comunicaciones internas dentro de la empresa, hay muchos casos que el sistema de transferencia de archivos de Skype puede llegar a sustituir los e-mails internos, reservando el e-mail para comunicaciones con el exterior.

Invito a los sectores a dejar sus experiencias o trucos en los comentarios de esta entrada.