Algo por lo que cualquier compañía debería estar siempre interesada es la gestión del conocimiento. El conocimiento de una empresa o entidad es la suma del conocimiento de las personas que la forman, pero si este no se recopila puede salir de la empresa con la salida de personas.
Por otro lado si bien el conocimiento de la empresa es como decimos la suma del de sus personas, si este se comparte, gestiona y utiliza por parte sus empleados (el recurso mas valioso que una empresa tiene) de forma inteligente y adecuada conseguimos un efecto multiplicador que da como resultado algo mas que el mero sumatorio.
Knowledge Plaza esta pensado precisamente para eso, es una herramienta para potenciar el conocimiento colaborativo y social en la empresa.
Consiste en un sofisticado sistema web de colaboración que nos permite resguardar información relevante, marcarla, etiquetarla, compartirla, reutilizarla, combinarla… Estamos hablando por tanto de una aplicación web de gestión del conocimiento en modelo SaaS.
Su funcionamiento esta basado en disponer de una plaza (sitio de la empresa) dentro de la cual podemos crear diferentes áreas de trabajo (Workspaces) en las que podemos crear categorías (facets) para organizar la información. Cada elemento individual es una pieza (tile) que ademas puede ser etiquetada (tags).
Destacar el concepto mosaico, que permite aglutinar toda la información, contactos, etc… sobre un mismo tema y sobre la que se puede trabajar de forma colaborativa con sus funcionalidades tipo wiki y además es exportable.
Para descubrir esta y el resto de funciones de Knowldege Plaza os invitamos a ver este vídeo introductorio.
Como hemos visto, dispone de un completo sistema de búsqueda interno y una característica muy llamativa que consiste en buscar en la web sin salir de la interfaz de Knowledge Plaza, en una gran cantidad de buscadores categorizados. Lo que da como resultado un sustancial ahorro de tiempo y resulta muy útil para agregar la información encontrada al sistema.
Dispone además de una completa gestión de personas y permisos para organizar el sitio de la empresa en base a departamentos o grupos de trabajo dando acceso a la información a quien debe verla.
Estamos por tanto ante un excelente producto para trabajar en equipo y gestionar la información y el conocimiento de la empresa que se puede adaptar tanto a grandes compañías como a pymes. Lo bueno de ser aplicación web de tipo software como servicio es que pagamos por lo que necesitamos adaptando el precio al tamaño de nuestra empresa.
Para nadie es un secreto que capitanear un equipo y llevar adelante una responsabilidad significa ponerse la camiseta del proyecto, sudarla, desgastarla y morirse en la raya hasta donde se pueda (algunos incluso hasta pidiendo, está por demás el enlace).
Pero, ¿Qué sucede cuando eres el responsable PERO NO el máximo responsable? Si bien la mayoría de las empresas que trabajan bajo este modo -en el cual cada proyecto cuenta con su CEO- suelen transminar un mismo empuje e intenciones, a algunas les llegará el momento en el que los interes “corporativos” se antepongan a los del colectivo trabajador. Y desafortunadamente esto ha pasado en Tikkia, una reciente pero animosa comunidad y red de contactos profesionales latinoamericana, que desde México y a manos de Cesar Salazar se estaba abriendo paso. Hablo en pasado porque al menos ya no le corresponderá a éste y el resto de su equipo, que han renunciado al proyecto.
Mencionarlo no es tanto por ”balconear” el asunto si no en cuanto las prácticas enseñanzas que Cesar comparte de su dirección, conjugadas, desde luego, con lo mucho ”que no pudo ser”:
Un startup sólo es un startup si es un startup: “Tikkia es un servicio que nació dentro de la estructura de una empresa ya establecida. A pesar de que las personas que estábamos detrás de Tikkia éramos emprendedores por naturaleza y por profesión, Tikkia nunca fue un startup… Si vas a emprender algo, asegúrate de que corres todos los riesgos pero también de que puedes tomar todas las decisiones necesarias”.
Toda organización da y quita energía: “Los ex-miembros del equipo de Tikkia/CIMA Labs somos personas que siempre buscamos aprender cosas nuevas. La experimentación está en nuestros genes… Sin embargo, el resto de la organización no era así. Decenas de veces nos vimos en la situación de invertir más tiempo y esfuerzo en explicar cómo y para qué funcionaba la herramienta que el tiempo que nos ahorramos utilizándola”.
Las políticas matan la creatividad: “Si vas a poner una política en tu startup, asegúrate de entender sus implicaciones y de que esta es absolutamente necesaria. Por el contrario, te invito a escribir directivas. Éstas son formas aceptadas por la comunidad para evaluar una decisión”.
Si no entiendes lo que hace tu gente, no decidas sobre sus acciones: “…cuando trabajamos dentro de una estructura empresarial tradicional, estamos acostumbrados a recibir órdenes de personas que no saben hacer nuestro trabajo. No sólo eso, sino que no hay explicaciones ni derecho a replica. Esto mata la productividad de un empleado y puede matar a un proyecto completo”.
Comparte y comparte formalmente: “Si invitas a otras personas a colaborar en tu emprendimiento y les prometes que el riesgo y la utilidad serán compartidas, ponlo en papel en ese momento. Cada segundo en el que el equipo ya está trabajando, es más difícil formalizar una sociedad”.
Cinco pequeñas pero provechosas lecciones de vida y que sin duda le abrirán muchas oportunidades a consolidar para lo que venga en la vida de Cesar y equipo. No dudo que escarbando encontremos otras tantas parecidas, ¡pero vaya! que si el mundo no tuviera estos “detalles” que le contariamos a los nietos. Si te interesa saber más sobre Tikkia, en voz del mismo Cesar Salazar, te recomiendo este capítulo en podcast de los Monólogos de la Cantina del pasado marzo donde precisamente le entrevistan.
El e-learning es importante para todo profesional, trabajador, o empresa, puesto que en el mundo actual quien no esté reciclado y familiarizado con las novedades teóricas de su especialidad se puede quedar fuera del mercado laboral. Son muchos los profesionales que deberán hacer algún tipo de reciclaje durante su vida laboral.
Quisiera transmitir mi experiencia personal, dado que estoy cursando un segundo ciclo sobre Publicidad y Relaciones Públicas en la Universitat Oberta de Catalunya, la UOC. Este post no es más que otro ejemplo de las bondades y ventajas en el uso de herramientas ofimáticas online. Con ello, desde Pymecrunch, nos hacemos eco de que, pese a ser una universidad online virtual, he podido constatar que 2 de los 3 profesores que he tenido no saben qué es GoogleDocs, pese a que agiliza muchísimo el proceso de hacer los trabajos encomendados en equipos de trabajo.
Mi compañero Oliver y yo estamos realizando las Pruebas de Evaluación Continua (PAC’s, trabajos que te permiten no tener que hacer exàmenes) mediante GoogleDocs. Oliver no conocía estas suites… y la verdad es que creo que a partir de ahora las va a usar más de una y dos veces…
Esta es la sistemática que seguimos:
Un DOC para el planteamiento del trabajo, con preguntas, respuestas, resaltados… un documento de trabajo.
Otro DOC más definitivo, tanto en contenido como en forma, sin resaltados, ni cambios de colores en la fuente, que es la versión definitiva. En este vamos colocando lo que ya tenemos hecho y que está OK.
Google-Powerpoints para las presentaciones. También realizadas de forma colaborativa, por supuesto.
Spreadsheets para los cálculos que haríamos en un Excel.
Chat, tipo Gtalk o similar.
Evidentemente no se trata más que de aprovechar las potencialidades de GoogleDocs para:
Trabajar sin tener que vernos físicamente. Ello es un ahorro en tiempo y gasolina.
Un sólo documento, sin versiones, y sin errores de versión.
Trabajando simultáneamente sobre el mismo Word, Powerpoint… usando Chat, nos ha ahorrado TODAS las llamadas por teléfono. Ello es un ahorro en teléfono.
Tanto él como yo nos bajamos el archivo Word, Excel o Powerpoint cuando está acabado, y tanto él como yo lo podemos presentar a nuestro profesor-consultor.
adjunto un par de pantalladas para que veáis que con estas herramientas todo lo que haces en un Office habitual lo puedes hacer también de forma colaborativa, online, y en Grupo de Trabajo… que de esto se trata.
Vista del Word de Google
vista del Powerpoint de Google.
Adjunto también un video fenomenal que comentó Víctor recientemente aquí en Pymecrunch.
En Pymecrunch hemos comentado varias veces las bondades de usar herramientas OnLine para el desarrollo de proyectos o tareas en grupo de trabajo. No hace falta que tu compañero esté a 300 Km de distancia para que sea interesante usar un documento de texto OnLine de GoogleDocs o de Zoho, o un cuadro de tareas y presupuesto hecho en Spreadsheets (el excel de Google).
Una opción más (de las muchas que nos brinda una cuenta de Google) es GoogleGroups, los Grupos de Google. Si alguno de vosotros ha tenido una duda sobre algún servicio de google, seguramente habrá entrado en un Grupo de este tipo para resolverla. Si os he de ser sincero, yo acabo de descubrir las potencialidades de esta herramienta para la gestión de proyectos entre varias personas, y he quedado encantado con su uso.
Los Grupos de Google son una aplicación social. Es decir, colaborativa, que permite la comunicación entre los miembros a cada grupo. Tu mismo puedes navegar por cualquiera de los 10.000 grupos creados a día de hoy (sólo en español), y comprobar su idiosincracia.
Pues bien. El objeto de este post es comentar algunas de las importantes ventajas de este sistema para la gestión de proyectos entre varias personas.
La pantalla principal de GoogleGroups es la unión entre un buzón de e-mail, una web monográfica de este proyecto con varias sub-páginas, un medidor de actividad del desarrollo de las tareas, una herramienta para comunicarte con los miembros del grupo de trabajo, y un sitio donde almacenar archivos del grupo de trabajo.
Toda la información agrupada en un solo espacio. Ello facilita mucho la labor de desarrollo y comunicación.
Puedes ir añadiendo tantas páginas como desees. Cada nueva página es como un archivo de texto de GoogleDocs, con todas sus potencialidades de trabajo en equipo.
Para enviar un e-mail al grupo basta con escribir a un grupo de e-mails (NombreGrupo@googlegroups.com). Todos los e-mails enviados al grupo aparecen en el histórico de e-mails de la pantalla principal. Incluso puedes apuntarte al feed de los mensajes y variaciones en la configuración grupo.
Puedes invitar a tantas personas como desees al grupo.
Si eres el creador del grupo (propietario) puedes configurar los permisos generales de los miembros a la hora de editar los contenidos del grupo.
Un potente buscador. Cómo no… veniendo de Google.
Estas funcionalidades hacen que sea de enorme aplicación en entornos de trabajo colaborativos, para, sobretodo, disfrutar de sus 4 beneficios principales:
Agrupación de la información, lo que facilita la gestión.
Mucho más completo que un único GoogleDoc.
Flexibilidad. La configuración del Grupo es totalmente flexible, adaptada a lo que necesites. Está bastante estudiado.
Colaboracionismo, fomentando el espíritu de equipo.
Dejando claro quien trabaja y quien no. Las estadísticas de uso y de participación pueden ser buenos índices para saber quien trabaja en ese grupo y quien no.
Animo a los lectores a dejar en los comentarios sus experiencias con GoogleGroups.
