8 claves para hacer presentaciones más útiles y atractivas
Posteado March 3, 2008 a 9:38 am Feed Articulos
Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial más comunes y, a la vez, más controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…
De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguen estando ahí, y constituyen un buen apoyo para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales, los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.
Vamos al grano con 8 claves que te ayudarán a hacer presentaciones más útiles y atractivas:
1. Soporte: Elige la mejor alternativa.
Elige la aplicación que mejor se ajusta a tus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).
Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear tu presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y Google Presentations son las más conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean.
Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo más importante en una presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.
Pruébalas y elige la aplicación con la que te sientas más cómodo.
2. 3xE: energía, entusiasmo y empatía.
Para hablar en público, 3xe es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos escuchan, nuestra presentación se vendrá abajo.
Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas básicas:
- ¿cuál es la motivación de la audiencia?
- ¿cuánto saben del tema tratado?
- ¿cuáles son sus expectativas?
- ¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?
Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:
- público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.
- público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de éxito, posibles beneficios.
- público negativo: no podemos “verder la moto” desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.
3. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.
Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:
Regla 10/20/30
- 10 diapositivas
- 20 puntos en la fuente como mínimo
- 30 minutos de duración como máximo
Regla del 7×7
- No más de 7 líneas de texto por diapositiva
- No más de 7 palabras en cada línea
Regla del 3
No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo más común- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.
¿Por qué estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la fuente -y, por lo tanto, reducir el contenido- no sólo reconfortará a los miopes del auditorio, sino que nos ayudará a realizar un ejercicio de síntesis. Nos quedaremos con lo más importante, le daremos más relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían más que despistar a nuestro público.
Rompe las reglas con inteligencia. La reglas nunca deben convertirse en límites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos débiles de nuestra presentación y enfatizar los fuertes.
4. No te limites a leer en voz alta. Ofrece algo más.
En la mayor parte de los casos, tu presentación servirá de apoyo y refuerzo a lo que dices, pero recuerda que no es capaz de sustituir tus conocimientos, tampoco tus palabras, tus gestos, tu lenguaje corporal… El público espera que aportes algo más porque, en caso contrario, ¿para qué estás allí?
Así que no te limites a leer en voz alta con la vista puesta en la pantalla. Resulta fundamental que conozcas el tema a fondo y lo tengas bien memorizado. Las diapositivas son sólo una guía para encauzar tu exposición, y un medio para reforzar tu mensaje con ideas claras e impactantes, gráficos significativos, etc.
Si la audiencia se da cuenta de que estás leyendo el texto, dejará de hacerte caso. Para leerlo se bastan ellos sólos y, además, son capaces de hacerlo con más rapidez que tú, que debes emplear más tiempo para pronunciar en voz alta. Así que, ya sabes: estudia bien la presentación antes de exponerla en público. Seguro que tú mismo sabes distinguir cuándo alguien ha elaborado su presentación y cuándo la ha tomado prestada…
5. Sin alardes.
Mucho cuidado con los diseños excesivamente llamativos, los clipart y las transiciones con sonidos y movimientos. Recuerda que el objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado al usuario, y que no conviene marearle con luces de colores. El texto debe resultar perfectamente legible sobre el fondo. Atractivo, sí; recargado, no.
6. Comienzo y final memorables.
Lo ideal es mantener la intensidad durante toda6 la presentación, pero como no siempre es posible, hay que intentar que al menos el principio y el final sean mensajes de impacto, que luego el usuario pueda recordar. Algunos adjetivos que definen bien el mensaje que buscamos: impactante, corto, original, sintético, positivo.
Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca termines una presentación en el turno de preguntas. Busca un final adecuado. Algunas ideas:
- un buen resumen
- un elogio sincero a los asistentes
- una anécdota inteligente relacionada con el mensaje principal
- plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa
- una visión positiva para el futuro
- una dosis de humor inteligente (si no va a ser inteligente, es mejor que lo dejes) ,…
7. Algunas cosas que no conviene hacer.
Enfadarse con la audiencia, entrar al trapo con preguntas hostiles, disculparse o menospreciar tu propia presentación, hablar a la pantalla, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas, dar por obvio algo importante, mostrar hastío al explicar cosas sencillas, terminar la presentación en el turno de preguntas.
8. Algunos trucos útiles que te servirán para salir de apuros.
- Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentación puedes pedir a la audiencia que reserve sus preguntas para el final.
- Las preguntas planteadas por uno de los asistentes debe servir para todos, así que a veces conviene repetirla en voz alta antes de contestarla, para que todos puedan oírla. Y después, responde a toda la audiencia, y no sólo a quién a formulado la pregunta.
- Cuando una persona o un grupo monopoliza todas las preguntas, evita seguir mirándoles una vez que han acabado, porque puede entenderse como una invitación a que prosigan. En esos casos, puede resultar útil dirigir la mirada hacia otro grupo de personas.
- Si te preguntan algo que desconoces, lo mejor que puedes hacer es responder: “La verdad es que en este momento no lo sé, pero voy a enterarme y te lo comunicaré en cuanto lo sepa”.
Buena suerte en tu próxima presentación.
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