Posteado February 23, 2009 a 4:49 pm por alberto
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No sé cómo me las arreglo, pero siempre he tenido que gestionar cantidades inmensas de correo electrónico. Creo que he probado el 90% de todos los trucos y técnicas habidos y por haber para hacerlo de modo más eficiente, incluyendo algunos desastrosos (como tener mil carpetitas para almacenarlo, por ejemplo).
Ahí van algunas de las técnicas que sí me funcionan:
1 email = 1 tema
Es tentador escribir un correo muy bien detallado y estructurado, con una lista de temas que expones y que requieren respuesta. Parece que te “quitas todo de golpe”, y ¡en un solo correo!
El único caso en el que puedes hacer esto con ciertas garantías es cuando lo envías a una única persona.
Si hay varios receptores, lo más probable es que cada uno responda a un tema distinto de la lista, por lo que al final del día tendrás una bonita cadena de respuestas distintas, todas ellas con el mismo “Re: ” en el asunto del mensaje. Es decir, que cuando quieras recuperar quién dijo qué sobre algo, tendrás que repasar toda la cadena.
Además, es muy fácil, por aquello de la ley del mínimo esfuerzo, que alguien responda al tema A de tu correo original y comente sobre la respuesta de un tercero al tema B, o bien que responda a dicho tercero sobre B, y al mismo tiempo aporte su punto de vista sobre A.
Es un lío, ¿verdad? Pues eso es lo que hay que evitar.
Es preferible enviar cuatro correos, cortos y certeros.
Escribe un asunto descriptivo del contenido del correo
Si utilizas un asunto vago e impreciso, lo primero que pasará por la cabeza de quienes lo reciban será un desganado “A ver de qué va esto”. Mal empezamos…
Lo segundo que pasará es que, como ya sabemos, los correos tienen una vida más larga de lo que nos gustaría y sí, conviene guardarlos mucho tiempo. Eso quiere decir que correos con un asunto como “Tema del viernes”, “Lo del pedido”, etc, nos van a sonar a chino cuando al cabo de dos semanas queramos recuperar el plan original de la reunión de trimestral de contabilidad (el “tema del viernes”), o las indicaciones para realizar pedidos al nuevo proveedor (”lo del pedido”).
Lo tercero es que a la persona que está al otro lado del correo, le va a pasar exactamente lo mismo, con lo cual es fácil que te encuentres con un “No lo encuentro, ¿me lo envías de nuevo, por favor?” Con lo que la pelota está de nuevo en tu tejado…
Responder en contexto
Este es de lo más útil, si se hace bien.
Cuando recibes un correo en el que se abordan varios temas (quizá incluso lo has enviado tú), tener que responderlo al estilo de “y a lo que me comentas del tema del viernes, tengo que responderte que…”, es desastroso.
¿Escribir de nuevo lo que ya ha escrito el otro? ¿Para que sepa a qué me estoy refiriendo? ¿Y además responder? Con la de cosas que hay que hacer…
Un ejemplo de cómo te puede ir mejor:
Recibes:
“Hola,
Tienes que enviarme los informes de contabilidad antes del viernes, que luego van a venir los de Gestenfeiser a comer y Paco lo quiere tener visto porque cerramos el trimestre.
No sé si te han comentado que es el cumpleaños de Rebollo, estamos poniendo cinco euros cada uno ¿te apuntas?
Un saludo,
XXX”
Respondes:
“Hola XXX,
Te respondo en [contexto]
Tienes que enviarme los informes de contabilidad antes del viernes [Mañana miércoles te los envío], que luego van a venir los de Gestenfeiser a comer [Qué pesaditos] y Paco lo quiere tener visto porque cerramos el trimestre [Noooo, el trimestre se cierra la semana que viene... Avisa a Paco]
No sé si te han comentado que es el cumpleaños de Rebollo, estamos poniendo cinco euros cada uno ¿te apuntas? [Qué me dices, con lo salao que es. Me apunto]
Un saludo,
YYY”
Para que este truco salga bien, tienes que asegurarte de:
-En primer lugar, decirle a la persona a la que respondes que lo estás haciendo en contexto, y cómo se distingue visualmente esa respuesta. De lo contrario, si escanea rápidamente el correo, puede pensar que le has respondido… nada.
-Esas respuestas en contexto se distinguen visualmente tanto si la persona que lo va a recibir tiene habilitado el html en su correo (con lo que vería los colorines), como si los ve en texto plano, para lo cual usas los [corchetes].
Bonus: el correo entero en la línea de asunto
No me resisto a incluir un último truco, un poco más heavy, que particularmente me encanta:
Asunto: “Hola, envíame el informe de contabilidad, por favor. Un saludo [FIN]”
Asunto: “¿Qué día vienen los de Gestenfeiser a comer? Saludos, [FIN]”
Asunto: “Es el cumple de Rebollo. Ponemos 5 euros ¿te apuntas? [FIN]”
La partícula final [FIN] en el asunto sólo causa extrañeza la primera vez, todo el mundo lo coge al vuelo cuando abre el correo y ve que el correo entero está en el asunto.
Obviamente, sólo funciona para correos muy breves, pero el rendimiento que da suele ser bárbaro: todos agradecemos cuando alguien nos pone las cosas fáciles, así que la respuesta que obtenemos suele ser rápida, corta y precisa.
Que es justo lo que queríamos…
Publicado en: Comunicaciones, Productividad, Trucos
Posteado February 9, 2009 a 3:06 pm por Nacho Morató
Por suerte, creo… he tenido en mis tiempos de becario que realizar algún informe mostrando buenos resultados, donde no los había; o por lo menos mostrar que no eran tan malos.
Ya sabéis lo que dicen:
- Hay tres clases de mentiras: la mentira, la maldita mentira y las estadísticas. (Mark Twain)
- Sólo me fío de las estadísticas que he manipulado.(Winston Churchill)
- La estadística es una ciencia que demuestra que si mi vecino tiene dos coches y yo ninguno, los dos tenemos uno. (George Bernard Shaw)
Por eso me gustaría dejar algunos trucos que se utilizan en la elaboración de gráficas, no para que “engañéis” a nadie, sino para que no os engañen.
Podríamos decir que hay dos tipos de modificaciones, las analíticas y las visuales.
Las analíticas son peligrosas, pues en caso de ser detectadas es muy dificil poder explicarlas sin que piensen que eres un tramposo que trata de tomarles el pelo..
- Omisión de datos en concreto porque desvían las estadísticas.
- Utilizar medias móviles y alisados para mostrar los datos.
Las modificaciones visuales o como mostrar los datos de forma propicia sin mentir en ningún momento, se ajustan más a lo que solemos encontrar en muchos sitios.
- Mostrar los datos en porcentaje. Esta técnica es muy utilizada, aunque no es tan agresiva como las anteriores, es realmente eficaz. Te pueden decir que han tenido un crecimiento de pedidos x %, o que se han duplicado sin ser falso. Parece un resultado extraordinario, pero puede ser que hayamos pasado de tener 1 pedido a 2, lo que seguramente es ridiculo frente a los miles de pedidos que tiene la competencia
- Gráficas sin cuantificar, es decir, que no podemos ver los datos.
- No empezar el corte de los ejes en cero.
- No poner las unidades de los ejes.
- Mostrar estadísticas en lugar de mensualmente, trimestralmente o conotro periodo de tiempo que anule los defectos que no queremos mostrar.
Dejo los datos reales de una de mis webs para que veáis como cambia la impresión de crecimiento.
Y su correspondiente Gráfica - Páginas Vistas al mes
Únicamente estrechando o ensanchano la web que crea excel por defecto, jugamos con el efecto visual y podemos encontrar una gráfica que se ajuste a lo que queremos mostrar en un primer vistazo.
Esta gráfica es la misma que la anterior, estrechando el área. Nos da sensación de un mayor crecimiento. Pero recordad fijaros siempre en los ejes de coordenadas y analizar los datos
Si nos ponemos a jugar con los ejes, sobre todo el de ordenada, obtenermos resultados espectaculares. Mirad lo que se consigue, diciendo que se empiece a mostrar en lugar desde cero desde una cantidad predeterminada.
Impresionante ¿no?
Y ahora le damos un poco de color, con degradados y ya está.
Es interesante mostrar que la primera y la última gráfica están representando los mismos datos. Datos reales, en ningún momento se está falseando las cifras, pero nos llevamos el juego a nuestro terreno.
Usa estas técnicas con moderación, a mí personalmente no me gusta que me presenten datos con cualquiera de estas “argucias” me hace desconfiar.
Espero haberos puesto alerta y que tengáis cuidado cuando leáis unas simples y vulgares gráfica, pueden ser mucho más peligrosas de los que os imagináis.
Publicado en: General, Trucos
Posteado March 3, 2008 a 9:38 am por ansueta
Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial más comunes y, a la vez, más controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…
De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguen estando ahí, y constituyen un buen apoyo para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las introducciones comerciales, los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.
Vamos al grano con 8 claves que te ayudarán a hacer presentaciones más útiles y atractivas:
1. Soporte: Elige la mejor alternativa.
Elige la aplicación que mejor se ajusta a tus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).
Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que debes instalar en tu ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear tu presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y Google Presentations son las más conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean.
Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo más importante en una presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.
Pruébalas y elige la aplicación con la que te sientas más cómodo.
2. 3xE: energía, entusiasmo y empatía.
Para hablar en público, 3xe es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos escuchan, nuestra presentación se vendrá abajo.
Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas básicas:
- ¿cuál es la motivación de la audiencia?
- ¿cuánto saben del tema tratado?
- ¿cuáles son sus expectativas?
- ¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?
Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:
- público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.
- público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de éxito, posibles beneficios.
- público negativo: no podemos “verder la moto” desde el principio. Toca ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.
3. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.
Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:
Regla 10/20/30
- 10 diapositivas
- 20 puntos en la fuente como mínimo
- 30 minutos de duración como máximo
Regla del 7×7
- No más de 7 líneas de texto por diapositiva
- No más de 7 palabras en cada línea
Regla del 3
No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo más común- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.
¿Por qué estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la fuente -y, por lo tanto, reducir el contenido- no sólo reconfortará a los miopes del auditorio, sino que nos ayudará a realizar un ejercicio de síntesis. Nos quedaremos con lo más importante, le daremos más relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían más que despistar a nuestro público.
Rompe las reglas con inteligencia. La reglas nunca deben convertirse en límites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos débiles de nuestra presentación y enfatizar los fuertes.
4. No te limites a leer en voz alta. Ofrece algo más.
En la mayor parte de los casos, tu presentación servirá de apoyo y refuerzo a lo que dices, pero recuerda que no es capaz de sustituir tus conocimientos, tampoco tus palabras, tus gestos, tu lenguaje corporal… El público espera que aportes algo más porque, en caso contrario, ¿para qué estás allí?
Así que no te limites a leer en voz alta con la vista puesta en la pantalla. Resulta fundamental que conozcas el tema a fondo y lo tengas bien memorizado. Las diapositivas son sólo una guía para encauzar tu exposición, y un medio para reforzar tu mensaje con ideas claras e impactantes, gráficos significativos, etc.
Si la audiencia se da cuenta de que estás leyendo el texto, dejará de hacerte caso. Para leerlo se bastan ellos sólos y, además, son capaces de hacerlo con más rapidez que tú, que debes emplear más tiempo para pronunciar en voz alta. Así que, ya sabes: estudia bien la presentación antes de exponerla en público. Seguro que tú mismo sabes distinguir cuándo alguien ha elaborado su presentación y cuándo la ha tomado prestada…
5. Sin alardes.
Mucho cuidado con los diseños excesivamente llamativos, los clipart y las transiciones con sonidos y movimientos. Recuerda que el objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado al usuario, y que no conviene marearle con luces de colores. El texto debe resultar perfectamente legible sobre el fondo. Atractivo, sí; recargado, no.
6. Comienzo y final memorables.
Lo ideal es mantener la intensidad durante toda6 la presentación, pero como no siempre es posible, hay que intentar que al menos el principio y el final sean mensajes de impacto, que luego el usuario pueda recordar. Algunos adjetivos que definen bien el mensaje que buscamos: impactante, corto, original, sintético, positivo.
Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca termines una presentación en el turno de preguntas. Busca un final adecuado. Algunas ideas:
- un buen resumen
- un elogio sincero a los asistentes
- una anécdota inteligente relacionada con el mensaje principal
- plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa
- una visión positiva para el futuro
- una dosis de humor inteligente (si no va a ser inteligente, es mejor que lo dejes) ,…
7. Algunas cosas que no conviene hacer.
Enfadarse con la audiencia, entrar al trapo con preguntas hostiles, disculparse o menospreciar tu propia presentación, hablar a la pantalla, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas, dar por obvio algo importante, mostrar hastío al explicar cosas sencillas, terminar la presentación en el turno de preguntas.
8. Algunos trucos útiles que te servirán para salir de apuros.
- Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentación puedes pedir a la audiencia que reserve sus preguntas para el final.
- Las preguntas planteadas por uno de los asistentes debe servir para todos, así que a veces conviene repetirla en voz alta antes de contestarla, para que todos puedan oírla. Y después, responde a toda la audiencia, y no sólo a quién a formulado la pregunta.
- Cuando una persona o un grupo monopoliza todas las preguntas, evita seguir mirándoles una vez que han acabado, porque puede entenderse como una invitación a que prosigan. En esos casos, puede resultar útil dirigir la mirada hacia otro grupo de personas.
- Si te preguntan algo que desconoces, lo mejor que puedes hacer es responder: “La verdad es que en este momento no lo sé, pero voy a enterarme y te lo comunicaré en cuanto lo sepa”.
Buena suerte en tu próxima presentación.
Publicado en: General, Productividad, Trucos
Posteado February 8, 2008 a 7:30 am por Jordi Perez
El SPAM, o correo basura, se ha convertido en uno de los principales problemas del sistema de comunicación por correo electrónico. Las cuentas de e-mail generalistas, corporativas de las empresas, del tipo “info@”, “empresa@”, “contacta@”, por lo generalistas y habituales que son, son las primeras que empiezan a recibir mails intrusivos no solicitados con carácter publicitario o viral.A nivel mundial, el 95% de los mensajes en tráfico por la red son SPAM (fuente). En Francia, en el 2006, el 96 % de los e-mails fueron SPAM, y España es uno de los principales productores de este tipo de correo basura.
Unas cuantas prácticas recomendadas para intentar minimizar la llegada de SPAM a tu correo electrónico:
- Ser cauteloso en la web corporativa de la empresa, y no colgar en las páginas de contacto e-mails personales del organigrama de la empresa. Colgar en la web de la empresa sólo un e-mail típico (en info@, o el contacta@) y no el de ninguna persona física.
- Si hay que poner tu e-mail en una página web o blog en el que escribas, en el que aparezca públicamente, escríbelo del siguiente modo para que no sea detectado como un e-mail: [ tunombre @ tuempresa . com ], es decir, con espacios entre medio.
- Por lo que respeta al uso, no respondas cadenas de e-mail… ni solidarias, ni de risa… almenos en tu cuenta profesional (por supuesto que en tu cuenta personal cada uno puede hacer lo que le plazca, claro está…) Y menos aún, nunca respondas a una cadena en la que se te pide que lo mandes a 10, 20 o 50 amigos + a una dirección específica… puesto que es una manera de verificar e-mails válidos para ser fruto de SPAMs futuros.
- Si reenvías un e-mail, con una larga historia detrás, borra los e-mails anteriores… que no aparezcan otros e-mails en el “rastro” de un e-mail.
- En el caso de abrir un mail que es SPAM, viligar con hacer clic en enlaces en su interior… puesto que ellos pueden servir también para evaluar direcciones de e-mail válidas para envíos futuros de SPAM
- Por supuesto, nunca abrir un archivo adjunto en un correo electrónico no solicitado. Es una recomendación de pura prudencia ante intrusiones de virus. Ante la duda, no abrir archivos adjuntos.
- No promover que tus conocidos te envíen e-mails divertidos o virales, que también es un tipo de SPAM! también es un gran ladrón de tiempo.
Hay muchas otras recomendaciones que son de praxis interesante (ver aquí). Invito a los lectores a poner sus experiencias en los comentarios de este post.
No obstante, cuando ya somos víctima de los spams, la solución pasa por los programas AntiSpam.
Un programa AntiSpam es un software que dispone de una base de datos de prácticas de SPAM, que envía mensajes al servidor de la extensión de los e-mails entrantes a tu correo para verificar que es de procedencia lícita, borra directamente los e-mails sospechosos de ser SPAM antes de que se descarguen, etc.
Hoy os hablaremos de 1 programa AntiSpam gratuito, que por su funcionalidad y características encuentro que se puede adaptar mucho a cualquier persona. Se trata de Spamihilator, un programa gratuito que es muy fácil de configurar en cualquier programa cliente de correo, como Outlook, Thunderbird, Opera, etc. Funciona bien, y dispone de opciones de marcar como SPAM para que el programa vaya aprendiendo a medida que los spammers (la gente que envía los spams) inventan nuevos trucos. [vía webnostra]
El marco legal es explícito, y prohibe terminantemente el correo electrónico no solicitado, por la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSICE), publicada en el BOE del 12 de julio de 2002. Aparte, a los poseedores de bases de datos de correos electrónicos se les podría aplicar la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) por tratarse de datos de carácter personal. No obstante, el SPAM es una lacra que crece y crece, y desprestigia el uso del correo como sistema “personal” de comunicación.
Como conclusion de esta entrada, comentar que hay muchos programas antispam. Unos de pago, otros gratuitos. Lo importante es encontrar un sistema que sea de tu agrado, que te sea cómodo, y que cumpla la funcionalidad que tu esperas de un programa que filtra tu correo. He vivido un caso ejemplo, de un compañero que con el programa AntiSpam que usaba perdía más tiempo en gestionar el buzón especial “SPAM” que había creado dicho programa que no el tiempo que venía gastando en eliminar directamente de su bandeja de entrada el SPAM que detectaba.
Publicado en: Comunicaciones, Productividad, Software, Trucos
